Fast jede Organisation die ISO 9001 zertifiziert ist, hat im Handbuch Ablaufdiagramme (Flowcharts, Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen), die durch einen Prozesseigner (Prozessverantwortlichen, Führungskräfte) einst freigegeben wurden.

In den meisten Fällen ist es so, dass sich die Prozesseigner nach der Freigabe wieder ihrem Tagesgeschäft widmen.

Erst kurz vor dem nächsten externen Audit kommt der Appell von QM-Beauftragten, die visualisierten Darstellungen im Handbuch zu prüfen. Mehr oder weniger aufwändig werden die Prozessbeschreibungen mit der Realität abgeglichen und angepasst. Ein echter Nutzen ist oftmals nicht erkennbar. Eher könnten zynische Gedanken nach dem Motto „Ach so hatten wir uns das mal gedacht“ aufkommen.

Die Visualisierung von Arbeitsabläufen kann im Rahmen von Prozessanalysen wertvolle Erkenntnisse offenbaren. Von der ISO 9001 werden Darstellungen von Arbeitsabläufen jedoch nicht gefordert. Das ist für viele Personen im QM-Kontext überraschend, leider auch für mache QM-Beauftragte, Berater*innen und Auditor*innen, eine Überraschung. Da kann ich nur sagen: „Es hilft, die Norm zu kennen.“

Aufgaben für Prozesseigner

Wenn es nicht um die Aktualisierung von Verfahrensanweisungen geht, steht eine wichtige Frage im Raum:

„Was sind die Aufgaben von Prozesseignern?“

In der ISO 9000 Familie finden wir nur indirekt eine Antwort. Im Abschnitt 4.4 „Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse“ finden wir Anforderungen an Prozesse, die sich in Führungsaufgaben übersetzen lassen:

• Management von Schnittstellen (Eingaben und Ergebnisse), um daraus Nahtstellen zu machen
• Die Auswirkungen von Veränderungen berücksichtigen (Wechselwirkungen).
• Prozesse wirksam steuern (Kriterien und Verfahren)
• Das erforderliche Umfeld bereitstellen (Ressourcen)
• Mitarbeitende befähigen (inkl. Verantwortungen und Befugnisse)
• Potenziale erkennen und handeln (Chancen und Risiken)
• Prozesse bewerten und Maßnahmen zur Verbesserung ableiten (beabsichtigte Ziele)
• Nachhaltige Maßnahmen umsetzen (Prozesse verbessern)
• Mitarbeitende unterstützen (dokumentierte Informationen bereitstellen)
• Nachweispflichten erfüllen (dokumentierte Informationen aufbewahren)

Diese aufgaben für Prozesseigner sind nicht neu. Das seit vielen Jahren bekannte Turtle-Diagramm stellt genau diese Aufgaben dar.

Prozesseigner qualifizieren

Was kann getan werden, um die gute Idee der Rolle „Prozesseigner“ umzusetzen?

• Aus den definierten genannten Aufgaben ergeben sich Kompetenzanforderungen für Prozesseigner.
• Die Prozesseigner müssen entsprechend qualifiziert werden. Für jede Aufgabe sollten Methoden und deren Anwendung vermittelt werden.
• Zudem muss der Raum neben dem Tagesgeschäft geschaffen werden.

In meinen Augen ist dies der beste Weg zu echtem Prozessmanagement.

Einen ähnlichen Beitrag finden Sie hier: Der geeignete Prozesseigner.
Dieser enthält konkretere Aufgabenbeschreibungen für Prozesseigner.

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