Im Namen der ISO 9001 wurde seit Anfang der 90er Jahre viel Papier vernichtet bzw. Datenmüll generiert. Dafür gibt es mehrere Ursachen:

• Berater*innen haben ihren Kunden Musterhandbücher verkauft und glaubten damit ein Managementsystem etabliert zu haben.
• Die Norm wurde falsch gelesen: Wenn nach ISO 9001 etwas festzulegen oder zu bestimmen ist, dann muss das nicht zwangsläufig in dokumentierter Form erfolgen.
• Einige Zertifizierungsauditor*innen behaupten, dass sie nur etwas auditieren können, was auch dokumentiert sei.

In Gesprächen mit Mitarbeiter*innen bei meinen Kunden höre ich immer wieder, dass Dinge teilweise nur dokumentiert werden, weil ein Berater oder Zertifizierungsauditor das so verlangt hat. Ich rege mich insbesondere dann auf, wenn es dafür an jeglicher Grundlage fehlt.

Angeblich auf Grundlage der Normrevision ISO 9001:2015 wird von einigen Zertifizierungsauditoren verlangt, dass z.B. ein Risikoprozess zu beschreiben sei oder dass eine Liste der interessierten Parteien zu erstellen sei. Beides ist NICHT von der ISO 9001:2015 gefordert!

Dass Kunden unsicher werden und zur Befriedigung der Auditor*innen solche Dokumente erstellen ist schade, jedoch nachvollziehbar. Erschreckend ist, dass Menschen, die sich hauptberuflich mit der ISO 9001:2015 auseinandersetzen (Zertifizierungsauditor*innen, Mitarbeiter*innen der Zertifizierungsstellen, QM-Berater*innen) immer wieder Dokumente einfordern, zu denen jegliche Grundlage fehlt.

Je nach Art und Größe einer Organisation kann zum Beispiel eine Auflistung der interessierten Parteien und eine detaillierte Analyse deren Anforderungen eine gute Übung sein. Wenn ein entsprechendes Dokument existiert, zeigt man dieses auch den Auditor*innen. Es darf jedoch nicht automatisch eine Abweichung geben, wenn keine dokumentierte Information zu den interessierten Parteien vorhanden ist.

Anders sieht es bei Dokumenten oder Nachweisen aus, die von der ISO 9001:2015 als „dokumentierte Information“ gefordert sind. Hier muss ich als zertifizierte Organisation den Auditor*innen Dokumente bzw. Nachweise zeigen oder nachvollziehbar begründen, warum diese nicht erforderlich sind.

Ich werde hin und wieder mit der Frage konfrontiert: „Wie sollen denn die Auditor*innen Themen auditieren, die nicht dokumentiert sind?“ Die Antwort liegt im Auditbegriff selbst. Die Auditor*innen sollen Fragen stellen und zuhören (audire) und nicht nachlesen (legere). Ginge es um die Prüfung von Dokumenten, dann hätten wir Legetor*innen und nicht Auditor*innen.

Dokumentiert oder nicht, bereit für’s Audit?

Nutze die ISO 9001 Checkliste, um Panik vor Audits zu vermeiden oder zumindest zu reduzieren.

Checkliste Auditvorbereitung ISO 9001

Größe: 8,36 MB

Version: 1

Published: 22.04.2022

Herunterladen

Der Beitrag Was nicht dokumentiert ist … wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Wenn Sie in Ihrer Organisation zu wenig zu Lachen haben, ist die ISOliert Spaß 4711 das perfekte Managementsystem für Sie nach HLS.

2. Grundsätze des Spaßmanagementsystems

Lachen ist gesund.

3. Begriffe

HLS – High Level Structure
Hier gibt das Management Board (MB) nicht nur die Struktur für kommende ISO-Managementsystemnormen vor, sondern auch reichlich viel Text. Ab Kapitel 4 finden Sie ausschließlich den Vorgabetext, der in allen Managementsystemnormen (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, …) zu finden sein wird.

Spaß
ist wenn man trotzdem lacht.

4 Kontext der Organisation

4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes

Die Organisation muss externe und interne Themen bestimmen, die für ihren Zweck relevant sind und sich auf ihre Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse ihres Spaßmanagementsystems zu erreichen.

4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien

Die Organisation muss:

• die interessierten Parteien, die für ihr Spaßmanagementsystem relevant sind;
• die relevanten Anforderungen dieser interessierten Parteien

bestimmen.

4.3 Festlegen des Anwendungsbereichs des Spaßmanagementsystems

Die Organisation muss die Grenzen und die Anwendbarkeit des Spaßmanagementsystems bestimmen, um dessen Anwendungsbereich festzulegen.

Bei der Festlegung des Anwendungsbereichs muss die Organisation:

• die unter 4.1 genannten externen und internen Themen;
• die unter 4.2 genannten Anforderungen berücksichtigen.

Der Anwendungsbereich muss als dokumentierte Information verfügbar sein.

4.4 Spaßmanagementsystem

Die Organisation muss entsprechend den Anforderungen dieser Internationalen Norm ISOliert Spaß 4711 ein Spaßmanagementsystem aufbauen, verwirklichen, aufrechterhalten und fortlaufend verbessern, einschließlich der benötigten Prozesse und ihrer Wechselwirkungen.

5 Führung

5.1 Führung und Verpflichtung

Die oberste Leitung muss in Bezug auf das Spaßmanagementsystem Führung und Verpflichtung zeigen, indem sie:

• sicherstellt, dass die Spaßpolitik und die Spaßziele festgelegt und mit der strategischen Ausrichtung der Organisation vereinbar sind;
• sicherstellt, dass die Anforderungen des Spaßmanagementsystems in die Geschäftsprozesse der Organisation integriert werden;
• sicherstellt, dass die für das Spaßmanagementsystem erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen;
• die Bedeutung eines wirksamen Spaßmanagements sowie die Wichtigkeit der Erfüllung der Anforderungen des Spaßmanagementsystems vermittelt;
• sicherstellt, dass das Spaßmanagementsystem sein beabsichtigtes Ergebnis bzw. seine beabsichtigten Ergebnisse erzielt;
• Personen anleitet und unterstützt, damit diese zur Wirksamkeit des Spaßmanagementsystems beitragen können;
• fortlaufende Verbesserung fördert;
• andere relevante Führungskräfte unterstützt, um deren Führungsrolle in deren jeweiligen Verantwortungsbereichen deutlich zu machen.

ANMERKUNG: Wenn in dieser Internationalen Norm / diesem Teil von ISOliert Spaß 4711 / dieser Technischen Spezifikation das Wort „Geschäft“ (en: business) verwendet wird, ist dieses im weiteren Sinne zu verstehen und bezieht sich auf Tätigkeiten, die für den Zweck der Organisation bzw. deren Existenz entscheidend sind.

5.2 Politik

Die oberste Leitung muss eine Spaßpolitik festlegen, die

1. für den Zweck der Organisation angemessen ist,
2. einen Rahmen zum Festlegen von Spaßzielen bietet,
3. eine Verpflichtung zur Erfüllung zutreffender Anforderungen enthält,
4. eine Verpflichtung zur fortlaufenden Verbesserung des Spaßmanagementsystems enthält.

Die Spaßpolitik muss:

• als dokumentierte Information verfügbar sein,
• innerhalb der Organisation bekanntgemacht werden,
• für interessierte Parteien verfügbar sein, soweit angemessen.

5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation

Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zugewiesen und innerhalb der Organisation bekannt gemacht werden.

Die oberste Leitung muss die Verantwortlichkeit und Befugnis zuweisen für:

1. das Sicherstellen, dass das Spaßmanagementsystem die Anforderungen dieser Internationalen Norm / dieses Teils von ISOliert Spaß 4711 / dieser Technischen Spezifikation erfüllt;
2. das Berichten an die oberste Leitung über die Leistung des Spaßmanagementsystems.

6 Planung

6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen

Bei Planungen für das Spaßmanagementsystem muss die Organisation die in 4.1 genannten Themen und die in 4.2 genannten Anforderungen berücksichtigen sowie die Risiken und Chancen bestimmen, die betrachtet werden müssen, um

• sicherzustellen, dass das Spaßmanagementsystem seine beabsichtigten Ergebnisse erzielen kann,
• unerwünschte Auswirkungen zu verhindern oder zu verringern,
• fortlaufende Verbesserung zu erreichen.
• Die Organisation muss planen:

1. Maßnahmen zum Umgang mit diesen Risiken und Chancen;
2. wie
   • die Maßnahmen in die Spaßmanagementsystem-Prozesse der Organisation integriert und dort umgesetzt werden;
   • die Wirksamkeit dieser Maßnahmen bewertet wird.

6.2 Spaßziele und Planung zu deren Erreichung

Die Organisation muss Spaßziele für relevante Funktionen und Ebenen festlegen.

Die Spaßziele müssen:

1. im Einklang mit der Spaßpolitik stehen;
2. messbar sein (sofern machbar);
3. anwendbare Anforderungen berücksichtigen;
4. überwacht werden;
5. vermittelt werden;
6. soweit erforderlich, aktualisiert werden.

Die Organisation muss dokumentierte Informationen zu den Spaßzielen aufbewahren.

Bei der Planung zum Erreichen der Spaßziele, muss die Organisation bestimmen:

• was getan wird;
• welche Ressourcen erforderlich sind;
• wer verantwortlich ist;
• wann es abgeschlossen wird;
• wie die Ergebnisse bewertet werden.

7 Unterstützung

7.1 Ressourcen

Die Organisation muss die erforderlichen Ressourcen für den Aufbau, die Verwirklichung, die Aufrechterhaltung und die fortlaufende Verbesserung des Spaßmanagementsystems bestimmen und bereitstellen.

7.2 Kompetenz

Die Organisation muss:

• für Personen, die unter ihrer Aufsicht Tätigkeiten verrichten, welche die Spaßleistung der Organisation beeinflussen, die erforderliche Kompetenz bestimmen;
• sicherstellen, dass diese Personen auf Grundlage angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind;
• wenn erforderlich, Maßnahmen einleiten, um die benötigte Kompetenz zu erwerben, und die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen zu bewerten;
• angemessene dokumentierte Information als Nachweis der Kompetenz aufbewahren.

ANMERKUNG: Geeignete Maßnahmen können zum Beispiel sein: Schulung, Mentoring oder Versetzung von gegenwärtig angestellten Personen, oder Anstellung oder Beauftragung kompetenter Personen.

7.3 Bewusstsein

Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, müssen sich:

• der Spaßpolitik;
• ihres Beitrags zur Wirksamkeit des Spaßmanagementsystems, einschließlich der Vorteile einer verbesserten Spaßleistung;
• der Folgen einer Nichterfüllung der Anforderungen des Spaßmanagementsystems

bewusst sein.

7.4 Kommunikation

Die Organisation muss die interne und externe Kommunikation in Bezug auf das Spaßmanagementsystem bestimmen, einschließlich

• worüber;
• wann;
• mit wem;
• wie

kommuniziert wird.

7.5 Dokumentierte Information

7.5.1 Allgemeines

Das Spaßmanagementsystem der Organisation muss beinhalten:

1. die von dieser Internationalen Norm / diesem Teil von ISOliert Spaß 4711 / dieser Technischen Spezifikation geforderte dokumentierte Information;
2. dokumentierte Information, welche die Organisation als notwendig für die Wirksamkeit des Managementsystems bestimmt hat.

ANMERKUNG: Der Umfang dokumentierter Information für ein Spaßmanagementsystem kann sich von Organisation zu Organisation unterscheiden, und zwar aufgrund

• der Größe der Organisation und der Art ihrer Tätigkeiten, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen,
• der Komplexität ihrer Prozesse und deren Wechselwirkungen,
• der Kompetenz der Personen.

7.5.2 Erstellen und Aktualisieren

Beim Erstellen und Aktualisieren dokumentierter Information muss die Organisation:

• angemessene Kennzeichnung und Beschreibung (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer);
• angemessenes Format (z. B. Sprache, Softwareversion, Graphiken) und Medium (z. B. Papier, elektronisch);
• angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit

sicherstellen.

7.5.3 Lenkung dokumentierter Information

Die für das Spaßmanagementsystem erforderliche und von dieser Internationalen Norm / diesem Teil von ISOliert Spaß 4711 / dieser Technischen Spezifikation geforderte dokumentierte Information muss gelenkt werden, um sicherzustellen, dass sie:

1. verfügbar und für die Verwendung geeignet ist, wo und wann sie benötigt wird;
2. angemessen geschützt wird (z. B. vor Verlust der Vertraulichkeit, unsachgemäßem Gebrauch oder Verlust der Integrität).
3. Zur Lenkung dokumentierter Information muss die Organisation, falls zutreffend, folgende Tätigkeiten berücksichtigen:
   • Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung;
   • Ablage/Speicherung und Erhaltung, einschließlich Erhaltung der Lesbarkeit;
   • Überwachung von Änderungen (z. B. Versionskontrolle);
   • Aufbewahrung und Verfügung über den weiteren Verbleib.

Dokumentierte Information externer Herkunft, die von der Organisation als notwendig für Planung und Betrieb des Spaßmanagementsystems bestimmt wurde, muss angemessen gekennzeichnet und gelenkt werden.

ANMERKUNG: Zugriff kann eine Entscheidung voraussetzen, mit der die Erlaubnis erteilt wird, dokumentierte Information lediglich zu lesen, oder die Erlaubnis und Befugnis zum Lesen und Ändern dokumentierter Information.

8 Betrieb

8.1 Betriebliche Planung und Steuerung

Die Organisation muss die Prozesse zur Erfüllung der Anforderungen und zur Durchführung der unter 6.1 bestimmten Maßnahmen planen, verwirklichen und steuern, indem sie:

• Kriterien für die Prozesse festlegt;
• die Steuerung der Prozesse in Übereinstimmung mit den Kriterien durchführt;
• dokumentierte Information im notwendigen Umfang bereithält, so dass darauf vertraut werden kann, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt wurden.

Die Organisation muss geplante Änderungen überwachen sowie die Folgen unbeabsichtigter Änderungen beurteilen und, falls notwendig, Maßnahmen ergreifen, um jegliche negativen Auswirkungen zu vermindern.

Die Organisation muss sicherstellen, dass ausgegliederte Prozesse gesteuert werden.

9 Bewertung der Leistung

9.1 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung

Die Organisation muss bestimmen:

• was überwacht und gemessen werden muss;
• die Methoden zur Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung, sofern zutreffend, um gültige Ergebnisse sicherzustellen;
• wann die Überwachung und Messung durchzuführen ist;
• wann die Ergebnisse der Überwachung und Messung zu analysieren und zu bewerten sind.

Die Organisation muss geeignete dokumentierte Informationen als Nachweis der Ergebnisse aufbewahren.

Die Organisation muss die Spaßleistung und die Wirksamkeit des Spaßmanagementsystems bewerten.

9.2 Internes Audit

9.2.1 Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen, um Informationen darüber zu erhalten, ob das Spaßmanagementsystem:

1. die Anforderungen:
   • der Organisation an ihr Spaßmanagementsystem;
   • dieser Internationalen Norm / dieses Teils von ISOliert Spaß 4711 / dieser Technischen Spezifikation erfüllt
2. wirksam verwirklicht und aufrechterhalten wird.

9.2.2 Die Organisation muss:

1. ein oder mehrere Auditprogramme planen, aufbauen, verwirklichen und aufrechterhalten, einschließlich der Häufigkeit von Audits, Methoden, Verantwortlichkeiten, Anforderungen an die Planung sowie Berichterstattung, welche die Bedeutung der betroffenen Prozesse und die Ergebnisse vorheriger Audits berücksichtigen;
2. für jedes Audit die Auditkriterien sowie den Umfang festlegen;
3. Auditoren so auswählen und Audits so durchführen, dass die Objektivität und Unparteilichkeit des Auditprozesses sichergestellt ist;
4. sicherstellen, dass die Ergebnisse der Audits gegenüber der zuständigen Leitung berichtet werden;
5. dokumentierte Information als Nachweis der Verwirklichung des Auditprogramms und der Ergebnisse der Audits aufbewahren.

9.3 Managementbewertung

Die oberste Leitung muss das Spaßmanagementsystem der Organisation in geplanten Abständen bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen.

Die Managementbewertung muss folgende Aspekte behandeln:

1. den Status von Maßnahmen vorheriger Managementbewertungen;
2. Veränderungen bei externen und internen Themen, die das Spaßmanagementsystem betreffen;
3. Informationen über die Spaßleistung, einschließlich Entwicklungen bei:
   • Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen;
   • Ergebnissen von Überwachungen und Messungen;
   • Auditergebnissen
4. Möglichkeiten zur fortlaufenden Verbesserung.

Die Ergebnisse der Managementbewertung müssen Entscheidungen zu Möglichkeiten der fortlaufenden Verbesserung sowie zu jeglichem Änderungsbedarf am Spaßmanagementsystem enthalten.

Die Organisation muss dokumentierte Information als Nachweis der Ergebnisse der Managementbewertung aufbewahren.

10 Verbesserung

10.1 Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen

Wenn eine Nichtkonformität auftritt, muss die Organisation:

1. darauf reagieren und, falls zutreffend,
   • Maßnahmen zur Überwachung und zur Korrektur ergreifen,
   • mit den Folgen umgehen;
2. die Notwendigkeit von Maßnahmen zur Beseitigung der Ursache von Nichtkonformitäten bewerten, damit diese nicht erneut oder an anderer Stelle auftreten, und zwar durch:
   • Überprüfen der Nichtkonformität;
   • Bestimmen der Ursachen der Nichtkonformität;
   • Bestimmen, ob vergleichbare Nichtkonformitäten bestehen, oder möglicherweise auftreten könnten;
3. jegliche erforderliche Maßnahme einleiten;
4. die Wirksamkeit jeglicher ergriffener Korrekturmaßnahme überprüfen;
5. sofern erforderlich, das Spaßmanagementsystem ändern.

Korrekturmaßnahmen müssen den Auswirkungen der aufgetretenen Nichtkonformitäten angemessen sein.

Die Organisation muss dokumentierte Information aufbewahren, als Nachweis

• der Art der Nichtkonformität sowie jeder daraufhin getroffenen Maßnahme,
• der Ergebnisse jeder Korrekturmaßnahme.

10.2 Fortlaufende Verbesserung

Die Organisation muss die Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit ihres Spaßmanagementsystems fortlaufend verbessern.

Der Beitrag ISOliert 4711 – Spaß mit HLS wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Thema: ISO 9001:2015 – Maßnahmen zu Chancen und Risiken

Meinen YouTube Kanal findest Du unter www.qm-videos.de.

Der Beitrag QM-Videos – Risiken nach ISO 9001:2015 wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Schaut man sich manche Handbücher genauer an, lässt sich sehr schnell nachvollziehen, warum sich die Mitarbeiter nur ungern mit der Dokumentation zum Managementsystem befassen.

Der interessierte Leser stößt oftmals auf

• wenig intuitive Strukturen (wo finde ich was?),
• komplex verschachtelte Formulierungen (um allen Eventualitäten und Anforderungen gerecht zu werden),
• Fachbegriffe, die nicht dem „normalen“ Sprachgebrauch entsprechen (z.B. „Lenkung von Aufzeichnungen“)
• und Dokumente, die optisch abschrecken.

Bevor ich auf die genannten Punkten genauer eingehe, sollte ein Frage eindeutig beantwortet werden: Für wen schreiben wir ein QM-Handbuch?

Die Antwort sollte lauten: Für unsere Mitarbeiter!

QM-Handbuch – Anregungen

Da jetzt klar ist, für wen das QM-Handbuch gedacht ist, kommen wir zu den oben genannten Punkten:

STRUKTUR

Viele Handbücher sind nach den Normkapiteln der ISO 9001 strukturiert. Das erfreut lediglich Auditoren, da diese die Norm kennen und sofort wissen, wo welche Informationen zu finden sind. Ich möchte nicht wissen, wieviel Zeit einige QM-Beauftragte damit verbracht haben, die Dokumentation im Rahmen der Revision auf die Struktur der HLS umzustellen.

Jedenfalls kennen die Mitarbeitenden die Kapitelstruktur der Norm weniger gut und kämen nicht spontan auf  die Idee im Kapitel 8.4 nach dem Beschaffungsprozess und den Kriterien zur Lieferantenbewertung zu suchen.

Ich empfehle daher die Struktur an die Organisationsstruktur anzupassen. Dies kann wahlweise in Anlehnung an vorhandene Abteilungen oder Prozesse erfolgen, wobei letzteres zu empfehlen ist. Wer einen „Einarbeitungsplan“ im QM-System sucht, findet diesen im Abschnitt „Personal“. Als Start- bzw. Einstiegsseite bietet sich daher eine Übersicht der vorhandenen Prozesse bzw. Abteilungen an, von welcher sich Mitarbeitende per Mausklick zu den gesuchten Dokumenten hin navigieren.

Weitere Gründe zur Entkopplung der Handbuchstruktur von der Normstruktur sind, dass sich der Aufbau von Normen auch mal ändern kann und dass sich in eigene Strukturen leichter weitere Normen (Umwelt, Energie, Arbeitssicherheit, Branchenstandards, …) integrieren lassen.

FORMULIERUNGEN

Manche Formulierungen in Handbüchern erinnern an gesetzliche Regelwerke. Das mag dem Versuch geschuldet sein, alle eventuellen Situationen berücksichtigen zu wollen und gleichzeitig verbindlich zu wirken (Vermeidung von Schlupflöchern). Leider schadet dies oftmals der Lesbarkeit.

Meistens reicht es bei Prozessbeschreibungen aus, den idealen Ablauf zu beschreiben. Der Umgang mit Ausnahmen sollte den Mitarbeitenden überlassen werden. Hierzu fehlt leider zu oft das Vertrauen in die Eigenverantwortung und Selbstständigkeit der Mitarbeitenden.

Spielregeln (z.B. in Form von Verfahrensanweisungen) sollen Leitplanken setzen, innerhalb derer sich Mitarbeitende frei entfalten können. Wenn alles haarklein vorgegeben wird, wird den Mitarbeitenden das Denken abgenommen. Als Folge dessen darf ich mich nicht wundern, wenn Mitarbeitende nicht mehr mitdenken und im schlimmsten Fall Dienst nach Vorschrift betreiben.

FACHBEGRIFFE

Mit Fremdworten zu imprägnieren ist keine Kunst. Die wahre Kunst liegt darin, komplexe Zusammenhänge verständlich zu vermitteln!

Zum Beispiel ist QM-Fachleuten (QMBs, Auditoren, …) klar, was unter „Lenkung von dokumentierten Informationen, die aufzubewahren sind“ zu verstehen ist. Mitarbeitende würden (wenn überhaupt) im Handbuch nach Begriffen wie „Archivierungsvorgaben“ oder „Aufbewahrungsfristen“ suchen.

ANMERKUNG: Ich selbst habe nie verstanden, warum die Formulierung „Control of …“ bei der Übersetzung von Normen mit „Lenkung von …“ statt mit „Umgang mit …“ oder „Handhabung von …“ übersetzt wurde.

Auch dürfen externe Anbieter in Ihrer Dokumentation weiterhin als Lieferanten oder Partnerunternehmen bezeichnet werden. Im Normtext der ISO 9001 wird explizit erklärt, dass die Wortwahl der Norm nicht übernommen werden muss.

Benutzen Sie den im Unternehmen üblichen Jargon auch in Ihrem Handbuch und fragen Sie im Zweifel die betroffenen Mitarbeitenden.

OPTIK

Mit dem Handbuch muss kein Designwettbewerb gewonnen werden. Allerdings isst das Auge auch beim Lesen mit.

Viele Handbücher wirken durch Tabellen mit dicken, schwarzen Rahmenlinien wie Todesanzeigen (oftmals in den Kopf- und Fußzeilen oder gar um das gesamte Dokument).

Probieren Sie mal folgendes aus: Nehmen Sie eine mit schwarzem Text gefüllte Tabelle, deren Rahmenlinien ebenfalls schwarz sind. Markieren Sie nun die Tabelle und setzten Sie die Farbe der Rahmenlinien auf 50% Grau. Nun wird der Text optisch hervorgehoben und ist viel leichter zu lesen. Bei 50% Graustufe sind die Rahmenlinien auch noch beim Ausdruck hinreichend gut zu erkennen. Jetzt noch 0,2 mm Platz zwischen Rahmen und Text, schon lässt sich der Text in der Tabelle besser lesen.

Da Bilder oftmals mehr als 1.000 Worte sagen, nutzen Sie z.B. Bildschirmausschnitte (Screenshots) bei der Erklärung von Arbeitsschritten zu einer Software oder machen sie Fotos nach dem Prinzip: Bild 1 zeigt „So soll es aussehen“ und Bild 2 zeigt „So bitte nicht“. Auch kleine Comics zur Auflockerung können das Lesen angenehmer machen.

Fazit

Zum Thema Managementhandbuch ließen sich viele weiter Punkte ergänzen (Integration, Software, Interaktivität, …). Darauf einzugehen, würde den Rahmen dieses Beitrag bei weitem sprengen. Dennoch hoffe ich hier ein paar Anregungen gegeben zu haben.

Zwar fordert die ISO 9001:2015 kein QM-Handbuch mehr, jedoch galt nach meinem Verständnis die Sammlung relevanter Spielregeln als Handbuch der Organisation. Diese wird es auch weiterhin geben. Da lohnt es sich, sich ein paar Ideen zur Gestaltung und Struktur zu machen.

Anmerkung: Dieser Artikel ist in der Ausgabe Juni 2014 der Industrial Quality erschienen.

Passende Beiträge zum Thema:
QM-Impulse: Dokumente im SharePoint effektiv verwalten
QM-Blog-Podcast – Episode 22: Handbuch Killer

Der Beitrag QM-Handbuch … für wen? wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung