Deine Chance zur aktiven Beteiligung

Vom 31. Oktober bis zum 19. Dezember 2024 sammeln Stefan Wilke (www.isb-wilke.de)
und ich (Stephan Joseph: www.joseph-beratung.de) Unterschriften für eine uns wichtige
Petition zum Akkreditierungsstellengesetz: https://tinyurl.com/petition-akkreditierung

Warum es uns wichtig ist: Die Forderungen der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS)
zur Zertifizierung von Managementsystemen (z.B. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) führen
zunehmend zu einem erheblichen Mehraufwand , nicht nur für die Zertifizierungsstellen,
sondern auch für zertifizierte Unternehmen in der Vorbereitung auf Zertifizierungsaudits.

Insbesondere in Deutschland drohen hierdurch Wettbewerbsnachteile durch Zeitaufwand
und steigenden Kosten gegenüber ausländischen Anbietern.

Mit dieser Petition wollen wir erreichen, dass DAkkS akkreditierte Unternehmen keine
Zusätzliche bürokratische Hürden meistern müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Podcast-Episode mit Video

   Wir bitten um die Unterstützung dieser Petition und würden uns über eine Weiterleitung an
Kolleg:innen, Freunde und Bekannte freuen – jede Stimme zählt!

Petitionstext:

§ 3 des AkkStelleG soll um folgenden Punkt ergänzt werden: Die Deutsche Akkreditierungsstelle darf bei der Festlegung und Umsetzung von Anforderungen gegenüber Konformitätsbewertungsstellen keine Maßnahmen ergreifen, die direkte Auswirkungen auf deren zertifizierte Kunden haben. Insbesondere dürfen keine zusätzlichen Dokumentations- oder Nachweispflichten für die zertifizierten Kunden entstehen.

Jetzt die Petition unterschreiben: https://tinyurl.com/petition-akkreditierung (Kurz-Link)
https://epetitionen.bundestag.de/content/petitionen/_2024/_10/_31/Petition_174269.html (Ziel-Link)

Vielen Dank für Deine Unterstützung und gerne weitersagen …

Episode als Audio-Podcast

Vernetze Dich gerne mit Stefan und mir auf LinkedIn:
Stefan Wilke  Stephan Joseph

Website von Stefan Wilke: www.isb-wilke.de

Jetzt die Petition zeichnen

Jetzt die Petition unterschreiben: https://tinyurl.com/petition-akkreditierung (Kurz-Link)
https://epetitionen.bundestag.de/content/petitionen/_2024/_10/_31/Petition_174269.html (Ziel-Link)

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Joseph Beratung

Podcast-Episode Nr. 76 der QM-Impulse

André Münx ist Zertifizierungsauditor für ISO 9001 und AZAV. Als Trainer hat er 2023 die QM-School gegründet und bietet hybride Trainings für Beauftragte im Bereich Berufsbildung an. 

In diesem QM-Impuls gehen wir auf aktuelle Herausforderungen bei der Umsetzung gelebter QM-Systeme ein. Dabei stoßen wir immer wieder auf ein Thema: die DAkkS. Die DAkkS ist sicherlich nicht an allem schuld, jedoch verursachen manche Entscheidungen der DAkkS massive Probleme für zertifizierte Organisationen und Zertifizierungsauditor:innen.

Viel Spaß beim Hören:

Kontakt

Vernetze Dich gerne mit André und mir auf LinkedIn:

André Münx: https://tinyurl.com/LinkedIn-AndreMuenx 

Stephan Joseph: https://tinyurl.com/LinkedIn-Stephan

Website der QM-School: www.qm-school.de 

Bundesverband der Auditoren e.V.: www.bvd-auditoren.de 

Weiterführende Beiträge zur DAkkS

In der Newsletterausgabe „Der Dachs, der DAX und die DAkkS“ vom 01.08.2023 erläutere ich einige Hintergründe, die auch in dieser QM-Podcast-Episode zur Sprache kommen.

Dass dieses Thema nicht neu ist, kannst Du Dir in der QM-Podcast-Episode Nr. 23 „Wenn die DAkkS zweimal klingelt“, vom 06.12.2019 anhören.

Als Beispiel sprechen André und ich über die Anforderungen an die Managementbewertung. Hierzu findest Du neben mehreren QM-Podcast-Episoden den Newsletterartikel „Managementbewertungsbericht – Hauptsache in Farbe und bunt“ vom 01.03.2024 sowie mein Buch zum Thema, welches im Oktober 2023 erschienen ist (jetzt kaufen).

Wenn Du lernen möchtest, wie Du die Anforderungen der ISO 9001 angemessen und passend für Dein Unternehmen interpretierst, wirf einen Blick auf die „Ausbildung zum/zur QM-Beauftragten ISO 9001“ der Lev-Akademie.

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Joseph Beratung

Der Dachs ist ein freundlich wirkendes Tier, auch wenn es ein Raubtier aus der Familie der Marder ist.

Der DAX kann Freude machen, auch wenn die 40 größten deutschen Unternehmenswerte immer wieder mal im Wert fallen.

Die DAkkS erscheint aktuell weder freundlich noch bringt sie Freude. Als privatwirtschaftliche Organisation fungiert sie als neutrale Akkreditierungsstellen in Deutschland.

Stand die DAkkS bereits bezüglich überhöhter Akkreditierungsgebühren in der Kritik, fällt sie jetzt mit überzogenen Anforderungen bei der Akkreditierung von Zertifizierungsgesellschaften negativ auf.

Zertifizierungsgesellschaften mit Hauptsitz in Deutschland müssen von der DAkkS zugelassen werden. Hierbei gelten scheinbar deutlich schärfere und umfangreichere Vorgaben als für den Rest der Welt.

Noch sind die Folgewirkungen für Unternehmen, welche z.B. nach ISO 9001 zertifiziert sind, überschaubar. Zum Beispiel wird man nur von DAkkS akkreditierten Zertifizierungsgesellschaften aufgefordert, im Rahmen von Erst- und Rezertifizierungen gewisse Dokumente aus dem QM-System einzureichen.

Das ist der Grund, warum QM-Beauftrage vor Erst- oder Rezertifizierungsaudits sogenannte „Dokumentcontainer“ befüllen müssen.

Hierzu wird in den FAQs auf der Website des IAF (International Accreditation Forum) öffentlich bestätigt, dass „… keine Dokumente der auditierten Stelle in der KBS* aufbewahrt werden müssen, um die Anforderungen der ISO/IEC 17021-1, Abschnitt 9.4.5.1, zu erfüllen“.

*KBS = Konformitäts-Bestätigungs-Stelle (quasi die Zertifizierungsgesellschaft)

Das ist aber nur die sichtbare Spitze des Eisbergs. Zum Beispiel hat man sich international auf Scopes (Branchen) für Audits geeinigt und Zertifizierungsauditor:innen müssen angemessene Kenntnisse im Scope nachweisen. Auch hier meint die DAkkS, dass diese Aufteilung zu grob sei. In deren Vorstellung kann z.B. ein Allgemeinmediziner keine chirurgische Abteilung eines Krankenhauses auditieren.

Scheinbar hat die DAkkS eine seltsame Vorstellung von Managementsystemen und einer Systembewertung. Gute Zertifizierungsauditor:innen mit Erfahrungen aus Produktionsbetrieben können Krankenhäuser wahrscheinlich besser auditieren als schlechte Auditor:innen mit entsprechendem Doktortitel.

Bis zu einem gewissen Grad sind die Scopes sinnvoll, aber aktuell schießt die DAkkS über das Ziel hinaus. Zertifizierungsstellen stehen bereits jetzt personell vor der Herausforderung, angemessen qualifizierte Auditor:innen zu gewinnen. Mit der Verschärfung der Scopes wird es in manchen Bereichen nahezu unmöglich, passende Auditor:innen zu finden und für den Job zu begeistern.

Spricht man mit z.B. ehemaligen Zertifizierungsstellenleiter:innen, die inzwischen das Handtuch geworfen haben, erfährt man von weiteren DAkkS-Anforderungen, die jeglicher Grundlage entbehren. Insbesondere kleinere Zertifizierungsstellen werden die übertriebenen Anforderungen der DAkkS nicht mehr stemmen können.

Scheinbar ist es typisch Deutsch, dass wir Anforderungen und Regeln genauer nehmen als der Rest der Welt. Das hat sicherlich Vorteile hinsichtlich der Verlässlichkeit, kann jedoch schnell unangemessene Ausmaße annehmen und die Handlungsfähigkeit lähmen. Das kennen wir auch aus anderen Bereichen (Brückenbau, Schulsystem, Breitbandausbau, Digitalisierung …).

Warum sollten sich Unternehmen für diese Entwicklung interessieren?

• Für deutsche Zertifizierungsstellen und deren Kunden sind Wettbewerbsnachteile zu befürchten. Die zusätzlichen Anforderungen verursachen zusätzliche Kosten, welche an die Kunden (also an ISO 9001 zertifizierte Unternehmen) weitergegeben werden.
• Kleinere Zertifizierungsgesellschaften werden vom Markt verschwinden, was die Wettbewerbssituation negativ beeinflussen kann.
• Im Rahmen von ISO 9001-Audits werden Dokumente für die DAkkS abgefragt, die von der ISO 9001 nicht gefordert sind. Alles nur, um die Container zu befüllen (Blindleistung).
• Es ist zu befürchten, dass der Markt von nicht akkreditierten Zertifikaten überschwemmt und dadurch intransparenter wird. Das ist ein eigenes Thema für einen späteren QM-Impuls.

Es ist schon eigenartig. Die Formulierungen in der ISO 9001 werden von Revision zu Revision lockerer, sinnvoller und weniger dokumentationslastig. Die DAkkS scheint genau in die entgegengesetzte Richtung zu marschieren.

Weiß Robert Habeck eigentlich, was da in seinem Verantwortungsbereich passiert und welche Auswirkungen das hat.

Jedenfalls haben erste Zertifizierungsgesellschaften die Flucht vor der DAkkS ergriffen und verzichten auf die Akkreditierung in Deutschland. Mit einem neuen Hauptsitz im Ausland eröffnen sich Alternativen.

Früher habe ich immer betont, dass man die Zertifikatsgültigkeit für Unternehmen in Deutschland am DAkkS-Logo auf dem Zertifikat erkennt. Heute sage ich: Auf einem „echten“ ISO 9001-Zertifikat muss das Logo einer international anerkannten Akkreditierungsstelle zu finden sein. Über deren Website kann die Gültigkeit mithilfe der Zertifikatsnummer bestätigt werden.

Eine Liste der international anerkannten Akkreditierungsstellen findet man auf der informativen Website des IAF: https://iaf.nu/en/accreditation-bodies

Ich finde das jedenfalls alles sehr bedenklich.

Weitere wertvolle Quellen zur Recherche findest Du in meinem Beitrag QM-Quellen. Natürlich findet man auch Informationen auf der Website der DAkkS:

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Joseph Beratung

„Was hat in Ihrem Unternehmen der Digitalisierung den Schub gegeben?“ – „Corona!“

Regelungen zu Remote-Audits

Die Möglichkeit, Audits aus der Ferne durchzuführen, ist bereits seit Jahren in den Statuten des Internationalen Akkreditierungsforums (IAF) verankert. Im „informativen Dokument“ IAF ID3:2011 werden im Abschnitt 2.1 „Außergewöhnliches Ereignis oder Umstände“ aufgelistet: Krieg, Streik, Aufruhr, politische Instabilität, geopolitische Spannungen, Terrorismus, Kriminalität, Pandemien, Überschwemmung, Erdbeben, böswilliges Hacken von Computern, andere Naturkatastrophen oder von Menschen verursachte Katastrophen. Diese Situationen eröffnen die Möglichkeit einer Terminverschiebung über das Due-Date (Zertifikatsgültigkeitsdatum) hinaus oder die Durchführung als Remote-Audit.

Um Terminverschiebungen oder Remote-Audits durchführen zu können, müssen Konformitätsbewertungsstellen (Zertifizierungsgesellschaften) einen Prozess ausarbeiten, in dem die Risiken zum Zertifizierungsvorgang bewertet werden. Dies für einzelne Kunden umzusetzen, ist mit reichlich Aufwand verbunden. Durch die globalen Auswirkungen der Corona Pandemie lohnt sich der Aufwand wiederum, auch wenn jedes Zertifizierungsprojekt individuell bewertet werden muss.

Völlig unabhängig von außergewöhnlichen Ereignissen sind im „informativen Dokument“ IAF ID12:2015 Prinzipien für Fernbegutachtungen festgelegt. Mir ist leider nicht bekannt, ob es vor dem Jahr 2015 ein entsprechendes Dokument gab. Jedenfalls sieht das IAF seit mindestens 6 Jahren die Möglichkeit von Remote-Audits vor. Es wird recht genau definiert, unter welchen Umständen Audits aus der Ferne durchgeführt dürfen und wann nicht.

Richtig rund wird das Bild erst, wenn man das „verbindliche Dokument“ IAF MD 5 hinzuzieht, in der die Rahmen zur Ermittlung von Auditzeiten definiert sind. Für die Praxis der meisten Unternehmen ergeben sich für den Zeitraum der notwendigen Kontaktbeschränkungen durch Corona folgende Möglichkeiten:

Bei Erst- oder Re-Zertifizierungsaudits kann ein großer Anteil aus der Ferne auditiert werden, jedoch müssen mindestens 30% der ermittelten Auditzeit vor Ort stattfinden. Sollte dies nicht machbar sein, besteht die Möglichkeit den Vor-Ort-Anteil zeitlich um 6 Monate zu verschieben. Das Unternehmen erhält dann ein Zertifikat mit einer entsprechend verkürzten Laufzeit. Überwachungsaudits hingegen können zu 100% remote durchgeführt werden. Ich weise darauf hin, dass dies für Organisationen mit erhöhtem Risiko im Rahmen der Prozessrisikobetrachtung durch die Zertifizierungsstelle anders aussehen kann.

Erfahrungswerte mit Remote-Audits

Ich durfte schon im ersten Quartal 2020 praktische Erfahrungen mit Remote-Audits sammeln. Meine Erkenntnisse basieren auf Audits mit vier verschiedenen Auditor*innen zu den Standards ISO 9001 und ISO 14001, sowie Rückmeldungen im Erfahrungsaustausch.

Wenn die Technik funktioniert, dann laufen Remote-Audits einwandfrei. Tatsächlich konnte ich keine Unterschiede in der Qualität der Zertifizierungsaudits feststellen. Die Technik lässt sich im Vorfeld hinreichend testen. Durch Standards wie MS-Team, Zoom, Skype oder WhatsApp-Videochat sind die technischen Hürden recht gering. Zudem sind inzwischen viele Mitarbeitende zwangsläufig fit im Umgang mit diversen Videokonferenztools.

Tatsächlich sind die größten Hürden

1. schlechte Internetanbindungen,
2. mangelhafte Mikrofone und
3. Sicherheitsbeschränkungen durch die IT.

Schlechte Internetanbindungen

In einer Ansprache von Bundeskanzlerin Angela Merkel zur CeBIT im Jahr 2009 wurde das Breitband für jeden Haushalt versprochen (https://youtu.be/KljB8LIyglQ). 12 Jahre später ist das nicht einmal in Industriegebieten flächendeckend gelungen. Teils habe ich bei Kunden via Tethering mit G4 einen besseren Internetempfang als das Unternehmen über Kabel. Deutschland hängt dem Stand der Technik erschreckend hinterher. In Unternehmen können wiederum WLAN-Anbindungen an schwer erreichbaren Orten zu Problemen führen.

Mangelhafte Mikrofone

Es ist extrem anstrengend, über einen längeren Zeitraum dem knarzendem Sound schlechter Laptopmikrofone zu lauschen. Dabei gibt es bereits ab 40,- € USB-Headsets und USB-Tischmikrofone, die das Problem hinreichend lösen. Es müssen keine Highendgeräte sein, mit denen Musiker*innen Audiofiles produzieren.

Sicherheitsbeschränkungen durch die IT

Schwierig wird es, wenn Mitarbeitende keine USB-Mikrofone an den USB-Port anschließen dürfen oder sich die Treiber nicht installieren lassen. Zudem laufen viele Videokonferenztools in lokal installierten Applikationen stabiler als im Browser. Wenn die IT-Abteilung hierzu keinen Support liefert (ja, das gibt es), dann wird es schwierig. In einem Audit war der QM-Beauftragte mit zwei Rechnern im Zoom-Meeting angemeldet. Über seinen privaten Rechner liefen Video und Audiosignale und über den mediauntauglichen Arbeitsrechner konnte er Dokumente teilen (Screen-Sharing).

Wie bei vielen Videokonferenzen und Schulungen über Videotools, werden auch bei Remote-Audits angemessene Pausenzeiten schnell vergessen. Das sollte man einfach ansprechen und um 15 Minuten Pause bitten. Erfahrungsgemäß ist die Erlösung auf allen Seiten groß.

Das Bildschirmteilen ist bei Remote-Audits die wichtigste Funktion. Je nach eingesetzter Software, kann die Steuerung der Maus an die Auditor*innen übertragen werden. So können diese Dokumente eigenständig durchscrollen oder sogar das Managementsystem im Intranet durchsurfen.

Beim Bildschirmteilen fällt auf, dass Auditor*innen die Inhalte von dokumentierten Informationen genauer lesen. Das mag daran liegen, dass Auditor*innen weniger Ablenkung erfahren. Da es im eigenen Büro / Homeoffice wenig zu betrachten gibt, schaut man genauer in die Dokumentation. Das empfinde ich weder als Vorteil noch als Nachteil.

Homeoffice-Ablenkungen in Form von Katzen auf Tastaturen, bellenden Hunden, quengelnden Kindern und klingelnden Paketdiensten bringen eher Menschlichkeit ins Audit, als dass sie wirklich stören würden. Ein wenig Menschlichkeit und Nachsicht kann dieser Tage nicht schaden.

Kritik

Leider gibt es Zertifizierungsauditor*innen und sogar ganze Zertifizierungsgesellschaften, die dem Thema Remote-Audits kritisch bis ablehnend gegenüberstehen. Das ist mir angesichts der aktuellen Lage unbegreiflich. Ich habe Verständnis, dass sich manche mit der Technik schwer tun, da helfen jedoch Training und das Sammeln von Erfahrungen.

Auch die Angst, dass man als Auditor*in nicht gründlich genug auditieren könne, kann ich nicht teilen. Wir reden hier wahrscheinlich von nur einem oder maximal zwei Audits, die ausnahmsweise nicht vor Ort stattfinden. Danach ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Audits wieder überwiegend vor Ort stattfinden werden. Welches Interesse sollten Unternehmen haben, ihr QM-System in diesen ein bis zwei Jahren zu vernachlässigen? Das zeugt von großem Misstrauen und einem negativen Menschenbild.

Fazit

Ich kann es nur begrüßen, wenn Unternehmen und Zertifizierungsgesellschaften Ihren Beitrag zur Kontaktreduzierung leisten. Wenn die Technik funktioniert, entstehen faktisch keine nennenswerten Nachteile. Im Gegenteil, wir sparen sogar Reiseaktivitäten und verbessern die CO2-Bilanz. Ich habe noch nie verstanden, warum Umweltauditor*innen für einen Audittag 500 km im Auto zurücklegen oder sogar zum Kunden fliegen.

Ich würde es begrüßen, wenn die erprobte Technik auch nach bewältigter Corona-Pandemie weiterhin genutzt würde. Auch ohne besondere Ereignisse dürfen Auditzeiten bis zu einem gewissen Grad aus der Ferne durchgeführt werden. Insbesondere bei z.B. 2,4 kalkulierten Audittagen ließe sich der dritte Tag bequem als Remote-Audit durchführen.

Seien Sie offen für die Durchführung von Remote-Audits und bleiben Sie vor allen Dingen gesund!

Hören Sie hierzu auch meine Podcast-Episode: Zertifizierungsaudits trotz Corona

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Joseph Beratung

Hier gibt es eine aktuelle Stellungnahme der DAkkS:

Maßnahmenpaket der DAkkS

Alles Relevante über Zertifizierungsaudits trotzt Corona hören Sie in der folgenden Podcast-Episode.
Viel Spaß beim Hören.

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Joseph Beratung