In Episode 96 der QM-Impulse spreche ich mit Melanie Möller darüber, wie Zertifizierungsaudits Managementsysteme sowohl positiv als auch kritisch beeinflussen können. Melanie Möller ist QM-Beauftragte des Diakonischen Werks im Kirchenkreis Recklinghausen sowie Zertifizierungsauditorin für ISO 9001 und AZAV.

Gemeinsam beleuchten wir typische Einflussfaktoren, dynamische Wechselwirkungen zwischen Auditoren und Organisationen und entwickeln praxisnahe Handlungsempfehlungen.

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Inhalte dieser Episode

In dieser Episode von QM-Impulse sprechen wir sehr offen darüber, was Audits leisten können – und warum sie dieses Potenzial oft nicht ausschöpfen. Ausgangspunkt ist die gemeinsame Erfahrung aus vielen Jahren Auditpraxis: Ein Audit wird dann wertvoll, wenn es nicht beim bloßen Abhaken von Normkapiteln stehen bleibt, sondern als Dialog auf Augenhöhe geführt wird.

Ein zentrales Thema ist der Mehrwert von Gesprächen. Wirkliche Impulse entstehen nicht aus Checklisten, sondern aus guten Fragen, echtem Zuhören und dem Vertrauen, dass Organisationen ihre eigenen Systeme am besten kennen. Häufig bringen Mitarbeitende die entscheidenden Ideen selbst ein – und genau dann kann ein Audit helfen, diese Gedanken sichtbar zu machen und auf Leitungsebene zu verankern.

Wir sprechen auch über ein sensibles, aber allgegenwärtiges Thema: das empfundene Machtgefälle im Audit. Viele Organisationen erleben Empfehlungen von Auditor:innen als verbindliche Vorgaben – aus Sorge, sonst beim nächsten Audit „Probleme zu bekommen“. Dabei lässt die ISO-Norm in den meisten Fällen bewusst Gestaltungsspielräume. Entscheidend ist, wie Auditor:innen das kommunizieren – und wie sicher sich QMBs fühlen dürfen, fachlich zu widersprechen.

Ein weiterer Schwerpunkt ist der Umgang mit Abweichungen. Statt sie als Makel zu betrachten, plädieren wir dafür, Abweichungen als Zeichen eines lebendigen Systems zu verstehen. Nur wo hingeschaut wird, kann sich eine Organisation weiterentwickeln. Ein Audit ohne jede Abweichung mag beruhigend wirken – echten Fortschritt fördert es selten.

Kritisch beleuchtet wird außerdem die Inkonsistenz zwischen verschiedenen Auditoren. Wenn identische Sachverhalte einmal als „vorbildlich“ und ein anderes Mal als „kritisch“ bewertet werden, gerät die Glaubwürdigkeit von Zertifizierungen ins Wanken. Für Organisationen entsteht so schnell der Eindruck von Willkür – und die grundsätzliche Frage nach dem Sinn des gesamten Verfahrens.

Wir diskutieren auch die Verhältnismäßigkeit von Audits, insbesondere bei kleineren Organisationen: hoher Zeitaufwand, immer wieder dieselben Personen, dieselben Themen – während große Organisationen mit deutlich weniger Tiefe auditiert werden und am Ende das gleiche Zertifikat erhalten. Auch hier stellt sich die Frage, wie sinnvoll und fair die aktuellen Rahmenbedingungen sind.

Ein praxisnaher Impuls der Episode: Schwerpunktaudits bewusst nutzen. Wer im Vorfeld klar kommuniziert, wo echtes Feedback gewünscht ist, kann Auditzeit gezielt für Weiterentwicklung einsetzen – statt für routinierte Pflichterfüllung.

Am Ende zieht sich ein Gedanke durch die gesamte Episode: Organisationen sind nie „fertig“. Veränderung, Umbrüche und Weiterentwicklung gehören zum Alltag. Ein gutes Audit erkennt das an, begleitet diesen Prozess – und macht daraus keinen Vorwurf.

Mehr von Melanie Möller

Schau Dir auch Episode 93 an, in der ich mit Melanie Möller über QM-Reifegrade von Organisationen rede.

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Der Beitrag Der Einfluss von Zertifizierungsaudits auf QM-Systeme wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Auch QM-Profis tun sich manchmal schwer, anderen in einfachen Worten zu erklären, was Qualitätsmanagement (QM-System oder QMS) nach ISO 9001 bedeutet. Dass es gelingen kann, beweist hoffentlich dieser Artikel.

 Vorweg ein Blick auf die einzelnen Begriffe Qualität, Management und System:

Qualität

Qualität bezieht sich auf die Erwartungen des Kunden zu Produkten und/oder Dienstleistungen. Wenn Kundenerwartungen erfüllt oder sogar übertroffen werden, hat eine Organisation gute Qualität geliefert.

Ich nutze übrigens den Begriff der Organisation, weil damit Unternehmen, Lieferanten, Dienstleister, Behörden und Einrichtungen gemeint sein können.

Zur Qualität gehört auch, dass eine Organisation nachhaltig arbeitet. Nachhaltigkeit kann sich auf den Gewinn, die Marktposition, die Einhaltung von Regeln oder die Bindung von guten Mitarbeiter:innen beziehen. Welche Qualitätsziele welche Priorität genießt, legt das „Management“ fest.

Management

Mit dem Begriff Management kann ein Gremium oder Tätigkeiten von Personen gemeint sein.

Im Qualitätsmanagementsystem bezieht sich Management auf gezielte Aktivitäten:

1. Es wird geplant, wie eine Organisation ihre Ziele erreichen möchte.
2. Die Umsetzung wird mehr oder weniger intensiv begleitet.
3. Es wird hinterfragt, ob die Umsetzung den Vorstellungen entspricht.
4. Es wird überlegt, ob die Ziele noch passen und was zu verbessern ist.

Nach dem 4. Schritt springt man wieder zu Schritt 1, und das Ganze beginnt von vorn. Dieser Managementkreislauf wird auch als PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) bezeichnet.

Richtet sich der Fokus dieser Managementaktivitäten auf die Qualität, dann macht man Qualitätsmanagement.

Qualitätsmanagement umfasst alle bewussten Aktivitäten, um die Qualität von Produkten, Dienstleistungen und organisatorischen Abläufen immer wieder zu verbessern.

Das klingt einfach, wäre das nicht dieses Wörtchen „System“.

System

In der Planung kann man nicht alle Eventualitäten vorhersehen. Es gibt immer wieder interne und externe Einflüsse, die dazu führen, dass Manager:innen mit Schadensbegrenzung ausgelastet sind.

Drei Beispiele für interne Einflüsse:

• Mitarbeiter:innen kündigen (innerlich).
• Maschinen, Anlagen oder Werkzeuge funktionieren nicht.
• Es fehlt Geld für sinnvolle Investitionen (Schulung, Ausbau, Modernisierung …).

Drei Beispiele für externe Einflüsse:

• Politische Entscheidungen (Gesetze, Zölle, Krieg …).
• Wettbewerb und Preisentwicklungen.
• Folgen des Klimawandels (Hochwasser, Hitze, Pandemie …).

Und selbst ohne diese internen und externen Einflüsse kann es herausfordernd sein, die Managementaufgaben zu bewältigen. In einer Organisation haben wir es mit Menschen zu tun, die (zum Glück) alle ein bisschen anders sind. Diese Individuen auf die zu erreichenden Ziele einer Organisation einzuschwören, ist offensichtlich schwierig. Nicht umsonst gibt es bei Amazon.de mehr als 60.000 deutschsprachige Bücher zum Thema „Management“:

• Wie führt man Mitarbeiter?
• Wie erziehe ich meinen Chef?
• Wie komme ich mit mir selbst zurecht?

Das Management ist also mit verschiedenen Systemen konfrontiert: Weltbewegung, politische Systeme, Wettersystem, soziale Systeme (Gesellschaft, Gruppen, Teams …) und Individuen.

Systeme haben die unangenehme Eigenschaft, nicht sicher vorhersagbar zu sein. Organisationen managen auf der Basis von Erfahrungen und Wahrscheinlichkeiten, um durch diese Unsicherheiten zu navigieren. Diese Komplexität wird durch den Begriff „System“ ausgedrückt.

Qualitätsmanagementsystem

„Qualitätsmanagementsystem machen“ umfasst alle Versuche einer Organisation, trotz aller Unsicherheiten, durch bewusste Aktivitäten die Qualitätsanforderungen der Kunden zu erfüllen und gleichzeitig die internen Qualitätsziele zu erreichen.

Jetzt stell Dir vor, da kommt jemand und sagt: „Zeigen Sie mir mal Ihr Qualitätsmanagementsystem.“ Ist es das nicht lächerlich, wenn wir dieser Person ein sogenanntes „QM-Handbuch“ in die Hand drücken und diese auch noch damit happy ist?

Auch die Aussage: „Unser QM-System liegt auf Laufwerk F:\QM“ erscheint mit Blick auf die bisherige Erklärung wie ein schlechter Witz.

Das eigentliche QM-System umfasst Zielvorgaben zur Qualität, Prioritäten und Entscheidungen von Führungskräften, Planungsaktivitäten, Datenerfassung, Analysetätigkeiten, Ableitung von Verbesserungspotenzialen und die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen.

Aber woher kommt der Gedanke, dass man das QM-System beschreiben müsse? Dazu müssen wir einen Blick auf die Zertifizierung von Unternehmen nach ISO 9001 werfen.

ISO 9001, Zertifizierung und Missverständnisse

Früher haben Kunden ihre Lieferanten besucht, um sich ein Bild von deren Qualität zu machen. Das war aufwendig und somit scheinbar zu teuer.

Daher entstand die Idee, typische Mindestanforderungen von Kunden zusammenzufassen. So entstand ein Büchlein mit dem klangvollen Namen „DIN EN ISO 9001 – Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme“.

Die ISO ist eine unabhängige, nicht staatliche internationale Organisation, die Normen entwickelt und veröffentlicht. Diese Normen sollen das wirtschaftliche Miteinander vereinfachen.

Seit der ersten Veröffentlichung im Jahr 1987 fordern viele Kunden von ihren Lieferanten, dass sie nachweislich die Anforderungen der ISO 9001 umsetzen. Geboren war die „Zertifizierung“, eine Prüfung durch unabhängige „Auditoren“. Es gab wohl die Hoffnung seitens der Kunden, dass zertifizierte Lieferanten ohne Bedenken beauftragt werden können.

Jetzt versetze Dich in die Lage eines Lieferanten, dessen Hauptkunden ein ISO 9001 Zertifikat fordert. Würdest Du nicht auch jemanden suchen, der Dir sagt, wie man so ein Zertifikat erhält? Geboren war die „QM-Beratung“.

Zu viele Berater:innen haben irrwitzige Dinge gemacht, die ohne Nutzen waren, jedoch zum Erhalt eines Zertifikats geführt haben. Es wurden und werden weiterhin QM-Handbücher erstellt und gepflegt, die in der gelebten Praxis keinen Einfluss haben und keinen Mehrwert für die Organisation liefern. Zu allem Überfluss werden Dokumente oder Nachweise von Zertifizierungsauditor:innen eingefordert, welche sich nicht zwingend aus den Anforderungen der ISO 9001 ableiten lassen.

Mit der Zeit haben sich Parallelwelten gebildet. Auf der einen Seite die reale Arbeitswelt und auf der anderen Seite ein Dokumentationssystem, welches scheinbar für die ISO benötigt wird.

Leider haben sich alle Beteiligten (Kunden, Lieferanten, Auditoren, Berater, Schulungsanbieter) damit abgefunden, dass eine ISO 9001 Zertifizierung offensichtlich Geld kostet und man dafür ein Dokumentationssystem aufrechterhalten muss.

Das ist schade und unnötig.

Qualitätsmanagementsystem neu denken

Vielen Geschäftsführer:innen, Führungskräften, QM-Beauftragten und sogar Auditor:innen ist nicht bewusst, welche Freiheitsgrade, Spielräume und Möglichkeiten die Anforderungen der ISO 9001 zulassen.

Wenn ich beispielsweise in meinen Projekten oder Schulungen darauf aufmerksam mache, dass die ISO 9001 keinen Schulungsplan und keinen Bericht zur Managementbewertung fordert, ist die Standardreaktion: „Aber die Auditorin fragt immer danach (und besteht darauf).“

Es ist nicht falsch, einen Schulungsplan zu erstellen oder einen Bericht zur Managementbewertung zu schreiben. Jedoch sollten der Schulungsplan oder der Bericht dann auch einen Mehrwert für die Organisation liefern. Ist das nicht der Fall, dann gibt es zahlreiche Alternativen, um Schulungen zu planen oder die Wirksamkeit eines QM-Systems zu bewerten.

Allein zur Bewertung der Wirksamkeit eines QM-Systems habe ich in meinem letzten Buch „Impulse für Ihre Managementbewertung: QM-System nach ISO 9001 sinnvoll bewerten“ unterschiedlichste Varianten mit deren jeweiligen Vor- und Nachteilen vorgestellt.

In meinem Online-Videotraining „Ausbildung zum/zur QM-Beauftragten ISO 9001“ lege ich besonderen Wert darauf, zu allen Anforderungen der ISO 9001 unterschiedliche Lösungsansätze vorzustellen, sodass Teilnehmer:innen mehr als nur ein QMB-Zertifikat erhalten.

Organisationen, welche die Anforderungen der ISO 9001 verstanden haben, werden feststellen, dass sie die meisten Anforderungen bereits mehr oder weniger gut umsetzen. Mit dieser Erkenntnis können sie sukzessive die weniger guten Umsetzungen verbessern und ein QM-System aufbauen, welches nicht zu einem Paralleluniversum mutiert.

Wenn Du als Geschäftsführer:in oder QMB dabei Unterstützung wünschst, komm gerne auf mich zu.

Kontakt

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Joseph Beratung

Im hörenswerten Podcast > Mehr „Ach so!“ als ISO < von Susanne Petersen werde ich zu diesem Thema interviewt.

Wir reden über Systeme, Elemente, Wechselwirkungen, Komplexität, PDCA und ISO 9001. Damit wir nicht in die Theorie abdriften, erklären wir die Zusammenhänge immer wieder an praktischen Beispielen.

Susanne ist es hervorragend gelungen, den roten Faden zu wahren .

Neugierig geworden? Hör doch einfach mal rein:

Bequemer Podcast hören

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Die folgenden Podcasts geben Dir Impulse zum Qualitätsmanagement:

• Mehr „Ach so!“ als ISO von Susanne Petersen
• QM-Podcast von Stephan Joseph
• Q-Enthusiast vom leider verstorbenen Florian Frankl

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Joseph Beratung

Gleichzeitig fordern weiterhin Kunden verschiedener Branchen von ihren Lieferanten eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder ein entsprechendes Branchenzertifikat (IATF 16949, ISO 13485, IFS, …).

Da stellt sich die Frage nach dem realen Nutzen eines ISO 9001 Zertifikats.

Nutzen? Nutzen für wen? Für die zertifizierten Unternehmen oder deren Kunden?

Um die Frage beantworten zu können, muss man verstehen

1. was ein Qualitätsmanagementsystem ist,
2. welche Anforderungen die ISO 9001 formuliert,
3. was Unternehmen tun, um sich zertifizieren zu lassen und
4. wie letztlich ein Zertifizierungsaudit abläuft.

In diesem Artikel werde ich diese Punkte kurz erläutern, bevor die ich die Frage zum Nutzen beantworte.

Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?

In Unternehmen interagieren mehrere Personen, um gemeinsam Ziele zu erreichen. Hierbei stoßen unterschiedliche Charaktere mit verschiedenen Interessen aufeinander. Der Begriff „System“ weist darauf hin, dass dieses Miteinander komplex ist.

Durch Managementaktivitäten versuchen Unternehmen die Komplexität zu beherrschen. Hierzu gehören unter anderem das planen, durchführen, analysieren und verbessern von Arbeitsabläufen.

Orientieren sich die Managementaktivitäten an den Qualitätsanforderungen von Kunden, dann spricht man von einem Qualitätsmanagementsystem (QMS oder QM-System).

Alle Unternehmen, die ihre Kunden zufriedenstellen wollen, verfügen demnach über ein mehr oder weniger wirksames QM-System.

Was fordert die ISO 9001?

Bereits in Ende der 1980er Jahre hat sich ein Gremium (technisches Komitee) der Aufgabe gewidmet, Mindestanforderungen für ein wirksames Qualitätsmanagementsystem zu definieren. Resultat ist die ISO 9001, die erstmal 1987 veröffentlich wurde und seither regelmäßig aktualisiert wird.

Zu diesen Mindestanforderungen gehören Themen aus unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens. Hier ein paar verkürzt dargestellte Anforderungen aus der ISO 9001:

• Mitarbeitende müssen für ihre Aufgaben kompetent sein.
• Bevor Unternehmen einen Auftrag annehmen, müssen sie sicherstellen, dass die Kundenwünsche richtig verstanden wurden. Zudem muss die Machbarkeit geprüft werden.
• Wo gemessen wird, müssen angemessene Mess- und Prüfmittel eingesetzt werden.
• Wenn Fehler passiert sind, muss man versuchen ein erneutes Auftreten zu verhindern.
• …

Leider ist der Normtext nicht einfach zu lesen. Wenn man die Norm jedoch richtig interpretiert, findet man sehr sinnvolle Themen, um die sich gute Unternehmen gewissenhaft kümmern sollten.

An keiner einzigen Stelle der ISO 9001 ist definiert, WIE eine Normanforderungen umzusetzen ist.

Wie erlangen Unternehmen ein Zertifikat?

Im Idealfall hinterfragen sich Unternehmen selbstkritisch, wie gut sie die Anforderungen der ISO 9001 bereits erfüllen. Stellen sie hierbei Verbesserungsmöglichkeiten fest, so sollten sie diese ergreifen. Ist ein Unternehmen zu allen Themen gut aufgestellt, steht einer erfolgreichen Zertifizierung nichts im Wege.

Leider sieht die Realität oftmals anders aus.

Unternehmen beauftragen Einzelpersonen (QM-Beauftragte oder QMBs) mit dem Zertifizierungsprojekt. Je nach Kenntnisstand der QM-Beauftragten werden zusätzlich QM-Berater*innen zur Unterstützung beauftragt. Gemeinsam wird (teilweise schriftlich) festgelegt, wie die Anforderungen der ISO 9001 im Unternehmen umgesetzt werden sollen.

Im schlimmsten Fall erstellt das Team aus QMB und Berater*in eine QM-Dokumentation, die zwar alle Anforderungen der ISO 9001 berücksichtigt, jedoch keinen wirklichen Bezug zum Unternehmen hat (Musterhandbuch). Etwas besser wird das Ergebnis, wenn Führungskräfte und Mitarbeitende beim der Festlegung eingebunden werden.

Ein schlechtes QM-System erkennen Sie an den folgenden Kriterien:

• Nur QM oder Berater*in können das QM-System erklären.
• Die Struktur der Dokumentation orientiert sich an den Normkapiteln und nicht and der Aufbau- oder Prozessorganisation des Unternehmens.
• Dokumente können nur vom QM oder Berater*in geändert werden.
• Führungskräfte kennen nicht ihre Führungsaufgaben im QM-Kontext. Sie ärgern sich lediglich darüber, dass die einmal im Jahr (kurz vor dem Audit) ihre Dokumente auf Aktualität überprüfen sollen.
• Führungskräfte und Mitarbeitende machen Dinge bzw. dokumentieren etwas wegen der ISO 9001 bzw. für die Zertifizierungsauditor*innen.

Wie laufen Zertifizierungsaudits ab?

Gute Zertifizierungsauditor*innen versuchen die Unternehmen zu verstehen. Hierbei bewerten sie für sich, welche Aktivitäten und Nachweise bedeutend sind. Die Erkenntnisse werden den Anforderungen der ISO 9001 gegenübergestellt, um Konformität zu finden. Es entsteht ein offener Dialog zwischen Auditor*in und verschiedenen Mitarbeitenden des Unternehmens.

Nicht so gute Zertifizierungsauditor*innen gehen checklistenartig die Normanforderungen durch und lassen sich alles schirftlich darlegen. Leider auch zu Anforderungen, zu denen die ISO 9001 keine Dokumentation fordert. Es wird viel mitgeschrieben, aber nur wenig zugehört.

Ganz schlechte Zertifizierungsauditor*innen hängen sich z.B. an einem Aushang der Qualitätspolitik auf, zu dem im Intranet eine neuere Version vorliegt. Diese Auditor*innen haben kein Gespür für die Auswirkung auf die Qualität zum Kunden. Die Aktualität einer Zeichnung in der Produktion hat i.d.R. eine viel höhere Bedeutung als eine Information am schwarzen Brett.

Unabhängig von der Qualität der Zertifizierungsauditor*innen werden im Audit Verbesserungspotenziale (Hinweise) oder Abweichungen von Normanforderungen identifiziert. Bei den Abweichungen wird unterschieden, wie groß die Auswirkung auf die Erfüllung von Kundenanforderungen sind. Nebenabweichungen müssen bis zum nächsten Audit geschlossen sein und bei Hauptabweichungen müssen Unternehmen innerhalb von 3 Monaten nachweisen, wie diese behoben wurden.

Das ISO 9001 Zertifikat wird so oder so erlangt (was eventuell auch daran liegt, dass konkurrierende Zertifizierungsgesellschaften und Auditor*innen damit ihr Geld verdienen).

Was bringt ein ISO 9001 Zertifikat?

Wenn ein Unternehmen ISO 9001 zertifiziert ist, dann sagt das leider sehr wenig über Fähigkeit aus, Kundeanforderungen zu erfüllen.

Agierende Unternehmen, die eh gut aufgestellt sind und ihre Arbeitsabläufe immer schon kritisch hinterfragt haben, werden mit höherer Wahrscheinlichkeit die QM-System-Einführung als Chance begreifen noch genauer hinzusehen und noch besser zu werden. In den jährlichen Audits werden diese Fortschritte mit Stolz präsentiert.

Reagierende Unternehmen, die von Kundenanforderungen genervt sind, werden mit hoher Wahrscheinlichkeit ein Zertifikat erhalten, jedoch wenig in ihrer Organisation verändern. Die jährlichen Audits werden zur Qual, da im Vorfeld panisch Dokumente aktualisiert werden und die Arbeitsbereiche aufgeräumt werden müssen.

Viele Unternehmen bewegen sich zwischen diesen Extremen von agierender und reagierender Organisation. Es ist zu jedoch befürchten, dass von den ca. 60.500 in Deutschland erteilten Zertifikaten die meisten aus einem gewissen Zwang heraus entstanden sind (Eintrittskarte, Marktzugang , Branchenanforderung, Kundendruck).

Anhand eines ISO 9001 Zertifikats lässt sich leider nicht erkennen, ob viel Show für Auditoren betrieben wurde oder ob ein gutes QM-System gelebt wird. Bei der Suche nach Lieferanten sollten Sie sich daher nicht auf Zertifikate verlassen.

Unternehmen, die ein Zertifikat benötigen (oder auch schon eins haben), sind gut beraten das Zertifizierungsprojekt (und die fortlaufende Pflege) als Chance zur Selbstreflexion und Verbesserung zu betrachten. Ansonsten betreiben Sie ggf. viel Blindleistung für den Erhalt einer Eintrittskarte in den Markt. Letzten Endes entscheidet wahrscheinlich die vom Kunden wahrgenommene Qualität und nicht das ISO 9001 Zertifikat über den Erfolg Ihres Unternehmens.

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Joseph Beratung

Kommt Ihnen das vertraut vor?

Ich kannte das von meinen eigenen Schulungsunterlagen. Obwohl ich diese alleine verwaltet habe, stellten mich meine File-Server Strukturen mit wachsender Menge an Dateien immer häufiger vor frustrierende Suchaufgaben.

Jetzt nutze ich SharePoint

Seit der Version 2010 ist der SharePoint, trotz typischer Microsoft-Krankheiten, ein hilfreiches Werkzeug. Im Kontext von Qualitätsmanagementsystemen drängt sich der Einsatz von SharePoint förmlich auf. QM-Beauftragte wünschen sich ein Werkzeug, um Informationen nachvollziehbar zu verteilen und die Möglichkeit zur Kollaboration, der interaktiven Zusammenarbeit innerhalb digitaler Plattformen.

Bei vielen meiner Kunden wurde der SharePoint als QM-Handbuchersatz eingeführt, wird jedoch inzwischen für völlig andere Zwecke eingesetzt. Einige nutzen das Wiki zur Wissensdokumentation, andere pflegen und verfolgen in SharePoint-Listen ihre Wartungen und wieder andere Kunden nutzen Foren oder Chats zur internen Kommunikation.

Auch ich verwalte meine Schulungsunterlagen inzwischen im SharePoint.

Die Möglichkeiten des SharePoints übersteigen die Ideen eines IMS (integrierten Managementsystems) bei weitem. Der SharePoint als Intranet (interne Kommunikations- und Arbeitsplattform) bietet zahlreiche Einsatzmöglichkeiten.

Um einen ersten Eindruck zu gewinnen, zeige ich in einem kurzen Video, wie Sie in wenigen Minuten aus einer leeren SharePoint Teamsite den Grundstein für ein System zur Verwaltung dokumentierter Informationen legen.

Diese Video demonstriert einige Basisfunktionen. Gleichzeitig kratzt es nur an der Oberfläche der Möglichkeiten. Dennoch erhalten Sie einen Eindruck von der Funktionsweise und den Vorzügen gegenüber den altbekannten File-Servern.

Wenn Sie Ihr QM-System (oder IMS) diesbezüglich optimieren möchten, freue ich mich auf Ihre Anfrage:

Schreiben Sie mir eine Mail oder rufen Sie an: mail@joseph-beratung.de oder Tel. 0172 – 2582072

Dank Zoom oder MS-Teams kann ich Sie auch online beraten und aktiv unterstützen.

Der Beitrag Dokumente im SharePoint effektiv verwalten wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Ich gebe zu, dass so manches Zertifizierungsaudit nerven kann. Das Zertifizierungsaudit findet jedoch nur einmal jährlich statt. Ihr QM-System sollte jedoch über das ganz Jahr hinweg gelebt werden.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen (und nicht nur für die Zertifizierung), reflektieren Sie die Wirksamkeit Ihrer Regeln. Das kann in geplanten Abständen erfolgen (interne Audits, Managementbewertung, …) und ereignisorientiert ausgelöst werden (Reklamationen, externe Audits, …). Ein Indiz für ein NICHT gelebtes QM-System ist, wenn die z.B. Managementbewertung nur jährlich und zufälligerweise einen Monat vor dem nächsten Zertifizierungsaudit erfolgt. Intern erkennen Sie Scheinsysteme an der Hektik vor Zertifizierungsaudits, wenn zu offenen Maßnahmen irgendetwas noch schnell gemacht werden muss.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen (und nicht nur für die Zertifizierung), enthält der Maßnahmenplan nur Aktivitäten, für die Sie sich aus gutem Grund entschlossen haben. Ändern sich die Prioritäten, ändern Sie Ihre Maßnahmen. Jede Maßnahme, der Sie hinterherlaufen müssen, scheint aktuell keine Priorität zu genießen.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen (und nicht nur für die Zertifizierung), wissen Ihre Mitarbeitenden und insbesondere Ihre Führungskräfte, wie sie zur Erreichung der Organisationsziele beitragen können. Während eines Audits könnten Sie mit Stolz die Wirkung ihrer Arbeit erläutern.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen (und nicht nur für die Zertifizierung), dann machen Sie nichts für die ISO, sondern alle Aktivitäten orientieren sich an den Zielen der Organisation und im Idealfall im Sinne der Kundenzufriedenheit.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen (und nicht nur für die Zertifizierung), dann haben Sie ein Dokumentationssystem entwickelt, in dem alle Mitarbeitende benötige Informationen schnell und aktuell finden.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen (und nicht nur für die Zertifizierung), dann ist ein Zertifizierungsaudit eventuell noch lästig, jedoch keine Herausforderung.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen wollen …

… dann fangen Sie direkt damit an. Gerne zeige ich Ihnen was es in der täglichen Praxis bedeutet.

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Joseph Beratung

Initialzündung für diesen Podcast Beitrag war ein freundlicher Leserbrief von Herrn Schillinger aus Österreich.

Haben auch Sie Wünsche oder Ideen für künftige Podcast-Beiträge? Dann schreiben Sie eine Mail (podcast@joseph-beratung.de) oder nutzen Sie die Kommentierungsfunktionen in den sozialen Netzen.

ISO 9001:2015 Beratung

Falls Sie Unterstützung zur ISO 9001 benötigen, können Sie gerne auf meine Beratungsdienstleistungen zurückgreifen. Falls Sie in meinem Einzugsgebiet sind (ca. 100 km rund um Köln), dann berate ich Sie gerne vor Ort. Alternativ kann ich Ihnen auch gerne mein Unterstützung über Zoom anbieten. Vereinbaren Sie einfach einen Termin.

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Joseph Beratung