Podcast Episode 94 – Mehr als nur Sicherheitsunterweisungen

Charlotte Rothert ist Mitgründerin von doinstruct, einer innovativen Lösung für Unterweisungen und einiges darüber hinaus.

Wir sprechen über die Herausforderungen der Mitarbeiterqualifizierung und darüber, wie der Einsatz von KI helfen kann. Charlotte schildert, wie ihre Software entstanden ist und was für die Zukunft erwartet werden darf.

Dich erwarten interessante Geschichten rund um die Themen Kompetenz und Wissen der Organisation.

Viel Spaß beim Hören:

Diese Episode ist auch als Video verfügbar. Also viel Spaß beim Schauen:

Informationen über doinstruct

Website: www.doinstruct.de

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 Charlotte Rothert   Stephan Joseph

Lust auf interaktive Präsenzseminare und Workshops?

Im Kontext von Qualitätsmanagementthemen, Führungskräfteentwicklung und Digitalisierung kannst Du mich im Raum NRW für Präsenzseminare und Workshops als In-House-Schulung buchen. Einige Themen können auch gut über MS-Teams oder hybrid vermittelt werden. Nimm Kontakt zu mir auf und wir klären, ob ich Dir helfen kann.

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Joseph Beratung

Anforderung der ISO 9001 einfach erklärt

In der Revision der ISO 9001 von 1994 gab es das Normelement „Schulung“.
Mit der Revision 2000 wurde daraus das Kapitel „Qualifikation“.
Seit der leichten Überarbeitung 2008 lautete die Überschrift „Kompetenz, Schulung und Bewusstsein“, was seit 2015 auf das eine Wort „Kompetenz“ reduziert wurde.

Drei Begriffe mit unterschiedlicher Bedeutung. Interessanterweise sind die Anforderungen der ISO 9001 unter diesen Überschriften weitgehend unverändert geblieben. Die letzte wesentliche Ergänzung gab es im Jahr 2000: Die Bewertung der Wirksamkeit von Qualifizierungsmaßnahmen wurde ergänzt. Eine Anmerkung aus der letzten Normrevision von 2015 zeigt, welche Maßnahmen zur Kompetenzsicherung geeignet sein können.

Was nicht gefordert wird, sind dokumentierte Informationen mit den Bezeichnungen Schulungsplan, Qualifikationsmatrix oder Wirksamkeitsbewertungsformular. Das ist logisch, da die ISO 9001 keinerlei Methoden vorgibt.

Was fordert die Norm im Kapitel 7.2 „Kompetenz“?

1) Kompetenz bestimmen

Wir müssen für Mitarbeiter:innen (oder Fremdpersonal, das in unserem Namen aktiv ist) die erforderliche Kompetenz bestimmen.

Anders ausgedrückt: Jemand sollte wissen, wer was können muss.

2) Kompetenz sicherstellen

Wenn wir wissen, was jemand können muss, sind wir gut beraten, sicherzustellen, dass diese Personen auf Grundlage angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind.

3) Kompetenzdefizite erkennen und handeln

Stellen wir fest, dass Personen trotz angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung nicht kompetent sind, müssen wir Maßnahmen ergreifen, damit sie die benötigte Kompetenz erwerben.

4) Wirksamkeit bewerten

Geeignete Maßnahmen können laut der Anmerkung im Normtext sein: Schulung, Mentoring oder Versetzung bestehender Mitarbeitender sowie die Einstellung oder Beauftragung kompetenter Personen. Maßnahmen können aber auch sein: lies ein Buch, schaue YouTube-Videos und vieles mehr.

Nach deren Umsetzung geeigneter Maßnahmen sollten wir uns davon überzeugen, dass die ergriffenen Maßnahmen tatsächlich zur gewünschten Kompetenz geführt haben.

WICHTIG: Bis hierhin fordert die ISO 9001 keine dokumentierten Informationen. Natürlich kann es sinnvoll und hilfreich sein, Schulungsbedarfe schriftlich zu ermitteln oder Qualifizierungsmaßnahmen intern zu planen. Auch die Budgetermittlung für externe Schulungen kann dabei eine Rolle spielen.

Jedoch ist zum Beispiel eine Wirksamkeitsbewertung durch Beobachtung, ganz ohne Dokumentation, normkonform.

 Alles, was hilft, ist gut – alles andere kann weg, auch wenn viele Auditor:innen immer wieder nach typischen Standarddokumenten fragen.

5) Erforderliche Dokumentation zur Kompetenz

Die Norm verlangt lediglich, angemessene Nachweise der Kompetenz aufzubewahren. Was unter „angemessen“ zu verstehen ist, hängt von Nachweispflichten (Gesetzgeber, Kunden, ggf. Branchenstandards) und den eigenen Vorgaben ab.

Fazit

Die Normanforderungen sind plausibel und eigentlich selbstverständlich. Dennoch trifft man in Organisationen regelmäßig auf Büroangestellte, die Office-Programme oder andere Software nur rudimentär bedienen können. Hier gibt es Potenzial zur Zeit- und Kostenersparnis.

Aber auch in Fertigungsbereichen wird oftmals nur das Nötigste unterwiesen. Selten gibt es ein erkennbares Interesse, die Neugier der Mitarbeitenden zu wecken und neue Möglichkeiten zu entdecken – dabei steckt auch hier vermutlich gewaltiges Potenzial.

In der Normanforderung 7.2 „Kompetenz“ erkenne ich grundlegende, sinnvolle Anforderungen. Wenn ihr eure Mitarbeiter anmessen qualifiziert, ihr aber vor Zertifizierungsaudits zusätzlich Dokumentationen zur Kompetenz „geradeziehen“ müsst, ist eure aktuelle Methode offensichtlich unpassend.

Lust auf Normkompetenz?

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Joseph Beratung

Unter anderem geht es um das Konzept von Kurzschulungen, welches ich seit einigen Jahren erfolgreich in Unternehmen umsetze und ab September 2019 erstmals als offenes Schulungskonzept über die VPA in Remscheid anbiete (www.vpa-akademie.de).

Viel Spaß beim Hören

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Joseph Beratung

Katrin Wirz ist Produktmanagerin und gibt uns Einblicke in aktuelle Seminartrends und erzählt, wie u.a. die Qualitätssicherung der Trainer*innen erfolgt.

Viel Spaß beim hören.

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Joseph Beratung

Müssen alle Schulungen dokumentiert und nachweislich bewertet werden?

… na, unsicher geworden?

Dann wünsche ich viel Spaß bei diesem Podcast zum Thema Kompetenz. Hier wird konkret auf die Anforderungen der ISO 9001:2015 eingegangen.

Willst Du Deine Kompetenz ausbauen?

Mit den Videotrainings der Lev-Akademie.de kannst Du unabhängig von Ort und Zeit Dein Wissen zum Qualitätsmanagement aufbauen oder auffrischen.

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Joseph Beratung

Ergänzt werden solche Aussagen mit: „Das haben wir alles schon mal versucht.“ Oftmals liegen solche ‚Versuche‘ bereits viele Jahre in der Vergangenheit. Fragt man weiter nach der verwendeten Methodik bei dem ‚Versuch‘, den Mitarbeitern Ideen zu entlocken, stößt man häufig ins Nirvana.

In vielen Unternehmen sagen Vorgesetzte, was zu tun ist und Mitarbeiter führen aus. Anschließen gibt es Tadel (seltener Lob), wenn etwas anders ausgeführt wurde, als es sich der Vorgesetzte gedacht hat. Mitarbeiter erscheint dieses Zusammenspiel normal und selbstverständlich.

Plötzlich trommelt der Vorgesetzte seine Mitarbeiter zu einem Workshop zusammen und fragt nach Vorschlägen zur Verbesserung. Hierzu werden selten vorab Informationen zum Ziel der Veranstaltung verteilt. Der Workshop selbst läuft oft planlos ab. Resultat: Die Mitarbeiter verhalten sich vorsichtig und sagen besser nichts. Nur die typischen und bekannten Rädelsführer geben ihre allseits bekannten Aussagen von sich.

Die Erkenntnis des Vorgesetzten: „Ich habe es gleich gewusst! So etwas kann man mit unseren Mitarbeitern nicht machen.“ … Schade, denn das liegt weniger an den Mitarbeitern, sondern mehr an gemachten Erfahrungen mit Vorschlägen oder früheren Workshops.

Durch meine Erfahrung als Moderator von In-House Workshops habe ich gelernt, dass es ein wenig Zeit und passender Methodik bedarf, um das Eis zu brechen und alle Mitarbeiter zum Mitmachen zu bewegen.

Wenn Du keine Zeit hast, nimm Dir am Anfang besonders viel davon.
[Ruth Cohn]

Hier ein paar grundlegende Fehler, die bei Workshops gemacht werden:

• Ziele des Workshops sind unklar.
• Mitarbeiter werden adhoc aus der Arbeit gerissen.
• Workshops werden ohne Ablaufplan durchgeführt.
• Moderationsmethoden kommen nicht zum Einsatz.
• Grundlegende Hilfsmittel fehlen (Flipchart, Moderationskarten/-wand).
• Es fehlt oftmals an Moderationskompetenz.
• Arbeitsergebnisse werden nicht dokumentiert.
• Arbeitsergebnisse werden nicht kommuniziert.
• Arbeitsergebnisse werden nicht umgesetzt.

Insbesondere der letzte Punkt führt dazu, dass Mitarbeiter lernen, dass Workshops nichts bringen. Warum sollten sie sich in künftigen Workshops einbringen?

Sind demnach ohne Workshops alle glücklich?

Nein! Vorgesetzte wünschen sich in der Regel Mitarbeiter, die über den Tellerrand schauen und sich kreativ einbringen. Auch Mitarbeiter wünschen sich, dass Sie gehört werden und mitgestalten dürfen.

Daher empfehle ich im ersten Schritt, die Kommunikations- und Moderationskompetenz in den Führungsebenen durch In-House Schulungen zu verbessern. Im zweiten Schritt sollten Mitarbeiter erfahren, dass ihre Meinung und Erfahrung wirklich erwünscht sind. Hierzu gehört insbesondere die Umsetzung von beschlossenen Maßnahmen aus Workshops. Insgesamt werden alle Beteiligten von einer guten Workshopkultur profitieren.

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Joseph Beratung

Wie die Suche oft beginnt

Zum Suchwort „Management“ liefert Amazon 84.315 Bücher, davon 1.633 Neuheiten.
Setzt man den Filter auf „Business & Karriere – Management“ verbleiben immerhin noch 33.592 Bücher.

Bereits an zweiter Stelle finden wir den Titel „Management für Dummies – Mitarbeiter, Teams und Unternehmen gekonnt führen“, was sich anscheinend auf 366 Seiten erlernen lässt. Welcher Manager fühlt sich bei diesem Titel nicht gleich angesprochen? Spaß bei Seite und nichts gegen Bücher der „Dummy“-Reihe.

In vielen Büchern und Schulungen werden zwei Dinge versucht:

1. Es werden Werkzeuge zur Unternehmenslenkung an die Hand gegeben.
2. Der Umgang mit Menschen wird gelehrt.

Grundsätzlich sind alle Themen interessant, jedoch liegt das Problem bei beiden Themen im Detail, was ich hier kurz umreißen möchte.

Was es zu finden gibt

Der Gedanke ist verlockend. Ich muss lediglich eine Methode (gegebenenfalls bestehend aus der Kombination mehrere Untermethoden) erlernen, damit meine Mitarbeiter „funktionieren“ und das Unternehmen erfolgreich wird. Vielleicht hat es der Autor eines Buches genau mit seiner Methode geschafft, ein Unternehmen zu retten oder er hat sogar die Marktführerschaft erreicht. Als Leser sollte man jedoch stets bedenken, dass der Erfolg von Methoden von der Unternehmensgröße, der Organisationsart, der Branche oder anderen Faktoren stark abhängen kann. Zudem sollte man bedenken, dass diese Erfolge der Guru-Autoren oft in der Vergangenheit liegen und sich die Rahmenbedingungen rasant verändern.

Ich bin der Meinung, dass in Büchern viele gute Ideen stecken und jeder Manager für sich hinterfragen sollte, welche Chancen in der Umsetzung liegen (und natürlich auch die Risiken). Allerdings warne ich vor der Verlockung der Einfachheit. Zum Beispiel werden bei Büchern zu MbO (Management by Objectives – Führen mit Zielen) viele Negativauswirkungen von Zielvorgaben gerne ausgeblendet.

Unternehmen in offenen Märkten sind und bleiben komplex!

Im Idealfall beherrschen Manager ein breites Repertoire an Methoden und haben den Mut auch mal Neues vorsichtig auszuprobieren. Hierzu ist sind ein entsprechendes Umfeld (offenen Unternehmenskultur) und zeitliche Freiräume erforderlich, was in vielen Unternehmen leider nicht gegeben ist.

Wo es kritisch werden kann

Der Versuch der Selbstreflektion von Ursache und Wirkung in der Interaktion mit Menschen ist ebenfalls ein komplexes Themengebiet. Auch hier versuchen Autoren vereinfachte Handlungsweisen anzubieten. Leider erfolgt dies zu oft nach dem Motto „Verhalte Dich nach Rezept XY, dann werden Dir Deine Mitarbeiter alle Deine Träume erfüllen“.

Wenn das Miteinander von Menschen so einfach wäre, würde nicht jede dritte Ehe in Deutschland vor dem Scheidungsrichter enden. Dabei müssen bei einer Ehe „nur“ zwei Menschen (plus Kinder und Verwandte) miteinander auskommen. In Unternehmen haben wir es in der Regel mit mehreren Menschen zu tun, die nicht durch die Liebe zueinander gefunden haben.

Sehr oft ärgern mich Bücher zum Thema Motivation, da oft davon ausgegangen wird, dass Mitarbeiter ihre Arbeit grundsätzlich ungern ausüben. Meiner Erfahrung nach scheitern die meisten Versuche der aktiven Motivierung, da die Mitarbeiter jegliche Versuche der Manipulation bewusst oder unbewusst durchschauen und dagegen arbeiten. Ein Gedanke der mir persönlich gefällt lautet übrigens: „Ein Manager hat u.a. die Aufgabe Demotivatoren zu ermitteln und zu beseitigen“ (Danke an Herrn Reinhard K. Sprenger für sein Werk „Mythos Motivation“).

Fazit zur Suche nach dem Einfachen

Kein Autor (Ex-Erfolgsmanager, Blogger, Kolumnist, …) hat die Weisheit mit Löffeln gefressen. Was in einem amerikanisch geführten Konzern genial funktioniert hat, könnte bei einem deutschen Mittelständler zu Misserfolg führen. Allerdings kann es kaum schaden, den Horizont durch Bücher (auch mit Erfolgsstories aus den USA), Seminare und die Teilnahme ab Veranstaltungen zum Erfahrungsaustausch zu erweitern.

Viel zu lesen kann viele wertvolle Impulse liefern. Ich möchte lediglich dafür sensibilisieren, nicht die eierlegende Wollmilchsau in einer aktuell angepriesenen Managementmethode (Six-Sigma, TPS, Kaizen, MbO, Lean-Management, …) oder einem verführerisch einfachen Konzept zu suchen.

Sollten Sie dennoch fündig werden, dann mailen Sie mir .

Anmerkung: Dieser Artikel ist in der Ausgabe November 2012 der Industrial Quality erschienen.

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Joseph Beratung

Bei vielen Kunden habe ich im Rahmen der Beratung festgestellt, dass das Thema der zielgerichteten Personalentwicklung vollkommen fremd ist. Oftmals ist es der QMB, der das Thema „Qualifikation der Mitarbeiter“ im Unternehmen aufrecht erhält (zumindest so weit, dass der Auditor im Zertifizierungsaudit einen Haken hinter die entsprechende Normanforderung setzen kann).

Qualifikation ist nicht zwangsläufig gekoppelt an teure externe Schulungen. Die ISO 9001 (und auch andere Normen) fordert lediglich, dass sichergestellt wird, dass ein Mitarbeiter die ihm zugedachte Aufgabe hinreichend gut ausführen kann. Das Unternehmen muss darstellen, wie dieses Ziel erreicht wird. Neben externen Schulungen (die auch wichtig sein können), gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, um die Mitarbeiter angemessen zu qualifizieren (z.B. Einarbeitung, Patenschaften, Erfahrungsaustausch, Feedbackgespräche, Studium von ausgewählter Fachliteratur, interne Weiterbildung von Kollege zu Kollege, …).

Ich sehe die Verantwortung zur Personalentwicklung weder beim QMB, noch in der Personalabteilung. Vielmehr empfehle ich die Verantwortung für die Qualifikation beim Prozessverantwortlichen (bzw. bei der Abteilungsleitung) anzusiedeln. Das beinhaltet die Verantwortung für die Bedarfsermittlung, Auswahl und die Wirksamkeitsbewertung. In der Personalabteilung sollte lediglich die Administration erfolgen (z.B. Schulungsnachweise in Personalakte führen).

Personalentwicklung mit der Lev-Akademie

Die Lev-Akademie bietet Online Videotrainings zu fairen Preisen. Informationen zu individuellen In-House Trainings findest Du bei Joseph-Beratung.

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