Die Rufe nach weniger Bürokratie werden lauter, und sie kommen nicht nur aus der Wirtschaft. Auch die Politik hat erkannt, dass sich Prozesse vereinfachen müssen, um Innovation und Effizienz zu fördern.

Mich hat das zu der Frage geführt: Könnte der Verzicht auf die Zertifizierung von QM-Systemen nach ISO 9001 ein Beitrag zum Bürokratieabbau sein?

Zertifiziert oder nicht, jede Organisation hat ein System aus Prozessen, um Kundenwünsche erfolgreich umzusetzen und daran zu verdienen – also ein QM-System. Zahlreiche Impulse von innen und außen zwingen Organisationen zur Optimierung ihrer Prozesse und somit ihres Systems. Angefangen vom Fachkräftemangel, über den technologischen Fortschritt, bis zu Änderungen rechtlicher Rahmenbedingungen. Diese Themen sowie der Umgang damit finden auch ohne jährliche Zertifizierungsaudits die notwendige Aufmerksamkeit.

Wer gut ist, braucht’s eigentlich nicht

Gut funktionierende Organisationen erhalten durch die Zertifizierung wenig Mehrwert. Wer seine Prozesse im Griff hat, klare Verantwortlichkeiten lebt und kontinuierlich an Verbesserungen arbeitet, kann auf die lobenden Worte von Auditor:innen verzichten. Für solche Organisationen ist die Zertifizierung keine Herausforderung, sondern ein relativ kostenintensives Auditritual, bei dem stolz die neuesten Verbesserungen präsentiert werden.

Im schlimmsten Fall treffen gut aufgestellte Organisationen auf schlechte Auditor:innen, die sich an Formalien klammern und in der Nachbereitung Blindleistung verursachen.

Das untere Ende der Normalverteilung

Es gibt jedoch auch schlecht organisierte Organisationen, bei denen man sich wirklich fragen muss, warum sie noch existieren. Oftmals liegt das an einer gesunden Untergrundorganisation, die trotz Führung den Laden am Leben hält.

In diesen Organisationen wird den QM-Beauftragten oftmals keine Aus- und Weiterbildung finanziert. Schließlich wird bereits in Beratung investiert – das muss reichen. QMBs pflegen Dokumente, für die sie nicht verantwortlich sind. Hauptsache, im Zertifizierungsaudit liegen die abgefragten Dokumente vor.

Fakt ist, dass viele dieser Betriebe seit Jahren zertifiziert sind, ohne dass sich Grundlegendes geändert hat. Wird im Audit doch mal eine Abweichung ausgesprochen, wird an der Krankheit herumgedoktert, ohne die Ursache zu kurieren.

Unterstützung durch Zertifizierung

Zwischen den beiden skizzierten Extremen gibt es die große Anzahl „bemühter Organisationen“, die nicht alle Prozesse gut im Griff haben. Diese könnten stark davon profitieren, dass jährlich eine gewisse Drucksituation entsteht, in der man gerne Verbesserungen am System demonstrieren möchte.

Solche Organisationen investieren gezielt in Schulungen, Beratung und Workshops. Externe Impulse sind willkommen, um innere Barrieren zu durchbrechen. Die oberste Leitung zeigt Engagement oder zumindest Interesse an aktuellen Verbesserungsprojekten.

Man kann nicht einschätzen, wie viele dieser Organisationen auch ohne das jährliche Zertifizierungsaudit ihre Organisationsentwicklung derart vorantreiben würden.

Was für alle Organisationen gilt

Mitarbeiter:innen beherrschen die aktuellen Verfahren und passen ihre tägliche Arbeit an Veränderungen an. Ohne den systemischen Blick durch z.B. Prozessanalysen, interne Audits oder den Blick aus der Vogelperspektive auf Wechselwirkungen können sich Prozesse in ungewollte Richtungen entwickeln. Oftmals fällt so etwas erst bei personellen Veränderungen auf. Es entstehen Wissenslücken oder Nachfolger:innen fällt es schwer, den Sinn hinter etablierten Vorgehensweisen nachzuvollziehen.

Es gibt „lästige“ (Norm-)Themen, deren Wegfall nicht zwingend zeitnah auffallen. Als Beispiel könnte hier die Prüfmittelüberwachung oder die Instandhaltung genannt werden. Da kann der jährliche „Kontrolltermin“ als extrinsische Motivation betrachtet werden. Doch braucht es dafür ein jährliches Zertifizierungsaudit?

Vielleicht würde weniger Zertifizierungsdruck sogar dazu führen, dass Unternehmen ihre Ressourcen nutzen, um sich freier und kreativer mit ihren Prozessen auseinanderzusetzen, statt nur an die Erfüllung von Anforderungen für das externe Audit zu denken.

Zu viele Normen verderben den Brei

Die Anzahl der Normen und Zertifizierungen ist in den vergangenen Jahren gestiegen. Es gibt nicht nur die Qualitätsnormen, sondern auch noch Zertifikate für Umwelt, Arbeitsschutz, Nachhaltigkeit, Energie und Datenschutz. Diese „Normenflut für Managementsysteme“ überfordert nicht nur kleine und mittelständische Unternehmen. Für einen gezielten Bürokratieabbau müsste daher das Normen- und Zertifizierungswesen insgesamt hinterfragt werden.

Schon oft kam mir der Gedanke, dass für alle Qualitätsthemen eine ISO 9001 ausreicht, wenn Auditor:innen die speziellen Anforderungen gewisser Branchen (Medizinprodukte, Automotive, Luft- und Raumfahrt …) angemessen berücksichtigen.

Die DAkkS legt noch einen darauf

Im IAF (International Accreditation Forum) werden internationale Vorgaben zur Zertifizierung festgelegt. Diese Umsetzung dieser Akkreditierungsvorgaben wird in den einzelnen Ländern durch staatlich beauftragte Organisationen überwacht.

In Deutschland ist das die DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle).  Leider neigt die DAkkS dazu, die Vorgaben zu überinterpretieren und zusätzliche Vorgaben zu machen, die es in keinem anderen Land dieser Erde gibt. Dem müsste dringend ein Riegel vorgeschoben werden. Jedoch finden solche Randthemen zu wenig Aufmerksamkeit, wie eine Petition von Stefan Wilke und mir im Jahr 2024 gezeigt hat.

In der Folge flüchten sogar deutsche Zertifizierungsstellen vor dem Bürokratiemonster und lassen sich im Ausland akkreditieren.

Wer nicht will, wird auch nicht

Fast alle Organisationen führen ein zertifiziertes QM-System nicht aus innerem Antrieb ein. Durch Kundenanforderungen, Branchenvorgaben oder aus rechtlichen Hintergründen werden sie gezwungen, sich z.B. nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen.

Zwang kann ein schlechter Motivator sein. Also wird die Zertifizierung an QM-Beauftrage und Berater:innen wegdelegiert. Die Praxis zeigt, dass die Investition in Berater:innen und QMBs ausreicht, um den geforderten Nachweis zu erhalten. Warum sollte man über das Ziel der „ISO-Pappe an der Wand“ hinausschießen?

Wer kein Interesse an Qualitätsmanagement hat, wird sich auch durch Zertifikatszwang nicht langfristig verbessern. Umgekehrt: Wer überzeugt ist, dass ein lebendiges QM-System ein Wettbewerbsfaktor ist, findet auch ohne Zertifikate den richtigen Weg.

Ich höre schon den Aufschrei von Zertifizierungsauditor:innen und Beratungskolleg:innen. Sie werden schwören, dass durch ihre Begleitung zahlreiche Verbesserungen erzielt wurden. Niemand wird beweisen können, ob diese oder andere Verbesserungen nicht auch ohne ihr Zutun entstanden wären. Ich habe auch schon erlebt, dass Auditor:innen von erwirkten Veränderungen begeistert waren, diese aber innerhalb der Organisation nur aus Angst und ohne Nutzen umgesetzt wurden. Aber das ist ein ganz anderes Thema.

Ich bin tatsächlich hin- und hergerissen, ob der Wegfall der ISO 9001-Zertifizierung als ein Schritt in Richtung Bürokratieabbau wahrgenommen werden könnte. Zumindest in Deutschland würden gute Organisationen weiterhin besser werden und andere würden weiter vor sich hindümpeln.

Fakt ist, dass Kunden davon ausgehen, dass sie von zertifizierten Lieferanten bessere Ergebnisse erwarten, sonst wäre das ISO 9001 Zertifikat kein Kriterium. Ob es tatsächlich einen Kausalzusammenhang gibt, darf zumindest bezweifelt werden.

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Joseph Beratung

So macht QM keine Freude 

Manchmal gefällt mir mein Beruf als QM-Berater nicht.  

Eigentlich macht es viel Freude, Ideen zur Verbesserung und neue Wege auszuprobieren. Doch dann fragen Kunden: „Reicht das denn so fürs Audit?“ oder Zertifizierungsauditoren kommen mit Abweichungen um die Ecke, die jeder Normgrundlage entbehren. 

Wenn Kunden verunsichert sind und um ihr Zertifikat bangen, kann ich das nachvollziehen und gerne nehme ich ihnen unnötige Ängste. Was mich jedoch massiv ärgert, ist, wenn Zertifizierungsauditor:innen die Anforderungen der ISO 9001 nicht kennen, verschiedene Systeme vermischen und auf wertlosen Formalien bestehen.

Von Normprofis (Zertifizierungsauditor:innen sollten Normprofis sein) erwarte ich mehr. Zum Glück gibt es auch sehr viele fähige Auditor:innen, die sich teilweise auch über jene Art Kolleg:innen ärgern, die ich in diesem Artikel skizziere.

Lust auf reale Beispiele? 

Abweichung wegen fehlender Norm 

Nichtsahnend genieße ich mein Hörbuch im Stau, als das Telefon klingelt. Dank Freisprecheinrichtung nehme ich das Gespräch an. Am anderen Ende der QM-Beauftragte eines Kleinstunternehmens mit nur drei Mitarbeiter:innen. 

QMB: „Hallo Stephan, wir hatten eine Abweichung im Audit. Der Auditor hat bemängelt, dass wir die ISO 9001 nicht als Dokument vorliegen hatten.“ Zum Glück stand ich im Stau und konnte keinen Unfall verursachen . 

Nirgendwo in der Norm wird gefordert, dass diese verfügbar sein müsse. Warum auch? Ich kann ja auch rechtskonform Auto fahren, ohne die Straßenverkehrsordnung in der aktuellen Fassung mitzuführen oder im Regal verstauben zu lassen. 

Der Kunde hat die Abweichung leider akzeptiert und gibt nun 178 € aus, die man sinnvoller hätte investieren können. Zumal im nächsten Jahr die leidliche Revision der ISO 9001 ansteht. 

Arbeitssicherheit im ISO 9001 Audit 

Zahlreiche ISO 9001 Auditor:innen sind Quereinsteiger aus dem Bereich Arbeitssicherheit. Schließlich gibt es im Arbeitsschutz auch Begehungen und Arbeitssicherheitsmanagementsysteme nach ISO 45001 oder SCC. 

Ich habe großes Verständnis dafür, dass alle Auditor:innen gewisse Vorlieben haben. Wenn jedoch das Auditergebnis eines ISO 9001 Qualitätsaudits zu 80 % aus Arbeitssicherheitshinweisen besteht, dann stimmt etwas nicht. 

Darauf angesprochen, berufen sich Auditor:innen auf Abschnitt 8.2.2 der ISO 9001: 

„Bei der Bestimmung von Anforderungen an die Produkte und Dienstleistungen, die Kunden angeboten werden sollen, muss die Organisation sicherstellen, dass: die Anforderungen an das Produkt und die Dienstleistung festgelegt sind, einschließlich jeglicher zutreffender gesetzlicher und behördlicher Anforderungen.“

Damit sind nicht ortsveränderliche Geräte und Feuerlöscher in der Produktion gemeint, sondern Anforderungen, die sich auf die Qualität und den Kunden auswirken.

In einem öffentlichen Gebäude (Hotel, Krankenhaus, Schule …) würden ortsveränderliche Geräte oder Feuerlöscher übrigens sehr wohl zu den nicht explizit formulierten Qualitätsanforderungen der Kunden gehören. Dann wären sie auch im Zertifizierungsaudit relevant . Auditor:innen sollten in der Lage sein, dies zu unterscheiden. 

Wenn Auditor:innen Mängel zur Arbeitssicherheit auffallen, die sich nicht auf die Qualität der Produkte oder Prozesse auswirken, dann sollen sie diese gerne ansprechen oder in einem Hinweis formulieren. Immerhin ist es besser, eine Auditorin findet eine Gefahrenquelle, als dass ein Mitarbeiter die Gefahr am eigenen Leib erlebt. Aber das sollte nicht zu einer Abweichung führen. Schließlich prüfen ISO 9001 Auditor:innen auch nicht die Korrektheit der Steuererklärung, obwohl es auch da viele rechtliche Anforderungen gibt . 

Klimawandel nicht verstanden 

Besonders schlimm ist es, wenn Normprofis (Auditor:innen sollten Normprofis sein) nach einer winzigen Veränderung von nur zwei ergänzenden Sätzen in der Norm, diese nicht richtig verstehen oder einordnen können. 

Da ich hierzu bereits einen ausführlichen Artikel geschrieben habe, hier nur die Kurzfassung:

Durch das Amendment 02/2024 fordert die ISO 9001, dass man die Auswirkungen durch den Klimawandel auf die Qualität von Produkten, Prozessen und Dienstleistungen bewertet, um etwaigen Handlungsbedarf zu erkennen. 

Eine erschreckend hohe Anzahl von Auditor:innen hinterfragt im Audit, was Organisationen jetzt wegen der Normänderung gegen den Klimawandel tun. Das ist die vollkommen falsche Frage und gehört in ein ISO 14001 oder EMAS-Audit. 

Wie zuvor erwähnt, mehr dazu in meinem Artikel zum Amendment. 

Abweichung zu Wechselwirkungen 

Hier noch ein letztes Beispiel. Ein Kunde von mir ist seit 2009 nach ISO 9001 zertifiziert. Da ich bei Neukunden meist mit der groben Visualisierung von Prozessen starte, um auch selbst die Organisation zu begreifen, gibt es in deren QM-System oftmals eine Prozesslandschaft in unterschiedlichsten Darstellungsformen. 

Bei diesem Kunden wurde 2016 das bestehende Prozessmodell, inklusive der Prozesslandschaft, um den risikobasierten Ansatz ergänzt. Zudem wird bereits seit 2010 im Rahmen der Managementbewertung bewertet, welche Qualitätsziele durch welche Prozesse beeinflusst werden. Für beides benötigt man Verständnis zu den Wechselwirkungen der Prozesse.

Im letzten Zertifizierungsaudit reichte dem Auditor die seit 2009 bestehende Prozesslandschaft nicht mehr aus. Ihm würde die Darstellung der Wechselwirkungen der Prozesse fehlen. Er möchte wohl Pfeile sehen .

Das Einzige, was mir hier fehlt, ist Verständnis für diesen Auditor. 

Welchen Mehrwert liefern wilde Pfeile in der Prozesslandschaft, um irgendwelche Wechselwirkungen darzustellen? In der Managementbewertung hat der Kunde bewiesen, die Wechselwirkungen zu kennen und bei Managemententscheidungen angemessen zu berücksichtigen.

Gute Auditor:innen können durch wenige Fragen herausfinden, ob Unternehmen prozessorientiert agieren und Wechselwirkungen berücksichtigen oder ob beschränkendes Abteilungsdenken die Umsetzung der Prozesse erschwert. 

Zudem ist eine Abweichung zu einem nicht von der Norm geforderten Dokument schon starker Tobak. 

Weitere Beispiele gefälligst?  

In meinen Artikeln (www.qm-archiv.de), Videos (www.qm-videos.de) und Podcast-Episoden (www.qm-impulse.de) findet man weitere Fälle. Es geht beispielsweise um das scheinbar unvollständige Auditprogramm (Artikel „Auditmythen“) oder um angeblich fehlende Kennzahlen (Podcast-Episode Nr. 46 „Qualitätskennzahlen mit Jan Jörgensmann“). 

Doch warum rege ich mich überhaupt so sehr darüber auf und fühle mich veranlasst, solche Artikel zu schreiben? 

Wir müssen aufpassen

Sinnbefreite Auditerfahrungen schädigen den Ruf der ISO 9001 und erschweren gute QM-Arbeit.

Es ist wenig verwunderlich, dass Geschäftsführer:innen und Führungskräfte nach solchen Erfahrungen das lästige QM-Thema wegdelegieren, da sie keinen Mehrwert für die Organisation erkennen. So wird das ISO 9001 Zertifikat zur teuren Pappe an der Wand, um bestimmte Märkte bedienen zu können. 

Motivierte QM-Beauftragte finden für gute Ideen kein Gehör bei Führungskräften und Mitarbeiter:innen, wenn das ganze QM-Thema nur noch als lästig wahrgenommen wird.

Daher mein Appell an alle QMBs: Lest die Norm – mehrfach. Kennt den Normtext besser als Auditor:innen und habt den Mut, unsinnige Abweichungen abzulehnen. 

Mit meinem Podcast „QM-Impulse“ und meinen Artikeln möchte ich aufklären und für eine lebendige QM-Erfahrung werben. In diesem Zusammenhang sei auch der Hinweis auf meine Lev-Akademie (www.Lev-Akademie.de) und die Online-Ausbildung zum/zur QMB-Beauftragten erlaubt . 

Lasst uns gemeinsam daran arbeiten, dass die Begriffe ISO 9001 und Qualitätsmanagement positive Assoziationen auf allen Ebenen einer Organisation hervorrufen. 

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Joseph Beratung

Gleichzeitig fordern weiterhin Kunden verschiedener Branchen von ihren Lieferanten eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder ein entsprechendes Branchenzertifikat (IATF 16949, ISO 13485, IFS, …).

Da stellt sich die Frage nach dem realen Nutzen eines ISO 9001 Zertifikats.

Nutzen? Nutzen für wen? Für die zertifizierten Unternehmen oder deren Kunden?

Um die Frage beantworten zu können, muss man verstehen

1. was ein Qualitätsmanagementsystem ist,
2. welche Anforderungen die ISO 9001 formuliert,
3. was Unternehmen tun, um sich zertifizieren zu lassen und
4. wie letztlich ein Zertifizierungsaudit abläuft.

In diesem Artikel werde ich diese Punkte kurz erläutern, bevor die ich die Frage zum Nutzen beantworte.

Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?

In Unternehmen interagieren mehrere Personen, um gemeinsam Ziele zu erreichen. Hierbei stoßen unterschiedliche Charaktere mit verschiedenen Interessen aufeinander. Der Begriff „System“ weist darauf hin, dass dieses Miteinander komplex ist.

Durch Managementaktivitäten versuchen Unternehmen die Komplexität zu beherrschen. Hierzu gehören unter anderem das planen, durchführen, analysieren und verbessern von Arbeitsabläufen.

Orientieren sich die Managementaktivitäten an den Qualitätsanforderungen von Kunden, dann spricht man von einem Qualitätsmanagementsystem (QMS oder QM-System).

Alle Unternehmen, die ihre Kunden zufriedenstellen wollen, verfügen demnach über ein mehr oder weniger wirksames QM-System.

Was fordert die ISO 9001?

Bereits in Ende der 1980er Jahre hat sich ein Gremium (technisches Komitee) der Aufgabe gewidmet, Mindestanforderungen für ein wirksames Qualitätsmanagementsystem zu definieren. Resultat ist die ISO 9001, die erstmal 1987 veröffentlich wurde und seither regelmäßig aktualisiert wird.

Zu diesen Mindestanforderungen gehören Themen aus unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens. Hier ein paar verkürzt dargestellte Anforderungen aus der ISO 9001:

• Mitarbeitende müssen für ihre Aufgaben kompetent sein.
• Bevor Unternehmen einen Auftrag annehmen, müssen sie sicherstellen, dass die Kundenwünsche richtig verstanden wurden. Zudem muss die Machbarkeit geprüft werden.
• Wo gemessen wird, müssen angemessene Mess- und Prüfmittel eingesetzt werden.
• Wenn Fehler passiert sind, muss man versuchen ein erneutes Auftreten zu verhindern.
• …

Leider ist der Normtext nicht einfach zu lesen. Wenn man die Norm jedoch richtig interpretiert, findet man sehr sinnvolle Themen, um die sich gute Unternehmen gewissenhaft kümmern sollten.

An keiner einzigen Stelle der ISO 9001 ist definiert, WIE eine Normanforderungen umzusetzen ist.

Wie erlangen Unternehmen ein Zertifikat?

Im Idealfall hinterfragen sich Unternehmen selbstkritisch, wie gut sie die Anforderungen der ISO 9001 bereits erfüllen. Stellen sie hierbei Verbesserungsmöglichkeiten fest, so sollten sie diese ergreifen. Ist ein Unternehmen zu allen Themen gut aufgestellt, steht einer erfolgreichen Zertifizierung nichts im Wege.

Leider sieht die Realität oftmals anders aus.

Unternehmen beauftragen Einzelpersonen (QM-Beauftragte oder QMBs) mit dem Zertifizierungsprojekt. Je nach Kenntnisstand der QM-Beauftragten werden zusätzlich QM-Berater*innen zur Unterstützung beauftragt. Gemeinsam wird (teilweise schriftlich) festgelegt, wie die Anforderungen der ISO 9001 im Unternehmen umgesetzt werden sollen.

Im schlimmsten Fall erstellt das Team aus QMB und Berater*in eine QM-Dokumentation, die zwar alle Anforderungen der ISO 9001 berücksichtigt, jedoch keinen wirklichen Bezug zum Unternehmen hat (Musterhandbuch). Etwas besser wird das Ergebnis, wenn Führungskräfte und Mitarbeitende beim der Festlegung eingebunden werden.

Ein schlechtes QM-System erkennen Sie an den folgenden Kriterien:

• Nur QM oder Berater*in können das QM-System erklären.
• Die Struktur der Dokumentation orientiert sich an den Normkapiteln und nicht and der Aufbau- oder Prozessorganisation des Unternehmens.
• Dokumente können nur vom QM oder Berater*in geändert werden.
• Führungskräfte kennen nicht ihre Führungsaufgaben im QM-Kontext. Sie ärgern sich lediglich darüber, dass die einmal im Jahr (kurz vor dem Audit) ihre Dokumente auf Aktualität überprüfen sollen.
• Führungskräfte und Mitarbeitende machen Dinge bzw. dokumentieren etwas wegen der ISO 9001 bzw. für die Zertifizierungsauditor*innen.

Wie laufen Zertifizierungsaudits ab?

Gute Zertifizierungsauditor*innen versuchen die Unternehmen zu verstehen. Hierbei bewerten sie für sich, welche Aktivitäten und Nachweise bedeutend sind. Die Erkenntnisse werden den Anforderungen der ISO 9001 gegenübergestellt, um Konformität zu finden. Es entsteht ein offener Dialog zwischen Auditor*in und verschiedenen Mitarbeitenden des Unternehmens.

Nicht so gute Zertifizierungsauditor*innen gehen checklistenartig die Normanforderungen durch und lassen sich alles schirftlich darlegen. Leider auch zu Anforderungen, zu denen die ISO 9001 keine Dokumentation fordert. Es wird viel mitgeschrieben, aber nur wenig zugehört.

Ganz schlechte Zertifizierungsauditor*innen hängen sich z.B. an einem Aushang der Qualitätspolitik auf, zu dem im Intranet eine neuere Version vorliegt. Diese Auditor*innen haben kein Gespür für die Auswirkung auf die Qualität zum Kunden. Die Aktualität einer Zeichnung in der Produktion hat i.d.R. eine viel höhere Bedeutung als eine Information am schwarzen Brett.

Unabhängig von der Qualität der Zertifizierungsauditor*innen werden im Audit Verbesserungspotenziale (Hinweise) oder Abweichungen von Normanforderungen identifiziert. Bei den Abweichungen wird unterschieden, wie groß die Auswirkung auf die Erfüllung von Kundenanforderungen sind. Nebenabweichungen müssen bis zum nächsten Audit geschlossen sein und bei Hauptabweichungen müssen Unternehmen innerhalb von 3 Monaten nachweisen, wie diese behoben wurden.

Das ISO 9001 Zertifikat wird so oder so erlangt (was eventuell auch daran liegt, dass konkurrierende Zertifizierungsgesellschaften und Auditor*innen damit ihr Geld verdienen).

Was bringt ein ISO 9001 Zertifikat?

Wenn ein Unternehmen ISO 9001 zertifiziert ist, dann sagt das leider sehr wenig über Fähigkeit aus, Kundeanforderungen zu erfüllen.

Agierende Unternehmen, die eh gut aufgestellt sind und ihre Arbeitsabläufe immer schon kritisch hinterfragt haben, werden mit höherer Wahrscheinlichkeit die QM-System-Einführung als Chance begreifen noch genauer hinzusehen und noch besser zu werden. In den jährlichen Audits werden diese Fortschritte mit Stolz präsentiert.

Reagierende Unternehmen, die von Kundenanforderungen genervt sind, werden mit hoher Wahrscheinlichkeit ein Zertifikat erhalten, jedoch wenig in ihrer Organisation verändern. Die jährlichen Audits werden zur Qual, da im Vorfeld panisch Dokumente aktualisiert werden und die Arbeitsbereiche aufgeräumt werden müssen.

Viele Unternehmen bewegen sich zwischen diesen Extremen von agierender und reagierender Organisation. Es ist zu jedoch befürchten, dass von den ca. 60.500 in Deutschland erteilten Zertifikaten die meisten aus einem gewissen Zwang heraus entstanden sind (Eintrittskarte, Marktzugang , Branchenanforderung, Kundendruck).

Anhand eines ISO 9001 Zertifikats lässt sich leider nicht erkennen, ob viel Show für Auditoren betrieben wurde oder ob ein gutes QM-System gelebt wird. Bei der Suche nach Lieferanten sollten Sie sich daher nicht auf Zertifikate verlassen.

Unternehmen, die ein Zertifikat benötigen (oder auch schon eins haben), sind gut beraten das Zertifizierungsprojekt (und die fortlaufende Pflege) als Chance zur Selbstreflexion und Verbesserung zu betrachten. Ansonsten betreiben Sie ggf. viel Blindleistung für den Erhalt einer Eintrittskarte in den Markt. Letzten Endes entscheidet wahrscheinlich die vom Kunden wahrgenommene Qualität und nicht das ISO 9001 Zertifikat über den Erfolg Ihres Unternehmens.

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Joseph Beratung

Ich gebe zu, dass so manches Zertifizierungsaudit nerven kann. Das Zertifizierungsaudit findet jedoch nur einmal jährlich statt. Ihr QM-System sollte jedoch über das ganz Jahr hinweg gelebt werden.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen (und nicht nur für die Zertifizierung), reflektieren Sie die Wirksamkeit Ihrer Regeln. Das kann in geplanten Abständen erfolgen (interne Audits, Managementbewertung, …) und ereignisorientiert ausgelöst werden (Reklamationen, externe Audits, …). Ein Indiz für ein NICHT gelebtes QM-System ist, wenn die z.B. Managementbewertung nur jährlich und zufälligerweise einen Monat vor dem nächsten Zertifizierungsaudit erfolgt. Intern erkennen Sie Scheinsysteme an der Hektik vor Zertifizierungsaudits, wenn zu offenen Maßnahmen irgendetwas noch schnell gemacht werden muss.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen (und nicht nur für die Zertifizierung), enthält der Maßnahmenplan nur Aktivitäten, für die Sie sich aus gutem Grund entschlossen haben. Ändern sich die Prioritäten, ändern Sie Ihre Maßnahmen. Jede Maßnahme, der Sie hinterherlaufen müssen, scheint aktuell keine Priorität zu genießen.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen (und nicht nur für die Zertifizierung), wissen Ihre Mitarbeitenden und insbesondere Ihre Führungskräfte, wie sie zur Erreichung der Organisationsziele beitragen können. Während eines Audits könnten Sie mit Stolz die Wirkung ihrer Arbeit erläutern.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen (und nicht nur für die Zertifizierung), dann machen Sie nichts für die ISO, sondern alle Aktivitäten orientieren sich an den Zielen der Organisation und im Idealfall im Sinne der Kundenzufriedenheit.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen (und nicht nur für die Zertifizierung), dann haben Sie ein Dokumentationssystem entwickelt, in dem alle Mitarbeitende benötige Informationen schnell und aktuell finden.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen (und nicht nur für die Zertifizierung), dann ist ein Zertifizierungsaudit eventuell noch lästig, jedoch keine Herausforderung.

Wenn Sie Ihr QM-System für sich pflegen wollen …

… dann fangen Sie direkt damit an. Gerne zeige ich Ihnen was es in der täglichen Praxis bedeutet.

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Joseph Beratung