In dieser Episode der QM-Impulse ist Tom Rittel von chargecloud mein Gast.
Tom gewährt uns Einblicke in praktizierte Einsatzszenarien für KI im Qualitätsmanagement:

Sophie fragen, statt Dokumente zu suchen
Mit Axel den Auditprozess beschleunigen
Meetings mit Mia effizient abschließen

Freu dich auf spannende Impulse direkt aus der Praxis.

KI im QM – Audioplayer

KI-QM – YouTube-Video

Besprochene Links aus der Episode

Axel Bauplan (Audit-Prompt):
https://www.quality-monday.de/bauplan

YouTube-Video von c’t 3003 zu OpenClaw:
https://youtu.be/ps7kqEXkwEs?si=MTAngbbC0Lu6dGkc

Quality Champion Award 2026 – Quality Austria & ÖVQ
https://www.qualityaustria.com/news/quality-austria-und-oevq-vergeben-qualitaetsawards-2026
Herzlichen Glückwunsch zum 1. Platz

Links von meinem Gast

Website von chargecloud:
https://www.chargecloud.de

Website von Tom Rittel: 
https://quality-monday.de

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Tom Rittel: https://www.linkedin.com/in/tomrittel
Stephan Joseph: https://www.linkedin.com/in/stephan-joseph-qm-experte/

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Joseph Beratung

Podcast Episode 94 – Mehr als nur Sicherheitsunterweisungen

Charlotte Rothert ist Mitgründerin von doinstruct, einer innovativen Lösung für Unterweisungen und einiges darüber hinaus.

Wir sprechen über die Herausforderungen der Mitarbeiterqualifizierung und darüber, wie der Einsatz von KI helfen kann. Charlotte schildert, wie ihre Software entstanden ist und was für die Zukunft erwartet werden darf.

Dich erwarten interessante Geschichten rund um die Themen Kompetenz und Wissen der Organisation.

Viel Spaß beim Hören:

Diese Episode ist auch als Video verfügbar. Also viel Spaß beim Schauen:

Informationen über doinstruct

Website: www.doinstruct.de

Vernetze Dich mit Charlotte und mir auf LinkedIn:

 Charlotte Rothert   Stephan Joseph

Lust auf interaktive Präsenzseminare und Workshops?

Im Kontext von Qualitätsmanagementthemen, Führungskräfteentwicklung und Digitalisierung kannst Du mich im Raum NRW für Präsenzseminare und Workshops als In-House-Schulung buchen. Einige Themen können auch gut über MS-Teams oder hybrid vermittelt werden. Nimm Kontakt zu mir auf und wir klären, ob ich Dir helfen kann.

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Joseph Beratung

In modernen SharePoint-Online-Bibliotheken fehlt die klassische „Bearbeiten“-Spalte, die früher das direkte Anpassen von Metadaten erleichtert hat. Gerade in Dokumentbibliotheken macht das den Workflow unnötig kompliziert.

In diesem Video zeige ich Dir, wie Du mit einer einfachen Textspalte und etwas JSON diese Funktion ganz leicht wieder nachrüstest – ganz ohne Programmierkenntnisse!

Hier ist der JSON-Code, den Du dafür benötigst:

{ 
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json", 
  "elmType": "a", 
  "txtContent": "Edit", 
  "attributes": { "href": "='https://DOMAIN.sharepoint.com/sites/SITE/BIBLIOTHEK/Forms/EditForm.aspx?ID='+[$ID]", 
  "target": "_blank" }
}

Ersetze einfach DOMAIN, SITE und BIBLIOTHEK mit Deiner tatsächlichen SharePoint-URL – und schon hast Du einen „Bearbeiten“-Link direkt in der Liste oder Bibliothek.

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Joseph Beratung

Podcast Episode Nr. 83 der QM-Impulse mit Heike Hofert

In dieser Episode spreche ich mit der Buchautorin und Dozentin Heike Hofert über die Entwicklung und Integration verschiedener Microsoft-Tools, angefangen bei Excel bis hin zu modernen Cloud-Lösungen.

Wir beleuchten die Herausforderungen und Möglichkeiten von SharePoint, erläutern die Anpassung von Formularen mit Power Apps, die Erstellung von Canvas Apps und den Einsatz von Power Automate zur Workflow-Automatisierung. Außerdem erklären wir die Idee der Low-Code-Entwicklung und stellen praktische Anwendungsbeispiele vor. Abschließend geben wir Einblicke in die Welt von Dataverse und Model-Driven-Apps.

Viel Spaß beim Hören:

In Kontakt bleiben

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Heike Hofert Stephan Joseph

Verweise aus dieser Episode

Website von Heike: www.seminardozentin.de

Buch: Power Automate: 33 Bauanleitungen von Heike Hofert

Buch: Power Apps: 99 Bauanleitungen von Heike Hofert

Buch: Power Apps und Power Automate von Stefan Riedel

Takeaways zur Podcast-Episode

Meine neue Podcast-Software erstellt dank KI die Erkenntnisse aus dieser Episode zusammen:

• Barrierefreiheit ist wichtig, um sicherzustellen, dass Informationen für alle zugänglich sind.
• Die Entwicklung von Microsoft-Produkten kann frustrierend sein, da alte Funktionen abgeschaltet und neue Funktionen erst einmal mit Fehlern eingeführt werden.
• Die Kommunikation und Roadmaps von Microsoft lassen oft zu wünschen übrig.
• KI-Tools wie DeepL-Translate und DeepL-Write können bei der Texterstellung und Übersetzung hilfreich sein.
• Excel wird oft als Datenbank verwendet, da es einfach zu bedienen ist und viele Funktionen bietet.
• SharePoint ermöglicht das Sammeln und Organisieren von Dokumenten mit Metadaten.
• Power Apps und Power Automate bieten erweiterte Funktionen und Automatisierung für u.a. SharePoint.
• Power Apps ermöglicht die Anpassung von SharePoint-Formularen und die Erstellung von Canvas-Apps. Externe Benutzer haben möglicherweise keine Berechtigung, Power App Formulare zu öffnen.
• Power Apps, Power Automate und SharePoint arbeiten eng zusammen.
• Power Automate ermöglicht die Erstellung von Workflows und automatisierten Prozessen.
• Das Dataverse bietet eine leistungsstarke Datenverwaltungslösung für Unternehmen.
• Low-Code-Entwicklung erfordert ein gewisses Maß an Coding-Kenntnissen.
• Power Apps können verwendet werden, um Wartungs-Apps zu erstellen, mit QR-Codes (generieren und einlesen).
• GitHub ist eine nützliche Ressource für fertige Lösungen und Community-Beiträge.
• Es gibt verschiedene Lizenzoptionen für Power Apps und Power Automate, die je nach Anforderungen und Budget des Unternehmens ausgewählt werden können.

Lust auf Digitalisierung mit Microsoft 365?

Wenn Du Interesse hast, Deine QM-Prozesse in Microsoft 365 zu digitalisieren?
Wenn Deine Organisation im Radius von ca. 100 km um Leverkusen liegt, dann nimm gerne Kontakt auf.

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Joseph Beratung

QM-Podcast-Episode 75 mit Lorenz Hölscher

Heute durfte ich Lorenz Hölscher interviewen. Lorenz Hölscher ist für seine Bücher über Access, PowerPoint und Word mit Visual Basic bekannt. Neben seiner Dozententätigkeit erstellt er wertvolle Lernvideos für LinkedIn Learning. Ich persönlich habe seine Kurse zu Access und PowerPoint absolviert und war begeistert.

In dieser QM-Podcast-Episode sprechen wir über Kompetenz im Umgang mit Microsoft-Office-Programmen, was gemäß Kapitel 7.2 der ISO 9001 durchaus normrelevant ist. Ganz nebenbei erhältst Du Anregungen und Tipps zu den Anwendungen Access, PowerPoint, Word, Excel und OneNote.

Viel Spaß beim Hören:

Vernetze Dich gerne mit Lorenz und mir auf LinkedIn:

Lorenz Hölscher Stephan Joseph

Website von Lorenz Hölscher: www.software-dozent.de

QM-Impulse – Der QM-Podcast von Stephan Joseph

Du findest den QM-Podcast auf Spotify, iTunes, Amazon-Music … und in Deiner Podcast-App.

Zudem kannst Du alle Episoden über die QM-Impulse dieser Website hören.

QM-System mit SharePoint

Mein Videotraining „QM-System mit SharePoint“ zeigt Dir, wie Du mit Bordmitteln und ohne Programmierung ein sinnvolles QM-System mit Microsoft SharePoint aufbauen kannst.

Dabei geht es um viel mehr als nur die Verwaltung von Dokumenten. Lerne das Zusammenspiel von Listen, Spalteninformationen, Wikiseiten und Webparts kennen, um ein ansprechendes Intranet für Dein Unternehmen zu gestalten.

Hierbei werden keine Kenntnisse zum SharePoint vorausgesetzt. Neugier und Spieltrieb sollten jedoch vorhanden sein.

Dich erwarten:

8 Lektionen mit mehreren, welche Videos, Texte, Bilder und Downloads enthalten

56 einzelne Videos sind schnell auffindbar

Du kannst alle Videos in beliebiger Reihenfolge und immer wieder anschauen

Mehr als 18 Stunden Gesamtspielzeit

Wesentliche Funktionen werden im modernen und klassischen SharePoint Design gezeigt

Freiwillige Abschlussprüfung mit persönlichem Zertifikat

Alle Lerninhalte stehen Dir sofort und zeitlich unbefristet zur Verfügung

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Joseph Beratung

In diesem kurzen Video zeige ich, wie man im SharePoint zwischen der neuen und klassischen Erfahrung hin und her wechseln kann.

Lasst einen Daumen hoch da, wenn ihr weitere Tipps und Tricks dieser Art sehen wollt.

Verpasst keine neuen Videos und abonniere meinen YouTube Kanal (www.qm-videos.de).

Mehr zum SharePoint

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• Nachschlagfelder im SharePoint
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Wenn auch Du wissen möchtest, wie Du ein integriertes Managementsystem clever im SharePoint abbilden kann, dann freue ich mich auf Deine Anfrage.

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Joseph Beratung

Ein digitales QM-System kann auch neue Herausforderungen mit sich bringen: „Es tut mir leid liebes Zertifizierungsauditteam, aber ich kann Ihnen aktuell keine Dokumente zeigen. Unser Server wurde vom Lock-Key-Virus verschlüsselt. Ein Kollege hat letzte Woche den Anhang einer infizierten Fake-Mail geöffnet.“ Dieses Horror-Szenario ist einem meiner Kunden tatsächlich passiert und kein Einzelfall.

Während eines anderen Audits ist die IT-Abteilung auf die Idee gekommen, am Tag des Zertifizierungsaudits die Server zu warten. Hierdurch war der Zugriff auf das integrierte Managementsystem im SharePoint für einige Stunden nicht möglich.

War früher doch alles besser? Geduldige Papierordner sammelten sich im Büro der Managementbeauftragten. Eine feinsäuberliche Unterschrift konnte beweisen, dass die Geschäftsführung das gute alte QM-Handbuch freigegeben hat. Und Zertifizierungsauditor*innen konnten in Ruhe in der Dokumentation schmökern.

Ja, die EDV birgt gewisse Risiken. Werden diese jedoch ordentlich bewertet und vorbeugende Maßnahmen umgesetzt, überwiegen die zahlreichen Vorteile der digitalen QM-Systeme. Eine angemessene Backupstrategie, der Zugangsschutz und Notfalllösungen für Ausfallszenarien sollten selbstverständlich sein.

Die eigentliche Scheu vor digitalen Lösungen, welche sich nicht nur im Kontext von Managementsystemen wiederfinden, hat wenig mit den oben genannten Extremfällen zu tun. Hier eine Auswahl von „Gründen“, welche die Digitalisierung ernsthaft ausbremsen:

Schlechte Software

Bei vielen Programmen kommt einem der Gedanke: „Wenn das die Lösung ist, dann hätte ich gerne mein Problem zurück.“

Immer wieder findet man Lösungen, bei denen sich Programmierende zu wenige Gedanken über intuitive Konzepte und effektive Bedienbarkeit machen. Das können lästige Meldungen sein, die man mit „OK“ bestätigen muss oder zahlreiche Mausklicks bis zum gewünschten Ziel. Wer hat schon Lust ein Formular zu öffnen, indem man zuerst die Prozesslandschaft aufruft, dort ein Flowchart anwählt, darin den Prozessschritt sucht und diesen anklickt, um dann in einem Unterreiter eines sich öffnenden Fensters das gesuchte Formular zu finden. Ein digitales QM-System sollte so aufgebaut sein, dass 3 Mausklicks zum Ziel führen.

Undurchsichtige Lizenzmodelle

„Diese Plattform kostet lediglich 900,- € pro Jahr und alle Mitarbeitenden haben Zugriff auf die aktuellsten Dokumente.“

Es sei denn Sie möchten, dass mehrere Personen Dokumente und Strukturen ändern können. Leider gibt es immer noch Systeme, die nur auf den ersten Blick günstig wirken. Die günstige Lösung der Geschäftsführung könnte dann lauten: „Dann laufen halt alle Änderungen über Frau Meyer.“ Und schon ist die Chance zur Kollaboration (der digitalen Zusammenarbeit) dahin.

Mein QM-Handbuch

Den extremsten Widerspruch zahlreicher Management-Beauftragter (QMB, FASI, …) findet man zwischen den Aussagen „Keiner arbeitet im QM-System mit, alles bleibt an mir hängen!“ und „Wenn Mitarbeitende Dokumente einfach ändern dürfen, dann machen die mir mein QM-System kaputt.“

Diese Angst ist vergleichbar mit den Bedenken des Delegierens. Wenn ich etwas selbst mache, dann kenne ich die Ergebnisqualität. Ein digitales QM-System fördert nur dann die Effektivität, wenn auch die Verantwortungen der Datenpflege kritisch hinterfragt und neu gedacht werden.

Fehlende Qualifikation

Immer wieder erlebt man, dass für Software reichlich Geld ausgegeben wird und im Anschluss kein Budget und keine Zeit für Schulungen vorgesehen sind. Nach dem Motto: „Die Leute sollen doch froh sein, dass sie es nun leichter haben!“

Enthusiasten versuchen irgendwie mit dem Programm zu arbeiten. Gleichzeitig sind Lösungen, die viele Anforderungen erfüllen, in der Regel komplex. Ein effektiver Nutzen ist nur zu erwarten, wenn Mitarbeitende den korrekten Umgang mit der Software erlernen.

Schattenkopien und Dateien in Dateien

Oft sehen digitale QM-Systemlösungen so aus, dass Mitarbeitende zwar Dokumente und Informationen über das Intranet finden, jedoch diese nur in geschützten Dateiformaten (meist PDF) vorliegen. Die Originaldateien werden von den Beauftragten als Schattenkopien altklassisch auf einem Fileserver verwaltet. Unnötig kompliziert wird es, wenn z.B. in Visio ein Flowchart erstellt wird, um dieses als Bilddatei im JPG-Format zu speichern, damit es in eine Worddatei eingebunden werden kann, um diese Worddatei final als PDF-Datei bereitzustellen. Ich hätte keine Lust, diesen Rattenschwanz an Dokumenten zu pflegen. Auch ein digitales QM-System kann Spuren von Wahnsinn enthalten.

Fehlendes Verständnis von Datenbanken und Abfragen

Mit einem Dolch geht man nicht in einen Schwertkampf. Genauso wenig effektiv ist ein SharePoint, wenn dort nur die Fileserverstruktur nachgebaut wird. Wenn zum Beispiel Metadaten im SharePoint (Spalteninformationen) nicht genutzt werden, dann ist SharePoint entweder das falsche Tool oder man hat die Vorteile von Metadaten und Abfragen noch nicht verstanden.

Auditor*innen der alten Schule

„Es wäre ja toll, wenn wir das digital hätten, jedoch bestehen unsere Auditoren auf die Unterschriften in den Dokumenten.“ Dabei taucht das Wort „Unterschrift“ in keiner mir bekannten Norm als Anforderung auf. Leider gibt es Zertifizierungsauditor*innen und Entsandte von Behörden, die digitalen Lösungen kritisch gegenüberstehen oder diese nicht verstehen: „Wenn Mitarbeitende das Worddokument ändern können, dann könnten diese ja Dokumente manipulieren.“ Ja, könnten sie und das wäre ein fristloser Kündigungsgrund, aber kein Grund gegen Kollaboration!

Anforderungen der DAkkS und Zertifizierungsstellen

Da die DAkkS das Vertrauen in die Dokumentenprüfung der Zertifizierungsauditor*innen verloren hat, müssen Zertifizierungsstellen Dokumente aus den Managementsystemen der Kunden aufbewahren. Daher sind Zertifizierungskunden wiederum gezwungen, gewisse Dokumente in einem portablen Format bereitzustellen. Eigentlich ist es kein Problem, aus z.B. einem Wiki die Qualitätspolitik als PDF-Datei abzuspeichern. Aber es ist einfach nur lästig.

Rechtliche Anforderungen

In kollaborativen Systemen ist nachvollziehbar, ob verantwortliche Prozesseigner im System mitwirken. Jede Änderung im System hinterlässt Spuren, meistens mit Datum und Uhrzeit. Ob das alles DSGVO-Konform ist? Was sagt unser Betriebsrat dazu, wenn er davon erfährt?

… und es ließen noch weitere Gründe finden.

Nicht jeder Mitarbeitende sitzt an einem Computer. Software veraltet schnell. Digitale Daten können schneller gestohlen werden. …

Digitales QM-System – Chance oder Risiko?

Die gute Nachricht ist, wenn Unternehmen diese mehr oder weniger begründeten Risiken und Einwände ernst nehmen, überwiegen letztlich die Vorteile der digitalen Lösungen für Managementsysteme.

Insbesondere kollaborative Anwendungen, wie z.B. Office 365 mit SharePoint, Teams und Planner, bieten kreative Lösungsmöglichkeiten. Ein gelebtes Managementsystem entfaltet erst seine Stärken, wenn alle Prozessverantwortlichen und möglichst viele Mitarbeitende aktiv mitwirken können. Sogar in kleinen Organisationen sollten Papierhandbücher und Fileserverstrukturen der Vergangenheit angehören.

Beauftragte der Leitung sind gut beraten, sich mit aktuellen und kommenden digitalen Lösungen auseinanderzusetzen. Sie können wichtige Kommunikatoren zwischen Anwender*innen und Anbietern digitaler Lösungen werden.

Vielleicht hast Du Interessen an meinem Online Videotraining „QM-System mit SharePoint„.

Ausführliche Informationen findest Du auf der Website der Lev-Akademie.

Der Beitrag Digitales QM-System wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Kommt Ihnen das vertraut vor?

Ich kannte das von meinen eigenen Schulungsunterlagen. Obwohl ich diese alleine verwaltet habe, stellten mich meine File-Server Strukturen mit wachsender Menge an Dateien immer häufiger vor frustrierende Suchaufgaben.

Jetzt nutze ich SharePoint

Seit der Version 2010 ist der SharePoint, trotz typischer Microsoft-Krankheiten, ein hilfreiches Werkzeug. Im Kontext von Qualitätsmanagementsystemen drängt sich der Einsatz von SharePoint förmlich auf. QM-Beauftragte wünschen sich ein Werkzeug, um Informationen nachvollziehbar zu verteilen und die Möglichkeit zur Kollaboration, der interaktiven Zusammenarbeit innerhalb digitaler Plattformen.

Bei vielen meiner Kunden wurde der SharePoint als QM-Handbuchersatz eingeführt, wird jedoch inzwischen für völlig andere Zwecke eingesetzt. Einige nutzen das Wiki zur Wissensdokumentation, andere pflegen und verfolgen in SharePoint-Listen ihre Wartungen und wieder andere Kunden nutzen Foren oder Chats zur internen Kommunikation.

Auch ich verwalte meine Schulungsunterlagen inzwischen im SharePoint.

Die Möglichkeiten des SharePoints übersteigen die Ideen eines IMS (integrierten Managementsystems) bei weitem. Der SharePoint als Intranet (interne Kommunikations- und Arbeitsplattform) bietet zahlreiche Einsatzmöglichkeiten.

Um einen ersten Eindruck zu gewinnen, zeige ich in einem kurzen Video, wie Sie in wenigen Minuten aus einer leeren SharePoint Teamsite den Grundstein für ein System zur Verwaltung dokumentierter Informationen legen.

Diese Video demonstriert einige Basisfunktionen. Gleichzeitig kratzt es nur an der Oberfläche der Möglichkeiten. Dennoch erhalten Sie einen Eindruck von der Funktionsweise und den Vorzügen gegenüber den altbekannten File-Servern.

Wenn Sie Ihr QM-System (oder IMS) diesbezüglich optimieren möchten, freue ich mich auf Ihre Anfrage:

Schreiben Sie mir eine Mail oder rufen Sie an: mail@joseph-beratung.de oder Tel. 0172 – 2582072

Dank Zoom oder MS-Teams kann ich Sie auch online beraten und aktiv unterstützen.

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Joseph Beratung

So wird sichergestellt, dass in einer Spalte nur bestimmte Einträge erlaubt sind.

Update (21.07.2018): Ich habe das Video mit einer besseren Auflösung und mit größeren Schriften erneut aufgenommen. Danke für das Feedback!

Sehen Sie sich im Vergleich die Vorgehensweise im SharePoint an.

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Joseph Beratung