Es könnte so einfach sein. Aber beim Thema Klimawandel liegen Normanforderung und Auditerfahrungen teilweise weit auseinander. In einem Artikel vom 29.04.2024 HLS – High-Level-Structure  (Annex SL 02/2024) hatte ich bereits die Anforderungen erläutert, und in der Podcast-Episode Nr. 77 der QM-Impulse spreche ich mit dem erfahrenen QMB und Zertifizierungsauditor Jan Jörgensmann über die Ergänzungen.

In diesem Beitrag liegt der Fokus auf den erlebten Folgewirkungen in Zertifizierungsaudits. Da klafft nämlich eine große Lücke zwischen Normanforderung und Auditerfahrung.

Die eigentliche Anforderung

Es begann mit einer politischen Entscheidung der ISO aus dem Jahr 2021, die Existenz des Klimawandels anzuerkennen und dem Versprechen, sich entsprechend zu positionieren. Im Kontext von Managementsystemen wurde hierzu die High-Level-Structure (genauer gesagt Anhang 2 des Annex SL im ISO/IEC Directives Part 1 Consolidated ISO Supplement) um ganze zwei Sätze ergänzt: nämlich eine konkrete Anforderung und eine erläuternde Anmerkung.

Normalerweise würden solche Änderungen erst mit der nächsten Revision einer Norm als neue Anforderung einfließen. Alternativ kann jedoch ein Amendment (Deutsch: Änderung) erstellt werden, wodurch diese Ergänzung sofort gültig wird. So wurde z.B. die ISO 9001 mit einem Amendment im Februar 2024 aktualisiert.

Hier noch einmal die beiden Textergänzungen:

4.1 „Die Organisation muss bestimmen, ob der Klimawandel ein relevantes Thema ist.“

4.2 „ANMERKUNG: Relevante interessierte Kreise können Anforderungen in Bezug auf den Klimawandel haben.“

ACHTUNG: Es geht nicht um die Auswirkungen der Organisation auf den Klimawandel, sondern um Auswirkungen des Klimawandels auf die Organisation! Zudem sind diese Anforderungen in einem Normabschnitt verankert, in dem keine dokumentierten Informationen verlangt werden.

Drei normkonforme Beispiele

1. Ein Stahlhändler mit 10 Mitarbeiter:innen stellt in einem Meeting fest, dass der Klimawandel keinen Einfluss auf gelieferte Ware oder interne Prozesse hat. Es liegen auch keine neuen Anforderungen interessierter Parteien vor. Das Ergebnis: kein Handlungsbedarf, kein Dokumentationsbedarf.
2. Ein Hersteller stellt fest, dass die Ware im Lager an heißen Sommertagen gekühlt werden sollte und installiert eine Klimaanlage. Das ist nicht klimafreundlich, jedoch wird das Risiko des Qualitätsverlusts der Ware vermieden. Auditor:innen können sich die neue Klimaanlage ansehen, daher besteht kein weiterer Dokumentationsbedarf.
3. Kunden oder Lieferanten (interessierte Parteien) einer Firma suchen nach Möglichkeiten für nachhaltigere Verpackungen. Die Firma arbeitet mit, man findet pfiffige Lösungen und setzt diese mit den Geschäftspartnern um. Auch in diesem Fall gibt die ISO 9001 nicht vor, diese Reaktion auf den Klimawandel zu dokumentieren. Schließlich können sich Auditor:innen die neuen Verpackungen ansehen.

Aber es kam, was kommen musste

In den Zertifizierungsaudits 2024 haben Kunden von mir zwei Varianten erlebt:

• Im ISO 9001 Audit wurde gefragt, was man gegen den Klimawandel tut. Da gäbe es ja diese Änderung der Norm. Hierzu fällt mir nichts mehr ein. Liebe Auditor:innen: Lest die verdammte Norm!
• Es wurde verlangt, die Analyseergebnisse zum Klimawandel als dokumentierte Information bereitzustellen. Das entbehrt jeder Normgrundlage! Gute Auditor:innen konnten immerhin erklären, dass sie selbst nicht auf die Dokumentation zum Thema Klimawandel bestehen, jedoch die Reviewer der Zertifizierungsstelle sonst Stress machen würden. Wenn diese Zertifizierungsstelle auch noch unter aktuellen DAkkS-Vorgaben leidet … was wiederum ein ganz eigenes Thema ist.

Was nun? Was tun?

Eigentlich sollte man ja nichts für die Norm tun, sondern die Themen der Norm anwenden. Deshalb hat man einen „Anwendungsbereich“ als dokumentierte Information festgelegt.

Bei meinen Kunden habe ich mir angewöhnt, zum Beispiel im Rahmen der Managementbewertung zu verschriftlichen, dass das Thema Klimawandel reflektiert wurde und welche Maßnahmen daraus resultieren (Sonnenschutz, Kaltgetränke, Hochwasserschutz, wiederverwendbare Verpackung, Klimatisierung …). Diese Sätze sind schneller geschrieben, als dass man einigen Auditor:innen, den Zertifizierungsstellen oder gar der DAkkS die eigentlichen Normanforderungen erklärt.

Was für die ISO 9001 und die Auswirkungen auf die Qualität gilt, kann man 1:1 auf die anderen Managementsystemnormen übersetzen:

ISO 45001: Wie wirkt sich der Klimawandel auf die Arbeitssicherheit aus?
ISO 27001: Wie wirkt sich der Klimawandel auf die Informationssicherheit aus?
ISO 50001: Wie wirkt sich der Klimawandel auf das Energiemanagement aus?

Und sogar in der Umweltnorm ISO 14001 liefert die Frage zu den Auswirkungen des Klimawandels auf das Umweltmanagementsystem einen zusätzlichen Perspektivwechsel.

Fazit

Ich finde die Ergänzungen der ISO wirklich sinnvoll, da es immer noch Leugner des Klimawandels gibt. In Organisationen und auch in Zertifizierungsaudits kann ich mir wertvolle Diskussionen zu den Auswirkungen des Klimawandels vorstellen.

Mich ärgert jedoch der von Zertifizierungsstellen geforderte Formalismus, welcher jeglicher Normgrundlage entehrt. Letztlich versucht man mit ein wenig Text, den Zertifizierungsauditor:innen das Leben leichter zu machen. Jedoch sollte ein QM-System dem Unternehmen dienen und nicht den Auditor:innen.

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Joseph Beratung

Die HLS – High-Level-Structure erfährt nach 10 Jahren eine erste Änderung. Fast alle aktuellen Managementsystemnormen (ISO 9001, ISO 14001 …) setzen auf der Struktur und den vorgegebenen Text der HLS auf.

Bereits 2021 gab die ISO in London eine Erklärung ab, in der die Notwendigkeit zur Berücksichtigung des Klimawandels erkannt wurde. Im Kontext der Managementsysteme betrifft das den Umgang mit möglichen Auswirkungen des Umweltwandels, um die beabsichtigten Ergebnisse des Managementsystems zu erreichen.

Am 23.02.2024 wurde die Änderungen in die harmonisierten Struktur aufgenommen (Anhang 2 des Annex SL im ISO/IEC Directives Part 1 Consolidated ISO Supplement). Somit steht bereits jetzt eine verbindliche Änderung in der kommenden ISO 9001:2025 fest. Im weiteren Artikel betrachte ich die Auswirkungen auf die ISO 9001:2025. Die Anforderungen aus der HLS gelten jedoch für kommende Änderungen aller ISO-Managementsystemnormen.

Zwei neue Sätze in der High-Level-Structure

Am 16. Juni 2023 wurden zwei Textergänzungen eingebracht, welche mit der Veröffentlichung im Februar 2024 wirksam sind:

Ergänzung 1  – Kontext der Organisation

Nach Normanforderung im Abschnitt 4.1 „Verstehen der Organisation und ihres Kontextes“ müssen Organisationen externe und interne Themen bestimmen und überwachen, welche sich auf die Erreichung der Qualitätsziele auswirken. In Anmerkungen (keine Anforderungen) wurden mögliche interne und externe Themen aufgezählt.

In kommenden Normen wurde folgender Passus als Anforderung unter 4.1 ergänzt:

„Die Organisation muss bestimmen, ob der Klimawandel ein relevantes Thema ist.“

(Frei übersetzt aus einer englischen Erklärung des IAF und der ISO. Originaltext: „The organization shall determine whether climate change is a relevant issue.”)

Ergänzung 2  – Interessierte Parteien

Im Abschnitt 4.2 „Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien“ wurde lediglich eine Anmerkung ergänzt:

„ANMERKUNG:
Relevante interessierte Kreise können Anforderungen in Bezug auf den Klimawandel haben.“

(Frei übersetzt aus einer englischen Erklärung des IAF und der ISO. Originaltext: „NOTE: Relevant interested parties can have requirements related to climate change.”)

Anders als bei der Ergänzung zum Kontext der Organisation (4.1), handelt es sich bei den interessierten Parteien (4.2)  lediglich um eine Anmerkung. Organisationen werden hierdurch „eingeladen“ sich mit damit auseinanderzusetzen.

Wichtige Abgrenzung zu Energie- und Umweltmanagementsystemen

Es geht nicht um die Auswirkungen der Organisation auf den Klimawandel, sondern um Auswirkungen des Klimawandels auf die Organisation!

Bei der Ermittlung von Chancen und Risiken zu internen und externen Themen ist demnach zu bewerten, ob sich der Klimawandel auf das zu zertifizierende Thema (Qualität bei der ISO 9001) auswirkt. So könnte zum Beispiel erkannt werden, dass durch höhere Temperaturen im Sommer eine Klimatisierung von Hallen, Büroräumen oder Lagerbereichen erforderlich ist, was sich wiederum negativ auf das Klima auswirken kann.

Auch den Bedürfnissen interessierter Parteien sollte der Fokus auf dem zertifizierten Thema bleiben. So ist beispielsweise eine Behörde mit Umweltauflagen sicherlich eine interessierte Partei, jedoch könnte man in einem ISO 9001 Audit feststellen, dass die Erfüllung dieser Auflage keine Auswirkungen auf die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen hat. Mit Blick auf den Fachkräftemangel könnten hingegen die Anforderung der interessierten Partei „Mitarbeiter:innen“ die Klimafreundlichkeit des Arbeitgebers betreffen. Hier dürfen sich Organisationen eingeladen fühlen, über das Thema nachzudenken, um für neues Personal als Arbeitgeber attraktiv zu sein.

Zweck der Änderung

Diese Ergänzungen in jeder Managementsystemnorm sollen erreichen, dass das wichtige Thema des Klimawandels nicht übersehen wird, sondern von allen Organisationen bei der Gestaltung und Umsetzung des Managementsystems berücksichtigt wird.

Es ist nicht die Absicht der Änderungen, dass beispielsweise in einem ISO 9001 Audit der Klimawandel unverhältnismäßig stark in den Fokus rückt. IAF und ISO möchten lediglich dafür sensibilisieren, dass der Klimawandel ein wichtiges Thema ist, welches in andere Themen (Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit, Informationssicherheit …) ausstrahlt.

Was ist zu tun?

Da sich der Klimawandel sehr unterschiedlich auf die Wirksamkeit von Managementsystemen auswirken kann, werden die zu bestimmenden Themen im Qualitätsmanagement andere sein als zum Beispiel in einem Informationssicherheitsmanagementsystem.  Zudem werden sich Umfang und Relevanz aus der Tätigkeit einer Organisation ergeben (Landwirtschaft, Maschinenbau, Dienstleistung …).

Gute aufgestellt Organisationen werden den Klimawandel im Rahmen der Kontextbetrachtung bereits berücksichtigt haben. Hier ein paar Beispielthemen:

• Produkt- und Verpackungsdesign
• Rohstoffauswahl und Herkunftsländer
• Transportarten und Transportwege
• Auswahl von Energiequellen
• Nutzung von Abfällen
• Schutz vor Wetterereignissen (Starkregen, Hochwasser …)
• Klimatisierung von Hallen und Büroräumen
• Angebote für Mitarbeiter:innen (z.B. Sonnenschutz im Baugewerbe, E-Bikes …)

Ab wann gilt die Änderung?

Im Normalfall gelten Änderungen der HLS erst mit dem nächsten Update der Normen, die auf HLS aufbauen.

In diesem Jahr durfte ich einen neuen Begriff kennenlernen: AMENDMENT (= ÄNDERUNG)

Mit einem Amendment können Änderungen an Normen durchgeführt werden, ohne die Norm selbst zu ändern. Diese Amendments durchlaufen den gleichen Freigabeprozess wie die Norm selbst und erhalten damit ihre Gültigkeit.

Das technische Komitee (ISO/TC 176), welches die ISO 9001 erstellt, hat direkt im Februar 2024 ein Amendment zur ISO 9001 freigegeben, wodurch die Betrachtung des Klimawandels im Kontext der Organisation für ISO 9001 zertifizierte Organisation unmittelbar gültig ist.

Ich gehe davon aus, dass ISO 9001 Auditor:innen die Frage zur Klimarelevanz im nächsten Audit stellen werden. Daher sollten Unternehmen eine angemessene Antwort parat haben. Diese Antwort muss nicht zwingend als dokumentierte Information vorliegen, da in den Abschnitten 4.1 und 4.2 keine dokumentierte Information gefordert wird.

Das Amendment kann übrigens kostenlos erworben werden: ISO 9001 AMD 1:2024-02

Fazit

Durch die Reflexion der Einwirkungen durch den Klimawandel und die Auswirkungen auf den Klimawandel werden gute Organisationen Themen identifizieren und nach Möglichkeit positiven Einfluss nehmen.

Es bleibt zu befürchten, dass z.B. Qualitätsaudits einen falschen Fokus erhalten und zu einem Umwelt- oder Energieaudit abdriften. Solche Erfahrungen gab es bereits bei anderen Themen (z.B. durch die DSGVO). Hier sollten QM-Beauftragte und Berater:innen gut vorbereitet sein, um das Audit immer wieder auf das Kernthema des zu zertifizierenden Managementsystems (z.B. Qualität) lenken.

Wer den menschengemachten Klimawandel immer noch leugnet, dem wird auch mir dieser Textergänzung nicht zu helfen sein.

Insgesamt halte es für lobenswert, dass IAF und ISO dafür werben, dass alle Organisation die Auswirkungen des Klimawandels bewusst reflektieren, sich dafür angemessen wappnen und die Welt nach Möglichkeit ein wenig besser machen.

Beachte den ergänzenden Beitrag vom 28.10.2024 Klimawandel im Zertifizierungsaudit, welcher eine gewisse Diskrepanz zwischen Normanforderung und Auditerfahrung beschreibt.

Mehr zum Thema im QM-Impulse Podcast

 In der QM-Impuls-Podcast-Episode spreche ich mit dem QMB und Zertifizierungsauditor Jan Jörgensmann über mögliche Auswirkungen auf die kommende Revision der ISO 9001:2025 und weiterer Managementsystemnormen.

Vernetze Dich mit Jan und mir auf LinkedIn:
Jan Jörgensmann | Stephan Joseph

Sporadisch tappen auch Jan und ich in die falsche Denkrichtung, weshalb ich den wichtigsten Satz aus dem Artikel wiederhole:

Es geht nicht um die Auswirkungen der Organisation auf den Klimawandel, sondern um Auswirkungen des Klimawandels auf die Organisation!

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Joseph Beratung

Episode 77 der QM-Impulse mit Jan Jörgensmann

Am 23.02.2024 wurde eine Änderung am Annex SL (besser bekannt als High-Level-Structure oder HLS) von der ISO anlässlich des menschengemachten Klimawandels veröffentlicht. In dieser Episode spreche ich mit dem QMB und Zertifizierungsauditor Jan Jörgensmann über mögliche Auswirkungen auf die kommende Revision der ISO 9001:2025 und weiterer Managementsystemnormen.

Viel Spaß beim Hören:

Beachte den ergänzenden Beitrag vom 28.10.2024 Klimawandel im Zertifizierungsaudit, welcher eine gewisse Diskrepanz zwischen Normanforderung und Auditerfahrung beschreibt.

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Jan Jörgensmann | Stephan Joseph

Sporadisch tappen auch Jan und ich eine falsche Denkrichtung. Daher eine kurze Klarstellung:

Es geht nicht um die Auswirkungen der Organisation auf den Klimawandel, sondern um Auswirkungen des Klimawandels auf die Organisation!

Weitere Informationen findest Du im Artikel HLS – High-Level-Structure  (Annex SL 02/2024).

Kleine Korrektur

Im Normalfall gelten Änderungen der HLS erst mit dem nächsten Update der Normen, die auf HLS aufbauen.

In diesem Jahr durfte ich einen neuen Begriff kennenlernen: AMENDMENT (= ÄNDERUNG)

Mit einem Amendment können Änderungen an Normen durchgeführt werden, ohne die Norm selbst zu ändern. Diese Amendments durchlaufen den gleichen Freigabeprozess wie die Norm selbst und erhalten damit ihre Gültigkeit.

Das technische Komitee (ISO/TC 176), welches die ISO 9001 erstellt, hat direkt im Februar 2024 ein Amendment zur ISO 9001 freigegeben, wodurch die Betrachtung des Klimawandels im Kontext der Organisation für ISO 9001 zertifizierte Organisation unmittelbar gültig ist.

Ich gehe davon aus, dass ISO 9001 Auditor:innen die Frage zur Klimarelevanz im nächsten Audit stellen werden. Daher sollten Unternehmen eine angemessene Antwort parat haben. Diese Antwort muss nicht zwingend als dokumentierte Information vorliegen, da in den Abschnitten 4.1 und 4.2 keine dokumentierte Information gefordert wird.

Das Amendment kann übrigens kostenlos erworben werden: ISO 9001 AMD 1:2024-02

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Joseph Beratung

Bis September 2018 laufen die letzten Umstellungsaudits zur Revision ISO 9001:2015. Das ist ein guter Zeitpunkt, um ein Fazit zur Revisionierung zu ziehen.

Struktur:
Wie viele andere Managementsystemnormen, wurde auch die ISO 9001 vom technischen Komitee TS 176 in die HLS High Level Structure) überführt. Das führte zu veränderten Begriffen und viele Anforderungen sind in andere Abschnitte der Norm gewandert. Endlich findet man die Themen „Dokumentation“ und „Messmittel“ im Abschnitt „Unterstützung“. Auch die „Managementbewertung“ ist jetzt im Abschnitt „Bewertung der Leistung“ besser aufgehoben. Insgesamt ist der Aufbau schlüssiger als in den bisherigen Versionen. Da Organisationen die Struktur ihres Managementsystems freigestellt ist, hat diese Veränderung keine Auswirkungen auf vorhandene Managementsysteme. Gleichzeitig schadet es nicht, die vorhandene Struktur infrage zu stellen. Finden Ihre Mitarbeiter, wonach Sie suchen?

Begriffe:
Einige Begriffe haben sich verändert. So wurde z.B. aus „Arbeitsumgebung“ die „Prozessumgebung“, die „Beschaffung“ finden wir nun unter „Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen“ und „Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln“ ist nun unter „Ressourcen zur Überwachung und Messung“ zu finden. Da es in der eigenen Dokumentation erlaubt ist, eigene Begrifflichkeiten zu verwenden, hat diese Veränderung keine Auswirkungen auf vorhandene Managementsysteme.

Dokumentierte Informationen:
Die Begriffe „Handbuch“, „dokumentierte Verfahren“, „Dokumente“ und „Aufzeichnungen“ wurden in dem Begriff „dokumentierte Informationen“ zusammengefasst. An 29 Stellen trifft man im Normtext auf diesen Begriff. Dokumentierte Informationen sind entweder bereitzustellen (früher Dokumente) oder aufzubewahren (früher Aufzeichnungen). Forderte die ISO 9001:2008 noch sechs dokumentierte Verfahren, so ist es den Organisationen komplett freigestellt, welche Verfahren sie dokumentieren möchten. Da auch der Begriff „Handbuch“ abgeschafft wurde, dürfen die geforderten Dokumente an beliebiger Stelle bereitgestellt bzw. aufbewahrt werden. Insgesamt sind keine neuen Anforderungen an Dokumente hinzugekommen, weshalb grundsätzlich kein zwangsläufiger Handlungsbedarf besteht. Gleichzeitig darf die Revisionierung gerne genutzt werden, um die Sinnhaftigkeit und den Nutzen der vorhandenen Dokumentation zu hinterfragen.

Kontext der Organisation:
Anwender der ISO 9001:2015 werden darauf aufmerksam gemacht, dass die Rahmenbedingungen einen Einfluss auf die Qualität haben können. Gute Organisationen berücksichtigen bei der Planung eines QM-Systems selbstverständlich interne Themen (Personalsituation, technologischer Stand, …) und externe Themen (Marktsituation, rechtliche Anforderungen, …), sowie die Anforderungen interessierter Parteien (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, …). Da die Norm an dieser Stelle keine Dokumentation vorsieht, besteht hier kein zwingender Handlungsbedarf. Gleichzeitig tun Organisationen gut daran, sich mit diesen Themen nachhaltig auseinanderzusetzen. Wenn dabei dokumentierte Informationen entstehen (Protokolle oder Fotos von Strategiemeetings, Analyseergebnisse, …), darf man diese gerne den Auditoren präsentieren.

Risikobasiertes Denken:
Eigentlich fordert die neue Norm zu diesem Thema weniger als die Vorgängerversion. Gemäß ISO 9001:2008 musste ein dokumentiertes Verfahren zu „Vorbeugungsmaßnahmen“ verwirklicht werden. Dieser unscheinbare Abschnitt am Ende der alten Norm wurde von Organisationen häufig mit den „Korrekturmaßnahmen“ in einen Topf geworfen. Da das Wort „Vorbeugungsmaßnahmen“ auch Bestandteil des 8d-Reports war, hat man sich oft mit einem Verweis auf das „Lernen aus Fehlern“ begnügt. Die Normschreiber haben das Thema „Vorbeugungsmaßnahmen“ um einige Abschnitte nach vorne verschoben und in „Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen“ umbenannt. Hierdurch wird der vorbeugende Charakter eines QM-Systems betont. Neu ist lediglich der Hinweis auf den „Kontext der Organisation“ sowie der neue Begriff „Chancen“. Dokumentierte Informationen werden hingegen nicht erwartet. Das ist auch logisch, da das QM-System mit allen dokumentierten Informationen (Dokumente und Aufzeichnungen) ein vorbeugendes System darstellt. Leider haben dies einige Berater, QM-Trainer und Zertifizierungsauditoren (teils bis heute) nicht richtig verstanden. Dabei wird im Anhang der ISO 9001:2015 eindeutig klargestellt, dass kein formelles Risikomanagement gefordert ist. Gemäß DAkkS Vorgaben, sollten die Auditoren zu den Unterschieden geschult worden sein. Organisationen tun grundsätzlich gut daran, risikobasierte Entscheidungen zu treffen und Chancen proaktiv anzugehen. Gleichzeitig erkenne ich keinen zwingenden Handlungsbedarf für Organisationen, die ein gelebtes QM-System ihr Eigen nennen.

Wissen der Organisation:
Das einzig wirklich neue Thema der ISO 9001:2015 findet in den Zertifizierungsaudits wenig Beachtung. Es wird als eine Mischung aus „Kompetenz“ und „dokumentierte Informationen“ betrachtet. In vielen Organisationen wurden für diese Normanforderung extra Wiki-Systeme eingeführt, welche wahrscheinlich in den nächsten Jahren wegen mangelhafter Pflege auf dem Datenfriedhof landen werden. Insbesondere bei Veränderungen sind Organisationen gut beraten, sich mit dem erforderlichen Wissen auseinanderzusetzen. Z.B. bei der Einführung einer neuen Software, bei der Anschaffung einer neuen Maschine, bei sich ändernden rechtlichen Anforderungen oder bei geplanten Personalabgängen. Zwingender Handlungsbedarf für die Normumstellung liegt jedoch nicht vor.

Der QMB ist weg:
Endlich fordert die ISO 9001:2015 nicht mehr die Benennung eines „Beauftragten der obersten Leitung“. Es werden lediglich fünf Themen aufgeführt, zu denen die Verantwortung festzulegen ist. Gleichzeitig gönnt sich die Norm mehr Text, um die Verantwortung der Leitung und die der Führungskräfte zu betonen. Das war längst überfällig. Hier besteht wahrscheinlich der größte Handlungsbedarf in den Organisationen. Schließlich wird nicht der QMB, sondern die Organisation zertifiziert. In Unternehmen, welche lediglich die „ISO-Pappe“ an der Wand haben wollen, wird sich wahrscheinlich nichts verändern.

Fazit:
Grundsätzlich die Revision der ISO 9001:2015 gelungen. Insbesondere die gewonnenen Freiheiten und der ausführliche Anhang, in dem Klarstellungen zu den Neuerungen zu finden sind, fallen positiv auf. Leider findet man weiterhin lange und verschachtelte Sätze mit nur wenigen Verben. Somit hat sich die Lesbarkeit nicht verbessert. Betrachtet man die Normhistorie der ISO 9001 seit der Revision von 1994, so lässt sich eine Entwicklung von einer QS-Norm zu einer Norm für strategische Organisationsentwicklung erkennen. Für die Organisationen mit gelebten Systemen besteht kaum Handlungsbedarf bei der Umstellung. Vielmehr kann die Normrevision genutzt werden, um die Sinnhaftigkeit und Wirksamkeit von vorhandenen QM-Systemen auf den Prüfstand zu stellen. Wenn Organisationen die aktuelle Umsetzung zu den Normthemen selbstkritisch reflektieren, werden sie mit hoher Wahrscheinlichkeit Verbesserungspotenziale erkennen. Was will man mehr?

Dieser Artikel erschien in der Industrial Quality Ausgabe 2/2018

Revision ISO 9001:2015 im QM-Podcast

Zu diesem Thema gibt es auch eine Episode im QM-Podcast, in der ich mich mit dem erfahrenen Zertifizierungsauditor Michael Rath von der SGS unterlhalte:

Falls Sie kompetente Unterstützung für Ihr QM-System benötigen, schauen Sie sich meinen ISO 9001 Komplettservice an.

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Joseph Beratung

Kaum ein Seminaranbieter verpasst aktuell Seminare zu den Themen „Risikomanagement“ oder „Wissensmanagement“ anzubieten. Auf Grund der Revision ISO 9001:2015 sind das echte Verkaufsschlager.

Auch Berater und Auditorem machen ihr Kunden mit Aussagen verrückt, welche den Passus „… Umstellung auf die neue ISO …“ enthalten.

Ich möchte Sie einladen, einen Moment innezuhalten und den folgenden Überlegungen zu neuen Normanforderungen zu folgen:

1. Die ISO 9001 besteht aus einer Sammlung von Themen, mit denen sich gute Organisationen auseinandersetzen. Demnach müssen gute Organisationen einfach tun, was sie tun, um ein Zertifikat zu erhalten.
2. Manchmal entdecken die Normschreiber neue Themen (z.B. „Wissen der Organisation“). Manchmal sehen sie sich dazu aufgefordert, vorhandene Themen klarzustellen (z.B. „Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen“ statt „Vorbeugungsmaßnahmen“).
3. Wenn Sie bereits zertifiziert sind und mit einer neuen Normanforderung konfrontiert werden, sollten Sie zuerst überlegen, ob sie diese Anforderung nicht schon längst erfüllen! Sollten Sie noch nicht zertifiziert sein, gilt dasselbe, jedoch müssen Sie diese Übung zu allen Normanforderungen durchführen.

Den dritten Punkt möchte ich verdeutlichen:

Die ISO 9001 enthält bereits Anforderungen zur „Prozessumgebung“ (zuvor „Arbeitsumgebung“ genannt). Deshalb achten Auditoren bei Begehungen auf Ordnung und Sauberkeit. Wenn durch Defizite die Qualität gefährdet sein könnte, werden entsprechende Hinweise gegeben.

Nehmen wir an, die Anforderung zur „Prozessumgebung“ wäre jetzt komplett neu, dann würden manche Organisationen wie folgt agieren:

• Mitarbeiter werden zur Schulung „Wie räume ich auf?“ geschickt.
• Berater schreiben eine theoretische Abhandlung zur Prozessumgebung in eine Verfahrensanweisung.
• Es wird ein nagelneuer Raum geschaffen, der vorbildlich gestaltet ist. Dieser Raum wird im Audit präsentiert und lobend im Auditbericht erwähnt.

Wäre da nicht aberwitzig? Nur weil Normschreiber ein neues Thema aufnehmen, muss dieses in guten Organisationen nicht neu erfunden werden!

Allerdings erlebe ich genau solch sinnlose Aktionen zu den neuen bzw. umbenannten Anforderungen der ISO 9001:2015. Es werden Wikis zum „Wissen der Organisation“ erschaffen, obwohl es dafür seitens der Mitarbeiter keinen Bedarf gibt. Kurz vor jedem Audit werden Risikomatrizen aktualisiert, weil sonst kein Mensch damit arbeitet. Das ist genauso aberwitzig, wie der perfekte Raum aus dem Beispiel zur Prozessumgebung.

Was wäre denn ein sinnvoller Weg?

Zum Thema „Prozessumgebung“ würde man eine Begehung (ein internes Audit) durchführen, bei dem schwerpunktmäßig darauf geschaut würde, ob die Qualität durch die vorhandene Arbeitsumgebung gefährdet sein könnte. Das Ergebnis könnte zum, Beispiel lauten „alles OK, kein Handlungsbedarf“ oder „ein 5s Projekt könnte hilfreich sein“ oder „…“.

Bevor Sie ein neues Wissensmanagementsystem etablieren, lesen Sie bitte genau, was die Norm fordert (nämlich kein Wissensmanagementsystem!). Reflektieren Sie, was sie bereits zum Thema Wissen der Organisation tun (Managementhandbuch, Anweisungen vor Ort, Aufbewahrung wertvoller historischer Daten, Protokolle, Erfahrungsaustausch, Einarbeitungspläne, Förderung der offenen Kommunikation, Analyse der Demographie, Analyse der Fluktuation, Datensicherung, …). Erst dann lohnt die Überlegung, ob weitere Aktionen sinnvoll sind. Alles andere wäre aberwitzig!

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Joseph Beratung

Hier ein paar interessante Statistiken zur Norm:

In den Abschnitten 4 bis 10 enthält die deutsche Fassung 5.686 Wörter, von denen 1.652 aus der HLS vorgegeben sind. Mit 29,1% ist das knapp ein Drittel des Normtextes.

Im Folgenden habe ich die Häufigkeit bestimmter Worte aufgelistet:
(Vorkommen in den Abschnitten 4 bis 10, ohne Anhänge)

Gut zu wissen: Wenn die Norm etwas „bestimmt“ oder „festgelegt“ haben will, so ist das nicht gleichbedeutend mit „Dokumentation“. Lediglich dort, wo die Norm explizit „dokumentierte Informationen“ fordert (39 mal), muss (sofern zutreffend) etwas dokumentiert werden. Natürlich darf man mehr dokumentieren als die Norm fordert, jedoch dürfen Zertifizierungsauditoren nicht mehr einfordern, als die Norm fordert!

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Joseph Beratung

Wenn Sie in Ihrer Organisation zu wenig zu Lachen haben, ist die ISOliert Spaß 4711 das perfekte Managementsystem für Sie nach HLS.

2. Grundsätze des Spaßmanagementsystems

Lachen ist gesund.

3. Begriffe

HLS – High Level Structure
Hier gibt das Management Board (MB) nicht nur die Struktur für kommende ISO-Managementsystemnormen vor, sondern auch reichlich viel Text. Ab Kapitel 4 finden Sie ausschließlich den Vorgabetext, der in allen Managementsystemnormen (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, …) zu finden sein wird.

Spaß
ist wenn man trotzdem lacht.

4 Kontext der Organisation

4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes

Die Organisation muss externe und interne Themen bestimmen, die für ihren Zweck relevant sind und sich auf ihre Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse ihres Spaßmanagementsystems zu erreichen.

4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien

Die Organisation muss:

• die interessierten Parteien, die für ihr Spaßmanagementsystem relevant sind;
• die relevanten Anforderungen dieser interessierten Parteien

bestimmen.

4.3 Festlegen des Anwendungsbereichs des Spaßmanagementsystems

Die Organisation muss die Grenzen und die Anwendbarkeit des Spaßmanagementsystems bestimmen, um dessen Anwendungsbereich festzulegen.

Bei der Festlegung des Anwendungsbereichs muss die Organisation:

• die unter 4.1 genannten externen und internen Themen;
• die unter 4.2 genannten Anforderungen berücksichtigen.

Der Anwendungsbereich muss als dokumentierte Information verfügbar sein.

4.4 Spaßmanagementsystem

Die Organisation muss entsprechend den Anforderungen dieser Internationalen Norm ISOliert Spaß 4711 ein Spaßmanagementsystem aufbauen, verwirklichen, aufrechterhalten und fortlaufend verbessern, einschließlich der benötigten Prozesse und ihrer Wechselwirkungen.

5 Führung

5.1 Führung und Verpflichtung

Die oberste Leitung muss in Bezug auf das Spaßmanagementsystem Führung und Verpflichtung zeigen, indem sie:

• sicherstellt, dass die Spaßpolitik und die Spaßziele festgelegt und mit der strategischen Ausrichtung der Organisation vereinbar sind;
• sicherstellt, dass die Anforderungen des Spaßmanagementsystems in die Geschäftsprozesse der Organisation integriert werden;
• sicherstellt, dass die für das Spaßmanagementsystem erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen;
• die Bedeutung eines wirksamen Spaßmanagements sowie die Wichtigkeit der Erfüllung der Anforderungen des Spaßmanagementsystems vermittelt;
• sicherstellt, dass das Spaßmanagementsystem sein beabsichtigtes Ergebnis bzw. seine beabsichtigten Ergebnisse erzielt;
• Personen anleitet und unterstützt, damit diese zur Wirksamkeit des Spaßmanagementsystems beitragen können;
• fortlaufende Verbesserung fördert;
• andere relevante Führungskräfte unterstützt, um deren Führungsrolle in deren jeweiligen Verantwortungsbereichen deutlich zu machen.

ANMERKUNG: Wenn in dieser Internationalen Norm / diesem Teil von ISOliert Spaß 4711 / dieser Technischen Spezifikation das Wort „Geschäft“ (en: business) verwendet wird, ist dieses im weiteren Sinne zu verstehen und bezieht sich auf Tätigkeiten, die für den Zweck der Organisation bzw. deren Existenz entscheidend sind.

5.2 Politik

Die oberste Leitung muss eine Spaßpolitik festlegen, die

1. für den Zweck der Organisation angemessen ist,
2. einen Rahmen zum Festlegen von Spaßzielen bietet,
3. eine Verpflichtung zur Erfüllung zutreffender Anforderungen enthält,
4. eine Verpflichtung zur fortlaufenden Verbesserung des Spaßmanagementsystems enthält.

Die Spaßpolitik muss:

• als dokumentierte Information verfügbar sein,
• innerhalb der Organisation bekanntgemacht werden,
• für interessierte Parteien verfügbar sein, soweit angemessen.

5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation

Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zugewiesen und innerhalb der Organisation bekannt gemacht werden.

Die oberste Leitung muss die Verantwortlichkeit und Befugnis zuweisen für:

1. das Sicherstellen, dass das Spaßmanagementsystem die Anforderungen dieser Internationalen Norm / dieses Teils von ISOliert Spaß 4711 / dieser Technischen Spezifikation erfüllt;
2. das Berichten an die oberste Leitung über die Leistung des Spaßmanagementsystems.

6 Planung

6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen

Bei Planungen für das Spaßmanagementsystem muss die Organisation die in 4.1 genannten Themen und die in 4.2 genannten Anforderungen berücksichtigen sowie die Risiken und Chancen bestimmen, die betrachtet werden müssen, um

• sicherzustellen, dass das Spaßmanagementsystem seine beabsichtigten Ergebnisse erzielen kann,
• unerwünschte Auswirkungen zu verhindern oder zu verringern,
• fortlaufende Verbesserung zu erreichen.
• Die Organisation muss planen:

1. Maßnahmen zum Umgang mit diesen Risiken und Chancen;
2. wie
   • die Maßnahmen in die Spaßmanagementsystem-Prozesse der Organisation integriert und dort umgesetzt werden;
   • die Wirksamkeit dieser Maßnahmen bewertet wird.

6.2 Spaßziele und Planung zu deren Erreichung

Die Organisation muss Spaßziele für relevante Funktionen und Ebenen festlegen.

Die Spaßziele müssen:

1. im Einklang mit der Spaßpolitik stehen;
2. messbar sein (sofern machbar);
3. anwendbare Anforderungen berücksichtigen;
4. überwacht werden;
5. vermittelt werden;
6. soweit erforderlich, aktualisiert werden.

Die Organisation muss dokumentierte Informationen zu den Spaßzielen aufbewahren.

Bei der Planung zum Erreichen der Spaßziele, muss die Organisation bestimmen:

• was getan wird;
• welche Ressourcen erforderlich sind;
• wer verantwortlich ist;
• wann es abgeschlossen wird;
• wie die Ergebnisse bewertet werden.

7 Unterstützung

7.1 Ressourcen

Die Organisation muss die erforderlichen Ressourcen für den Aufbau, die Verwirklichung, die Aufrechterhaltung und die fortlaufende Verbesserung des Spaßmanagementsystems bestimmen und bereitstellen.

7.2 Kompetenz

Die Organisation muss:

• für Personen, die unter ihrer Aufsicht Tätigkeiten verrichten, welche die Spaßleistung der Organisation beeinflussen, die erforderliche Kompetenz bestimmen;
• sicherstellen, dass diese Personen auf Grundlage angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind;
• wenn erforderlich, Maßnahmen einleiten, um die benötigte Kompetenz zu erwerben, und die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen zu bewerten;
• angemessene dokumentierte Information als Nachweis der Kompetenz aufbewahren.

ANMERKUNG: Geeignete Maßnahmen können zum Beispiel sein: Schulung, Mentoring oder Versetzung von gegenwärtig angestellten Personen, oder Anstellung oder Beauftragung kompetenter Personen.

7.3 Bewusstsein

Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, müssen sich:

• der Spaßpolitik;
• ihres Beitrags zur Wirksamkeit des Spaßmanagementsystems, einschließlich der Vorteile einer verbesserten Spaßleistung;
• der Folgen einer Nichterfüllung der Anforderungen des Spaßmanagementsystems

bewusst sein.

7.4 Kommunikation

Die Organisation muss die interne und externe Kommunikation in Bezug auf das Spaßmanagementsystem bestimmen, einschließlich

• worüber;
• wann;
• mit wem;
• wie

kommuniziert wird.

7.5 Dokumentierte Information

7.5.1 Allgemeines

Das Spaßmanagementsystem der Organisation muss beinhalten:

1. die von dieser Internationalen Norm / diesem Teil von ISOliert Spaß 4711 / dieser Technischen Spezifikation geforderte dokumentierte Information;
2. dokumentierte Information, welche die Organisation als notwendig für die Wirksamkeit des Managementsystems bestimmt hat.

ANMERKUNG: Der Umfang dokumentierter Information für ein Spaßmanagementsystem kann sich von Organisation zu Organisation unterscheiden, und zwar aufgrund

• der Größe der Organisation und der Art ihrer Tätigkeiten, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen,
• der Komplexität ihrer Prozesse und deren Wechselwirkungen,
• der Kompetenz der Personen.

7.5.2 Erstellen und Aktualisieren

Beim Erstellen und Aktualisieren dokumentierter Information muss die Organisation:

• angemessene Kennzeichnung und Beschreibung (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer);
• angemessenes Format (z. B. Sprache, Softwareversion, Graphiken) und Medium (z. B. Papier, elektronisch);
• angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit

sicherstellen.

7.5.3 Lenkung dokumentierter Information

Die für das Spaßmanagementsystem erforderliche und von dieser Internationalen Norm / diesem Teil von ISOliert Spaß 4711 / dieser Technischen Spezifikation geforderte dokumentierte Information muss gelenkt werden, um sicherzustellen, dass sie:

1. verfügbar und für die Verwendung geeignet ist, wo und wann sie benötigt wird;
2. angemessen geschützt wird (z. B. vor Verlust der Vertraulichkeit, unsachgemäßem Gebrauch oder Verlust der Integrität).
3. Zur Lenkung dokumentierter Information muss die Organisation, falls zutreffend, folgende Tätigkeiten berücksichtigen:
   • Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung;
   • Ablage/Speicherung und Erhaltung, einschließlich Erhaltung der Lesbarkeit;
   • Überwachung von Änderungen (z. B. Versionskontrolle);
   • Aufbewahrung und Verfügung über den weiteren Verbleib.

Dokumentierte Information externer Herkunft, die von der Organisation als notwendig für Planung und Betrieb des Spaßmanagementsystems bestimmt wurde, muss angemessen gekennzeichnet und gelenkt werden.

ANMERKUNG: Zugriff kann eine Entscheidung voraussetzen, mit der die Erlaubnis erteilt wird, dokumentierte Information lediglich zu lesen, oder die Erlaubnis und Befugnis zum Lesen und Ändern dokumentierter Information.

8 Betrieb

8.1 Betriebliche Planung und Steuerung

Die Organisation muss die Prozesse zur Erfüllung der Anforderungen und zur Durchführung der unter 6.1 bestimmten Maßnahmen planen, verwirklichen und steuern, indem sie:

• Kriterien für die Prozesse festlegt;
• die Steuerung der Prozesse in Übereinstimmung mit den Kriterien durchführt;
• dokumentierte Information im notwendigen Umfang bereithält, so dass darauf vertraut werden kann, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt wurden.

Die Organisation muss geplante Änderungen überwachen sowie die Folgen unbeabsichtigter Änderungen beurteilen und, falls notwendig, Maßnahmen ergreifen, um jegliche negativen Auswirkungen zu vermindern.

Die Organisation muss sicherstellen, dass ausgegliederte Prozesse gesteuert werden.

9 Bewertung der Leistung

9.1 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung

Die Organisation muss bestimmen:

• was überwacht und gemessen werden muss;
• die Methoden zur Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung, sofern zutreffend, um gültige Ergebnisse sicherzustellen;
• wann die Überwachung und Messung durchzuführen ist;
• wann die Ergebnisse der Überwachung und Messung zu analysieren und zu bewerten sind.

Die Organisation muss geeignete dokumentierte Informationen als Nachweis der Ergebnisse aufbewahren.

Die Organisation muss die Spaßleistung und die Wirksamkeit des Spaßmanagementsystems bewerten.

9.2 Internes Audit

9.2.1 Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen, um Informationen darüber zu erhalten, ob das Spaßmanagementsystem:

1. die Anforderungen:
   • der Organisation an ihr Spaßmanagementsystem;
   • dieser Internationalen Norm / dieses Teils von ISOliert Spaß 4711 / dieser Technischen Spezifikation erfüllt
2. wirksam verwirklicht und aufrechterhalten wird.

9.2.2 Die Organisation muss:

1. ein oder mehrere Auditprogramme planen, aufbauen, verwirklichen und aufrechterhalten, einschließlich der Häufigkeit von Audits, Methoden, Verantwortlichkeiten, Anforderungen an die Planung sowie Berichterstattung, welche die Bedeutung der betroffenen Prozesse und die Ergebnisse vorheriger Audits berücksichtigen;
2. für jedes Audit die Auditkriterien sowie den Umfang festlegen;
3. Auditoren so auswählen und Audits so durchführen, dass die Objektivität und Unparteilichkeit des Auditprozesses sichergestellt ist;
4. sicherstellen, dass die Ergebnisse der Audits gegenüber der zuständigen Leitung berichtet werden;
5. dokumentierte Information als Nachweis der Verwirklichung des Auditprogramms und der Ergebnisse der Audits aufbewahren.

9.3 Managementbewertung

Die oberste Leitung muss das Spaßmanagementsystem der Organisation in geplanten Abständen bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen.

Die Managementbewertung muss folgende Aspekte behandeln:

1. den Status von Maßnahmen vorheriger Managementbewertungen;
2. Veränderungen bei externen und internen Themen, die das Spaßmanagementsystem betreffen;
3. Informationen über die Spaßleistung, einschließlich Entwicklungen bei:
   • Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen;
   • Ergebnissen von Überwachungen und Messungen;
   • Auditergebnissen
4. Möglichkeiten zur fortlaufenden Verbesserung.

Die Ergebnisse der Managementbewertung müssen Entscheidungen zu Möglichkeiten der fortlaufenden Verbesserung sowie zu jeglichem Änderungsbedarf am Spaßmanagementsystem enthalten.

Die Organisation muss dokumentierte Information als Nachweis der Ergebnisse der Managementbewertung aufbewahren.

10 Verbesserung

10.1 Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen

Wenn eine Nichtkonformität auftritt, muss die Organisation:

1. darauf reagieren und, falls zutreffend,
   • Maßnahmen zur Überwachung und zur Korrektur ergreifen,
   • mit den Folgen umgehen;
2. die Notwendigkeit von Maßnahmen zur Beseitigung der Ursache von Nichtkonformitäten bewerten, damit diese nicht erneut oder an anderer Stelle auftreten, und zwar durch:
   • Überprüfen der Nichtkonformität;
   • Bestimmen der Ursachen der Nichtkonformität;
   • Bestimmen, ob vergleichbare Nichtkonformitäten bestehen, oder möglicherweise auftreten könnten;
3. jegliche erforderliche Maßnahme einleiten;
4. die Wirksamkeit jeglicher ergriffener Korrekturmaßnahme überprüfen;
5. sofern erforderlich, das Spaßmanagementsystem ändern.

Korrekturmaßnahmen müssen den Auswirkungen der aufgetretenen Nichtkonformitäten angemessen sein.

Die Organisation muss dokumentierte Information aufbewahren, als Nachweis

• der Art der Nichtkonformität sowie jeder daraufhin getroffenen Maßnahme,
• der Ergebnisse jeder Korrekturmaßnahme.

10.2 Fortlaufende Verbesserung

Die Organisation muss die Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit ihres Spaßmanagementsystems fortlaufend verbessern.

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Thema: ISO 9001:2015 – Maßnahmen zu Chancen und Risiken

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