Verantwortung behalten – auch im Audit
Oft erlebte Situation
Zertifizierungsauditorin: „Dann ergänzen Sie Ihre Tabelle einfach um eine Spalte mit der Überschrift ‚Risiko oder Chance‘, und die Mitarbeiter können einen Wert auswählen.“
QM-Beauftragte: „Wenn Sie das sagen, dann machen wir das so.“
Und schon wird der negative Ruf der ISO 9001 geschürt: „Da wird nur Dokumentation ohne Mehrwert produziert.“
Warum diese beispielhafte Empfehlung der Auditorin ohnehin Unsinn ist und jeglicher Normanforderung entbehrt, kann man in meinem Newsletter Ausgabe 44 von Juli 2026 nachlesen.
Hier geht es um einen anderen Aspekt: Auditorinnen und Auditoren unterschätzen schon mal, wie sehr man ihnen gefallen möchte. Ob aus der unnötigen Angst vor Abweichungen oder aus gänzlich anderen Gründen: Zu oft wird vorschnell den Empfehlungen von gefolgt.
Im Eingangsbeispiel hat die Auditorin einen sehr konkreten Vorschlag formuliert. Häufig konnte ich beobachten, dass Andeutungen ohne normbedingte Begründung eifrig umgesetzt und fortan „für die Auditorin“ gepflegt werden.
Verantwortung behalten
Wie könnten QM-Beauftragte besser auf Vorschläge von Zertifizierungsauditorinnen und -auditoren reagieren?
Man könnte zum Beispiel sagen: „Wir werden das von Ihnen skizzierte Vorgehen in Ruhe prüfen und entscheiden, ob …
- dies zu unserem QM-System passt.“
- sich daraus ein Mehrwert für uns erkennen lässt.“
- unsere Mitarbeiter das genauso sehen.“
- wir eine bessere Lösung finden.“
- Aufwand und Nutzen in einem gesunden Verhältnis stehen.“
Im nächsten Zertifizierungsaudit sollte man darstellen können, wie man mit der angesprochenen oder im Bericht festgehaltenen Empfehlung umgegangen ist:
- Haben wir nicht gemacht, weil [Begründung].
- Wir haben die Idee aufgegriffen und eine für uns geeignetere Lösung gefunden. [Präsentation der Alternative].
- Wir haben den Hinweis umgesetzt und prüfen noch, ob wir das dauerhaft in der Form beibehalten werden.
- Danke für den wertvollen Hinweis.
Gut gemeint ist nicht immer gut
Bei allem Wohlwollen von Auditorinnen und Auditoren. Sie erhalten jährlich nur einen kurzen Einblick in unsere Arbeitswelt. Zudem muss die Lösung A, die bei anderen Unternehmen gut funktioniert, noch lange nicht zu unserer Organisation passen. Letztlich gilt: Wir gestalten das QM-System für uns selbst und nicht das nächste Audit.
