Organisationsentwicklung mit System
Online Handbuch - Nutzen Sie Ihr Intranet
Worum es geht
Dicke Papierordner gehören in den meisten Unternehmen zum Glück der Vergangenheit an. Es gibt viele Möglichkeiten ein Handbuch im Intranet bereitzustellen. Jede Möglichkeit hat ihre Vor- und Nachteile. Erfahren sie die Unterschiede beim Einsatz von File-Servern, HTML-Seiten, Content- und Dokumenten-Managementsystemen, Wikis, Foren, Blogs und von speziell programmierten Lösungen.
Ihr Nutzen
- Alle Dokumente befinden sich auf dem selben Stand.
- Es gibt eine zentrale Anlaufstelle für Informationen.
- Das Lesen im Online-Handbuch macht mehr Spaß als das Wälzen von Ordnern.
- Auf z.B. der Startseite können Sie Ihre Mitarbeiter mit Neuigkeiten informieren.
- Eine Integration von Anwendungen (z.B. Maßnahmenplan) ist möglich (PHP + MySQL).
- Die erforderliche Technologie befindet ist meistens schon vorhanden.
Mein Beitrag
Ich erstelle Ihnen Ihr Online-Handbuch und qualifiziere Ihre Mitarbeiter, damit diese Ihr Intranet pflegen und ausbauen können.
Zur Info: Übersicht verschiedener Technologien
| File Server mit Office und PDF Dateien |
HTML Intranet ggf. mit PHP ggf. mit MySQL |
CMS / DMS Content-/Dokumenten- Management System |
|
|---|---|---|---|
| Kosten | Mit Open Office kostenlos oder ca. 1.000,- € für Microsoft Office und Adobe Acrobat Writer. | Erstellung von HTML Dokumenten eignet sich besonders der Adobe Dreamweaver für etwa 650,- € + ca. 2 Tage Schulungskosten für den QMB . | Der Preis hängt vom Anbieter ab. Taugliche System gibt es ab ca. 10.000,- € am Markt. Bei Änderungen der Struktur entstehen zusätzlichen Kosten durch Programmieraufwand + Schulungskosten für Administratoren und Anwender. |
| Technologie | Fileserver (freigegebenes Verzeichnis im Firmennetz) mit Rechtestruktur. | Fileserver für HTML, besser Webserver mit PHP und MySQL. | Webserver mit geforderter Technologie (z.B. PHP und MySQL). |
| Pflegeaufwand | Vergleichbar mit der herkömmlichen Papierversion. Das Ausdrucken und die Verteilung von Dokumenten entfallen. | Vergleichbar mit der herkömmlichen Papierversion. Allerdings werden Verlinkungen automatisch aktualisiert. | Die Pflege der Dokumentation sollte das Herzstück des Programms sein (Zugriffsrechte, Upload, automatische Benachrichtigung, ...). |
| Struktur | Über Ordnerstruktur und Verlinkungen der Dokumente untereinander. | Frei wählbar und keine Grenzen gegeben. | Fest vom Programm(-ierer) vorgegeben. |
| Erforderliche Kenntnisse |
Die Erstellung der Dokumente erfolgt mit der Standardsoftware (z.B. Office). Grundkenntnisse Acrobat Writer sind hilfreich. | HTML Grundkenntnisse. Wer mit Office gut zurechtkommt, kann diese innerhalb ca. 2 Tagen erlernen. Für PHP und MySQL ist ein hoher Lernaufwand erforderlich. | Umgang mit der Software muss vom Anwender erlernt werden, sollte jedoch nicht zu schwierig sein. Aufwändiger sind in der Regel die Schulungen für Administratoren. |
| Erweiterbarkeit | Verlinkung von Dokumenten möglich. Auch Verweise auf andres artige Dateien funktionieren (Word, Excel, Access, Bilder, Videos, …). | Keine Grenzen. Dynamische Erweiterung durch PHP, MySQL, XML, ... möglich. Zudem lassen sich multimediale Elemente leicht integrieren (Videos, Musik, Graphik, PDF, ...). | Erweiterungen des Systems sind nur durch den Programmierer und weitere Kosten möglich. Erweiterungen von Drittanbietern sind mit Vorsicht zu genießen. |
| Druckbarkeit | Optimal | Kein WYSIWYG, mit Aufwand mit CSS optimierbar. Für verlinkte Office-Dateien optimal. | Hängt beim CMS vom Programmierer ab, beim DMS Optimal. |
| Größter Vorteil | In der Regel verfügen Unternehmen über die Voraussetzungen Netzwerk und Office). | Hohes Maß an Flexibilität und Erweiterbarkeit. CMS und DMS lassen sich später integrieren. | Alle Mitarbeiter können das Intranet mit gestalten. Automatisierte Freigabeverfahren sind oft vorhanden. |
| Größter Nachteil | Hohe Disziplin bei Pflege erforderlich. Geringe Akzeptanz beim Anwender. | Konfiguration der Clients (z.B. Standardprogramme für MIME Types) kann das Ergebnis beeinträchtigen. | Strukturelle Änderung nur mit Programmierer möglich. |
| Zielgruppe | Kleinunternehmen mit 1 - 10 Anwendern. | KMU mit 5 - 500 Anwendern. | Unternehmen mit mehr als 100 Anwendern. |
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