Benötigt man einen Bericht?

Nur in Deutschland werden Zertifizierungsgesellschaften zur Archivierung von Kundendokumenten verdonnert. Die Forderung stammt von der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle). Angesichts zunehmender Digitalisierung und Dynamisierung von QM-System ist das einfach nur nervig.

Hierzu habe ich bereits einen ausführlichen QM-Impuls veröffentlicht:
Der Dachs, der DAX und die DAkkS

Jedenfalls fordern die meisten Zertifizierungsgesellschaften in diesem Zusammenhang einen „Bericht zur Managementbewertung“ einzureichen. Ein solcher Bericht wird jedoch nicht zwingend von der ISO 9001 gefordert. Auch wenn viele Organisationen Berichte nutzen, gibt es interessantere Alternativen.

Aus Spaß habe ich ChatGPT und Google Gemini zu diesem Thema befragt. Da beide Chatbots fast identisch geantwortet haben, fasse ich hier die Ergebnisse vom Dialog mit ChatGPT zusammen.

Versteht ChatGPT die ISO 9001 richtig?

Auf die Frage „Was fordert die ISO 9001 zur Managementbewertung?“ erhalte ich eine korrekte Antwort, in der nahezu der Normtext der ISO 9001 zitiert wird. Was wohl der Beuth-Verlag darüber denkt?

Interessanter wurde die Antwort auf meine Folgefrage: „Müssen zertifizierte Unternehmen einen Bericht zur Managementbewertung erstellen?“

Hier die Antwort der KI: „Ja, zertifizierte Unternehmen, die nach der ISO 9001 zertifiziert sind, müssen einen Bericht zur Managementbewertung erstellen. Dieser Bericht dient dazu, die Ergebnisse der regelmäßigen Managementbewertung des Qualitätsmanagementsystems (QM-System) zu dokumentieren. Hier sind einige wichtige Punkte:

1. Inhalt des Berichts: Der Bericht sollte die Ergebnisse der Managementbewertung gemäß den Anforderungen der ISO 9001 umfassen. Dazu gehören Informationen zu Leistung, Wirksamkeit, Risiken, Chancen, Verbesserungspotenzialen und Ressourcenbedarf.

2. Verantwortlichkeit: Die oberste Leitung ist für die Erstellung und Dokumentation des Berichts verantwortlich. Dies kann in Form von Protokollen, Zusammenfassungen oder anderen geeigneten Dokumenten erfolgen.

3. Frequenz: Die Managementbewertung sollte regelmäßig durchgeführt werden (z. B. jährlich oder vierteljährlich), und der Bericht sollte entsprechend aktualisiert werden.

4. Basis für Entscheidungen: Der Bericht zur Managementbewertung dient als Grundlage für strategische Entscheidungen, Verbesserungsmaßnahmen und die Weiterentwicklung des QM-Systems.

5. Auditnachweise: Bei Audits (intern oder extern) kann der Bericht als Nachweis für die Durchführung der Managementbewertung dienen.

Es ist wichtig, dass der Bericht klar, präzise und nachvollziehbar ist, um die Konformität mit den ISO 9001-Anforderungen zu gewährleisten.“

Scheinbar ist ChatGPT der inhaltliche Widerspruch mit der korrekten Aussage unter Punkt 5 (Bei Audits kann der Bericht als Nachweis für die Durchführung der Managementbewertung dienen) nicht aufgefallen.

Daher habe ich nachgefragt: „Aber ein Bericht wird in der ISO 9001 nicht erwähnt. Woher nimmst Du die Information, dass ein Bericht gefordert sei.“

Immerhin räumt ChatGPT ein: „Sie haben recht, und ich entschuldige mich für das Missverständnis. Die ISO 9001 erwähnt tatsächlich keinen spezifischen „Bericht zur Managementbewertung“. Vielen Dank, dass Sie mich darauf hingewiesen haben.“

Darauf folgt eine erneute Zusammenfassung der Normanforderungen, dieses Mal schon etwas fantasievoller von der KI ausgeschmückt.

Daher ergänzte ich folgende Intervention: „Auch das ist nicht ganz korrekt. Die Norm fordert dokumentierte Maßnahmen und die Bereitstellung der Ressourcen. Das muss nicht in Berichtsform erfolgen!“

ChatGPT: „Vielen Dank für die Klarstellung, und ich entschuldige mich für die vorherigen Missverständnisse. Sie haben absolut recht.

Die ISO 9001 fordert tatsächlich dokumentierte Maßnahmen im Zusammenhang mit der Managementbewertung. Dies bedeutet, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass die Ergebnisse der Managementbewertung in geeigneter Weise dokumentiert werden. Die Dokumentation kann in verschiedenen Formen erfolgen, einschließlich Protokollen, Zusammenfassungen oder anderen Aufzeichnungen. Wichtig ist, dass die Informationen nachvollziehbar und für die betroffenen Personen zugänglich sind.

Die Bereitstellung von Ressourcen für das Qualitätsmanagementsystem (QM-System) ist ebenfalls ein wesentlicher Aspekt. Dies umfasst finanzielle, personelle und technische Ressourcen, die für den Betrieb und die kontinuierliche Verbesserung des QM-Systems erforderlich sind. Auch hier ist keine spezifische Berichtsform vorgeschrieben, aber die Verantwortlichen müssen sicherstellen, dass die Ressourcen angemessen zur Verfügung gestellt werden.

Vielen Dank für Ihre Geduld, und ich hoffe, diese Antwort klärt die Anforderungen der ISO 9001 zur Managementbewertung weiter auf.“

Mit dieser letzten Aussage kann ich gut leben .

Es gibt normkonforme Alternativen zum Bericht

Bei vielen meiner Kunden werden jährliche Berichte zur Managementbewertung zufälligerweise kurz vor Zertifizierungsaudits zu Papier gebracht. Jedoch habe ich auch Kunden, die ihre Managementbewertung in anderen Intervallen und alternativen Formen der Dokumentation umsetzen. Dort gibt es keine klassischen Berichte.

Die Erfahrung zeigt, dass Zertifizierungsauditor:innen dennoch die Normkonformität zur ISO 9001 problemlos feststellen, nachdem die Vorgehensweise erläutert wurde. Für die Bereitstellung von Dokumenten zur Auditvorbereitung und zur Befüllung der Dokumentcontainer für die Zertifizierungsstellen und die DAkkS konnten auch jeweils Lösungen gefunden werden.

Was für manche umständlich klingen mag, ist für fortgeschrittene Managementsysteme eine deutliche Entlastung, da kein zusätzlicher „Bericht für das Audit“ erstellt werden muss.

Bitte nicht falsch verstehen: Berichte sind völlig in Ordnung, gleichzeitig gibt es interessante Varianten.

Ich lade immer wieder dazu ein:

1.       Die Norm zu lesen und angemessen sinnvoll für das eigene Unternehmen zu interpretieren.

2.       Und bevor man etwas für die Norm tut, sollte überlegt werden, ob das Normthema nicht bereits in der Praxis gelebt wird.

3.       Normimpulse dürfen gerne helfen, die gelebte Praxis zu optimieren.

Auf diesem Weg unterstützt die ISO 9001 Unternehmen und Paralleluniversen (QM-Impuls Nr. 6) werden vermieden.

Impulse für Deine Managementbewertung

Wenn Dich die unterschiedlichen Möglichkeiten zur Managementbewertung interessieren, dann wirf doch einen Blick in mein Buch „Impulse für Ihre Managementbewertung: QM-System nach ISO 9001 sinnvoll bewerten“. Dieses findest Du über www.qm-review.de auf Amazon als Taschenbuch und E-Book.

Der Beitrag ISO 9001 und der Bericht zur Managementbewertung wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

In dieser Episode stelle ich mein neues Buch „Impulse für Ihre Managementbewertung“ vor. Hierzu lese ich aus dem Buch vor und erläutere, was Dich als Leser:in erwartet. Zudem gibt es einen Ausblick auf kommende QM-Podcast-Episoden und zum Abschluss ein „Hör-Newsletter“ aus den QM-Impulsen.

Mein neues Buch kannst Du bei Amazon.de erwerben.
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Es richtet sich primär an Geschäftsführer:innen und QM-Beauftragte, welche die aktuelle Form ihrer Managementbewertung als lästigen Ballast empfinden. Als Autor wollte ich sinnvolle Umsetzungsmöglichkeiten aufzeigen und dabei zu den einzelnen Themen der Managementbewertung Praxistipps vermitteln.

Das Fachbuch ist im Oktober 2023 im KDP-Selfpublishing-Verlag erschienen.

Buchbeschreibung (Rückentext)

Die Anforderungen an die Managementbewertung nach ISO 9001 werden häufig missverstanden und bestehende Vorgehensweisen selten hinterfragt.

Zeiten, in denen QM-Beauftragte Informationen einsammeln, um für Auditor:innen einen Bericht zu erstellen, sollten der Vergangenheit angehören. Der QM-Alltag sieht häufig anders aus.

Stephan Joseph erläutert verschiedene Ansätze zur Managementbewertung.

Diese haben sich in der Praxis bewährt und sind normkonform, was durch zahlreiche Zertifizierungsaudits bestätigt wurde.

Lassen Sie sich von anschaulichen Praxisbeispielen inspirieren. Erfahren Sie, wie andere zertifizierte Organisationen etablierte Managementaktivitäten nutzen und diese als Managementbewertung in Audits präsentieren.

Nur Sinnvolles wird von Herzen unterstützt.

Das gilt auch für die Bewertung der Wirksamkeit Ihres QM-Systems.

Weitere Podcast-Episode zur Managementbewertung

In der QM-Podcast-Episode Nr. 41 unterhalte ich mich mit der Zertifizierungsauditorin und Beraterin Daniela Köfler über die Inhalte der Managementbewertung.

Eine gute Einstimmung auf das Buch.

Nach Pause: Jetzt 12 Newsletter pro Jahr

Im Podcast lese ich aus meinem Newsletter vor. Den Text findest Du auch hier im QM-Impulse-Blog.

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Anders als in der Episode 4 vom 02.09.2018, graben Daniela und ich uns Abschnitt für Abschnitt durch die Normanforderungen aus Kapitel 9.3. Hierbei erklären wir die einzelnen Anforderungen und suchen nach hilfreichen Ansätzen für die Praxis.

Viel Spaß beim Hören dieser QM-Podcast Episode.

Wer mehr über Daniela erfahren möchte, findet Informationen und Kontaktdaten auf ihrer Website:

Daniela Köfler
www.prozesse.nrw 

Muster sollten stets kritisch hinterfragt und an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Zum Thema Managementbewertung nach ISO 9001:2015 biete ich eine solche Mustervorlage zum Kauf an:

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Joseph Beratung

Hier die Links der WUM-Gruppe:

In dem Interview werden Hörer*innen eingeladen, Vorschläge für Dokumentenbezeichnungen einzureichen. Gesucht werden alternative Bezeichnungen zur „Arbeitsanweisung“ (z.B. Standard, Helferlein, Anleitung, …). Wir freuen mich jedoch auch auf Vorschläge für z.B. „Verfahrensanweisungen“ oder „Prozessbeschreibungen“.

Senden Sie Ihre Vorschläge an: info@qm-podcast.de

Mehr Informationen zum Podcast finden Sie HIER.

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Joseph Beratung