Wünsche an Qualitätsmanagement, Audits und Zertifizierung

Kurz vor Weihnachten widmet sich Episode Nr. 97 der QM-Impulse der Frage:
Was wünschen wir uns eigentlich für das Qualitätsmanagement?

Zu Gast ist erneut Jan Jörgensmann, der zum zehnten Mal im Podcast dabei ist. Gemeinsam sprechen wir über Qualitätsmanagement jenseits von Checklisten und Pflichtübungen – mit Blick auf Audits, Zertifizierung und die anstehende Revision der ISO 9001.

Im Mittelpunkt stehen nicht einzelne Normforderungen, sondern Haltung und Wirkung:
Wie viel Dokumentation ist sinnvoll?
Wo braucht es mehr Augenmaß?
Und welche Rolle spielen Vertrauen, Erfahrung und Normkompetenz im QM-Alltag?

Die Episode verbindet persönliche Einblicke aus Auditpraxis und Organisationsarbeit mit grundsätzlichen Überlegungen zur Weiterentwicklung von Managementsystemen. Dabei geht es auch um Bürokratie, Verantwortung und die Frage, wie QM Organisationen tatsächlich unterstützen kann.

Eine Episode für QMBs, Auditor:innen, Führungskräfte und alle, die Qualitätsmanagement nicht nur erfüllen, sondern verstehen wollen.

Viel Spaß beim Hören oder Sehen:

Zentrale Highlights & Kernaussagen

1. ISO 9001:2026 – Ruhe bewahren

• Die kommende Revision bringt keine grundlegenden neuen Anforderungen, sondern vor allem Umstrukturierungen.
• Gefahr: Blindleistung durch unnötige neue Dokumente, nur um formale Erwartungen zu erfüllen.
• Wunsch: Augenmaß bei Auditor:innen und Reviewern statt Aktionismus.

2. Risikobasiertes Denken ≠ Papierproduktion

• Risiken und Chancen müssen nicht zwangsläufig dokumentiert sein – entscheidend ist das Denken und Handeln.
• Kritik an der Praxis, Risiken „auf Zettel zu bannen“, statt sie real zu managen.
• QM selbst kann zum Risiko werden, wenn es überbürokratisiert wird.

3. Mehr Vertrauen im Auditprozess

• Wenn Auditor:innen etwas nachvollziehbar im Gespräch erkennen, sollte das auch ohne zusätzliche Dokumente gelten.
• Reviewer-Rückfragen führen oft zu unnötiger Nacharbeit.
• Positives Beispiel: „Nachweis anekdotisch erbracht“.

4. Wertvolle vs. sinnlose Audit-Hinweise

• Gute Audits geben praxisrelevante Impulse (z. B. abgelaufene Schleifscheiben).
• Schlechte Audits verlieren sich in Nebenthemen (z. B. Piktogramm-Diskussionen ohne reales Risiko).
• Wunsch: QM-Audits sollen über QM sprechen, nicht über alles andere.

5. Normkompetenz der QMBs

• QMBs sollten Normen lesen, verstehen und argumentieren können.
• Kritik an veralteten Ausbildungsinhalten (z. B. „Managementbewertungsbericht“ als Pflicht).
• Kompetenz heißt: interpretieren, einordnen, passende Lösungen finden.

6. AZAV & Bürokratie: Kollektivstrafen vermeiden

• Kritik an pauschalen Verschärfungen wegen einzelner schwarzer Schafe.
• Forderung: Vertrauensvorschuss, harte Sanktionen nur bei Missbrauch.
• Zu viele Doppel- und Mehrfachprüfungen ohne Mehrwert.

7. Auditorenauswahl & Feedback

• Unternehmen dürfen (und sollten) passende Auditor:innen einfordern.
• Rückmeldungen an Zertifizierer sind wichtig, damit Qualität gesichert wird.
• Gute Audits entstehen durch fachliche und menschliche Passung.

8. QM als Denkfolie – nicht als Korsett

• Normen sind ein Reflexionsinstrument, kein Baukasten für Bürokratie.
• Gute QM-Arbeit heißt: Was bringt uns das konkret?
• Empfehlung: Hinweise immer auf internen Nutzen prüfen.

9. Politischer Exkurs: Vertrauen & Verlässlichkeit

• Parallele zu QM: klare Ziele, Verlässlichkeit, KVP, Ethik.
• Wunsch nach klaren politischen Rahmenbedingungen für Unternehmen.
• Kritik an Bürokratie, Aktionismus und fehlender Priorisierung.

Quintessenz der Episode

Weniger Papier. Mehr Denken. Mehr Vertrauen. Mehr Dialog.
QM lebt von Sinn, nicht von Symbolik.

QMB-Ausbildung

In dieser Episode ging es um Wünsche an das Qualitätsmanagement: mehr Sinn, mehr Augenmaß und weniger unnötige Bürokratie. Genau daran knüpft die QMB-Ausbildung der Lev-Akademie an.

Die Ausbildung richtet sich an Menschen, die Qualitätsmanagement verstehen und wirksam umsetzen wollen – nicht nur für das Zertifikat, sondern für den Alltag in der Organisation.
Du lernst, Normanforderungen der ISO 9001 richtig einzuordnen, sinnvoll zu interpretieren und praxisnah umzusetzen – mit Fokus auf Nutzen, Klarheit und Argumentationssicherheit.

Das erwartet Dich:

• fundiertes Verständnis der ISO 9001
• souveräner Umgang mit Audits und Auditor:innen
• praxisnahe Beispiele statt QM-Theorie
• Videotraining mit Arbeitsbüchern, Vorlagen und Abschlusszertifikat
• zeitlich unbegrenzter Zugriff inkl. Updates bei Normänderungen

Wenn Du Dir – wie in dieser Episode – ein pragmatisches, wirksames QM wünschst, findest Du hier die passende Weiterbildung.

Mehr Informationen zur QMB-Ausbildung: www.lev-akademie.de

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Joseph Beratung

Podcast Episode 94 – Mehr als nur Sicherheitsunterweisungen

Charlotte Rothert ist Mitgründerin von doinstruct, einer innovativen Lösung für Unterweisungen und einiges darüber hinaus.

Wir sprechen über die Herausforderungen der Mitarbeiterqualifizierung und darüber, wie der Einsatz von KI helfen kann. Charlotte schildert, wie ihre Software entstanden ist und was für die Zukunft erwartet werden darf.

Dich erwarten interessante Geschichten rund um die Themen Kompetenz und Wissen der Organisation.

Viel Spaß beim Hören:

Diese Episode ist auch als Video verfügbar. Also viel Spaß beim Schauen:

Informationen über doinstruct

Website: www.doinstruct.de

Vernetze Dich mit Charlotte und mir auf LinkedIn:

 Charlotte Rothert   Stephan Joseph

Lust auf interaktive Präsenzseminare und Workshops?

Im Kontext von Qualitätsmanagementthemen, Führungskräfteentwicklung und Digitalisierung kannst Du mich im Raum NRW für Präsenzseminare und Workshops als In-House-Schulung buchen. Einige Themen können auch gut über MS-Teams oder hybrid vermittelt werden. Nimm Kontakt zu mir auf und wir klären, ob ich Dir helfen kann.

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Joseph Beratung

Anforderung der ISO 9001 einfach erklärt

In der Revision der ISO 9001 von 1994 gab es das Normelement „Schulung“.
Mit der Revision 2000 wurde daraus das Kapitel „Qualifikation“.
Seit der leichten Überarbeitung 2008 lautete die Überschrift „Kompetenz, Schulung und Bewusstsein“, was seit 2015 auf das eine Wort „Kompetenz“ reduziert wurde.

Drei Begriffe mit unterschiedlicher Bedeutung. Interessanterweise sind die Anforderungen der ISO 9001 unter diesen Überschriften weitgehend unverändert geblieben. Die letzte wesentliche Ergänzung gab es im Jahr 2000: Die Bewertung der Wirksamkeit von Qualifizierungsmaßnahmen wurde ergänzt. Eine Anmerkung aus der letzten Normrevision von 2015 zeigt, welche Maßnahmen zur Kompetenzsicherung geeignet sein können.

Was nicht gefordert wird, sind dokumentierte Informationen mit den Bezeichnungen Schulungsplan, Qualifikationsmatrix oder Wirksamkeitsbewertungsformular. Das ist logisch, da die ISO 9001 keinerlei Methoden vorgibt.

Was fordert die Norm im Kapitel 7.2 „Kompetenz“?

1) Kompetenz bestimmen

Wir müssen für Mitarbeiter:innen (oder Fremdpersonal, das in unserem Namen aktiv ist) die erforderliche Kompetenz bestimmen.

Anders ausgedrückt: Jemand sollte wissen, wer was können muss.

2) Kompetenz sicherstellen

Wenn wir wissen, was jemand können muss, sind wir gut beraten, sicherzustellen, dass diese Personen auf Grundlage angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind.

3) Kompetenzdefizite erkennen und handeln

Stellen wir fest, dass Personen trotz angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung nicht kompetent sind, müssen wir Maßnahmen ergreifen, damit sie die benötigte Kompetenz erwerben.

4) Wirksamkeit bewerten

Geeignete Maßnahmen können laut der Anmerkung im Normtext sein: Schulung, Mentoring oder Versetzung bestehender Mitarbeitender sowie die Einstellung oder Beauftragung kompetenter Personen. Maßnahmen können aber auch sein: lies ein Buch, schaue YouTube-Videos und vieles mehr.

Nach deren Umsetzung geeigneter Maßnahmen sollten wir uns davon überzeugen, dass die ergriffenen Maßnahmen tatsächlich zur gewünschten Kompetenz geführt haben.

WICHTIG: Bis hierhin fordert die ISO 9001 keine dokumentierten Informationen. Natürlich kann es sinnvoll und hilfreich sein, Schulungsbedarfe schriftlich zu ermitteln oder Qualifizierungsmaßnahmen intern zu planen. Auch die Budgetermittlung für externe Schulungen kann dabei eine Rolle spielen.

Jedoch ist zum Beispiel eine Wirksamkeitsbewertung durch Beobachtung, ganz ohne Dokumentation, normkonform.

 Alles, was hilft, ist gut – alles andere kann weg, auch wenn viele Auditor:innen immer wieder nach typischen Standarddokumenten fragen.

5) Erforderliche Dokumentation zur Kompetenz

Die Norm verlangt lediglich, angemessene Nachweise der Kompetenz aufzubewahren. Was unter „angemessen“ zu verstehen ist, hängt von Nachweispflichten (Gesetzgeber, Kunden, ggf. Branchenstandards) und den eigenen Vorgaben ab.

Fazit

Die Normanforderungen sind plausibel und eigentlich selbstverständlich. Dennoch trifft man in Organisationen regelmäßig auf Büroangestellte, die Office-Programme oder andere Software nur rudimentär bedienen können. Hier gibt es Potenzial zur Zeit- und Kostenersparnis.

Aber auch in Fertigungsbereichen wird oftmals nur das Nötigste unterwiesen. Selten gibt es ein erkennbares Interesse, die Neugier der Mitarbeitenden zu wecken und neue Möglichkeiten zu entdecken – dabei steckt auch hier vermutlich gewaltiges Potenzial.

In der Normanforderung 7.2 „Kompetenz“ erkenne ich grundlegende, sinnvolle Anforderungen. Wenn ihr eure Mitarbeiter anmessen qualifiziert, ihr aber vor Zertifizierungsaudits zusätzlich Dokumentationen zur Kompetenz „geradeziehen“ müsst, ist eure aktuelle Methode offensichtlich unpassend.

Lust auf Normkompetenz?

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Joseph Beratung

Ausgangslage

Es ist mitunter erstaunlich, welche skurrilen Umsetzungen man in 25 Jahren als Berater und Trainer im Namen eines QM-Systems miterlebt:

• Sogenannte QM-Handbücher, in denen Normtext lediglich umformuliert wurde.
• Musterhandbücher, in denen seit Jahren noch die „Firma Mustermann“ auftaucht.
• Identische Handbücher eines Beraters in 5 gänzlich unterschiedlichen Unternehmen.
• Kunden, die nur PDF-Dateien haben, sodass nur der Berater Dokumente aktualisieren kann.
• Ein 300 Seiten umfassendes QM-Handbuch für ein Unternehmen mit nur 8 Mitarbeiter:innen.
• Vorgaben von Methoden, die nicht zur Organisation passen oder die Mitarbeiter:innen nicht beherrschen.
• Angebot für ein QM-Handbuch inklusive ISO 9001-Zertifikat für 12.000 € mit 5 Jahren Gültigkeit.
• Zertifizierungsauditoren, die im Auditplan ein „opulentes Frühstück“ einplanen.
• Audits mit 80 % Small Talk über historische Lenkdrachen, inklusive YouTube-Videos schauen.
• Qualitätsaudits, in denen überwiegend Anforderungen zur Arbeitssicherheit auditiert werden.
• … und zahlreiche kuriose Verschwendungen rund um die Zertifizierung von QM-Systemen.

Woran hat es gelegen?

Das fragt man sich dann so, woran es gelegen hat. Tja, woran hat es gelegen?

Mir fallen einige Gründe ein, die zu solchen Extremen führen:

Vertrauen: Kunden verlassen sich auf Aussagen und Vorgaben von Berater:innen.
Angst: Es wird viel erduldet, um das Zertifikat nicht zu verlieren.
Machtmissbrauch: Nicht alle Menschen (Auditor:innen) können mit (Urteils-) Macht umgehen.
Ziel: Solange die Pappe (das Zertifikat) an der Wand hängt, ist die Geschäftsführung zufrieden.
Zwang: Kunden fordern ein Zertifikat von Lieferanten, welches diese nicht haben wollen.
Fokus: Organisationen pflegen Dokumentation für das Audit und nicht zum Selbstzweck.
Zeit: Tagesgeschäft und Feuerwehraktionen lassen kaum Raum für vorbeugende Ansätze.

Eine Kernursache sticht hervor: fehlende Normkompetenz!

Wenn sich jemand aus der Organisation auskennen würde, würde man sich nicht alles gefallen lassen. Vielmehr würde man eigenständig sinnvolle Lösungsansätze finden und diese in Audits verteidigen (was leider anstrengend genug sein kann).

Mit der entsprechenden Kompetenz können Organisationen das Vertrauen in Berater:innen bewerten, interne Ängste nehmen, Machtmissbrauch Einhalt gebieten, Ziele und Fokus im Dialog mit Geschäftsführung und Kolleg:innen justieren, den Zwang in Lust ummünzen und die Zeit für Vorbeugung verteidigen.

Unternehmen kennen oftmals weder die Norm noch Hintergründe zur Zertifizierung. Themen wie die Prozessorientierung, das Management von Komplexität, die Anwendung von systematischen Lösungsansätzen oder der risikobasierte Ansatz wirken in solchen Organisationen wie Fremdkörper aus anderen Welten. Daher fristen viele QM-Systeme ein Schattendasein, die nur einmal im Jahr zum Audit das Licht der Sonne erblicken.

Wege aus der Misere

Beratung

Über Beratung kann die Normkompetenz eingekauft werden. Die Auswahl kann herausfordernd sein, besonders wenn man keine Auswahlkriterien zur Verfügung hat. In vielen Fällen ist lediglich der Preis ausschlaggebend, was schnell teuer werden kann. Vorsicht ist geboten, wenn der Eindruck entsteht, dass ein Musterhandbuch verkauft wird und man hier und da nur kleinere Änderungen vornehmen müsse.

Berater:innen sollten verständlich kommunizieren können. Besonders positiv sollte auffallen, wenn Berater zunächst das Vorhandene (organisatorische Abläufe und resultierende Nachweise) auf Normkonformität bewerten. Dabei werden sie entweder fündig, haben Anregungen zur Verbesserung oder können erklären, was zur Normkonformität fehlt. Gute Berater können hierbei den Sinn hinter den Normanforderungen erläutern und gemeinsam mit den Mitarbeiter:innen passende Lösungen erarbeiten.

QMB-Ausbildung

Ja, die ISO 9001 fordert seit der Revision 2015 nicht mehr den Beauftragten der Leitung (oft QMB genannt). Gleichzeitig haben wir bis hierhin festgestellt, wie wertvoll es sein kann, wenn sich eine Person in den eigenen Reihen mit den Anforderungen der ISO 9001 und den Möglichkeiten rund um Zertifizierungsaudits auskennt.

Der QMB ist tot – es lebe der QMB. So lautete die Überschrift eines Artikels von mir aus dem Jahr 2014, in dem ich die neuen Normanforderungen der ISO 9001:2015 detaillierter erläutere.

Ausbildungen zum/zur QM-Beauftragten gibt es in verschiedensten Formen und Facetten. Am Markt finden man namhafte Anbieter (mit großem Budget für die Googlesuche) und zahlreiche Alternativen. Auch ich habe für meine Lev-Akademie eine umfangreiche QMB-Ausbildung in Form eines Selbstlernkurses mit 26 Stunden Videomaterial, vielen Extras (Übungen, Quiz, Zusatzinfos …) und Abschlussprüfung mit Zertifikat erstellt.

Fortbildung und Erfahrungsaustausch

Netzwerke wie die Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ) ermöglichen, sich mit Gleichgesinnten auszutauschen und von deren Erfahrungen zu profitieren. Regelmäßige Teilnahme an solchen Austauschforen ermöglicht es, neue Perspektiven zu gewinnen und das eigene Wissen zu vertiefen.

Fachliteratur und Fachartikel

Um sich über aktuelle Entwicklungen im Qualitätsmanagement auf dem Laufenden zu halten, ist der regelmäßige Konsum von Fachliteratur und Fachartikeln anzuraten. So erkundet man neue Erkenntnisse oder einfach mal andere Meinungen und Erfahrungen.

Diskussionen auf LinkedIn

LinkedIn hat sich als Plattform für den Austausch von Fachwissen etabliert. Diskussionen in themenspezifischen Gruppen oder unter Beiträgen von Expert:innen bieten wertvolle Einblicke und die Gelegenheit, sich aktiv an Fachdebatten zu beteiligen. Hier können neue Kontakte geknüpft und wertvolle Anregungen für die eigene Arbeit gewonnen werden.

YouTube-Kanäle

Auch YouTube ist eine wertvolle Quelle für praxisnahe Informationen. Es gibt zahlreiche Kanäle, die sich auf Qualitätsmanagement und verwandte Themen spezialisiert haben. Dort findet man anschauliche Erklärungen, die das Verständnis von Normanforderungen und deren Anwendung erleichtern.

Appell zur Normkompetenz

Lasst euch nicht alles gefallen und akzeptiert nicht blind jede Vorgabe. Rüstet euch stattdessen mit dem nötigen Wissen aus, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Baut intelligente, wirkungsvoll strukturierte und hilfreiche Systeme auf, die eure Organisation wirklich voranbringen, anstatt nur formalen Anforderungen zu genügen. Verteidigt die guten Lösungen, die ihr entwickelt habt, und steht zu euren Überzeugungen – auch, wenn es im Audit mal unbequem wird. Gleichzeitig solltet ihr immer offen für Verbesserungen bleiben, denn nur so können Systeme langfristig erfolgreich bleiben und sich an neue Herausforderungen anpassen.

Falls Du Interesse an der QMB-Ausbildung der Lev-Akademie hast, gibt Dir das folgende Video einen Überblick darüber, was Dich nach dem Kauf erwartet:

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Joseph Beratung

Episode 79 der QM-Impulse mit Isabel Arens

Mit Isabel Arens spreche ich über die Verbindung zwischen Qualitätsmanagement und systemischem Coaching. Wir teilen unsere Erkenntnisse aus unseren jeweiligen Fachgebieten und beleuchten die Parallelen zwischen den Themen.

Wir reden über die mögliche Rolle von Qualitätsbeauftragten als Coaches im Qualitätsmanagement, die Unterscheidung zwischen Beratung und Coaching, die Bedeutung der Anliegenklärung und unsere liebsten Coaching-Techniken. Zudem reflektieren wir die Herausforderungen in der Praxis und werfen einen Blick auf die Möglichkeiten des Online-Coachings.

Letztlich geht es um die Chancen der Integration von Coaching-Techniken in die Qualitätsmanagement-Tätigkeit. Und was das Ganze mit Jogging zu tun hat, erfährst Du in dieser Episode.

Viel Spaß beim Hören:

Kontaktdaten von Isabel Arens

Website: https://www.arensressource.de

Folge Isabel auf Instagram: ressource_isabel_arens 

Coachingangebot von Stephan Joseph

Seit meiner systemischen Coaching-Ausbildung am INeKO (Institut an der Universität zur Köln) unterstütze ich Führungskräfte und QM-Beauftragte, stimmige Lösungen zu aktuellen Herausforderungen zu erarbeiten.

Details zu meinem Coaching-Angebot findest Du unter meinen Leistungen.

Im Podcast sprechen Isabel und ich über unsere Erfahrungen im Online-Coaching. Nach anfänglicher Skepsis biete ich inzwischen gerne und voller Überzeugung Online-Coaching an.

Interessiert? Dann buche einen unverbindlichen Kennenlerntermin.

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Joseph Beratung

QM-Podcast-Episode 75 mit Lorenz Hölscher

Heute durfte ich Lorenz Hölscher interviewen. Lorenz Hölscher ist für seine Bücher über Access, PowerPoint und Word mit Visual Basic bekannt. Neben seiner Dozententätigkeit erstellt er wertvolle Lernvideos für LinkedIn Learning. Ich persönlich habe seine Kurse zu Access und PowerPoint absolviert und war begeistert.

In dieser QM-Podcast-Episode sprechen wir über Kompetenz im Umgang mit Microsoft-Office-Programmen, was gemäß Kapitel 7.2 der ISO 9001 durchaus normrelevant ist. Ganz nebenbei erhältst Du Anregungen und Tipps zu den Anwendungen Access, PowerPoint, Word, Excel und OneNote.

Viel Spaß beim Hören:

Vernetze Dich gerne mit Lorenz und mir auf LinkedIn:

Lorenz Hölscher Stephan Joseph

Website von Lorenz Hölscher: www.software-dozent.de

QM-Impulse – Der QM-Podcast von Stephan Joseph

Du findest den QM-Podcast auf Spotify, iTunes, Amazon-Music … und in Deiner Podcast-App.

Zudem kannst Du alle Episoden über die QM-Impulse dieser Website hören.

QM-System mit SharePoint

Mein Videotraining „QM-System mit SharePoint“ zeigt Dir, wie Du mit Bordmitteln und ohne Programmierung ein sinnvolles QM-System mit Microsoft SharePoint aufbauen kannst.

Dabei geht es um viel mehr als nur die Verwaltung von Dokumenten. Lerne das Zusammenspiel von Listen, Spalteninformationen, Wikiseiten und Webparts kennen, um ein ansprechendes Intranet für Dein Unternehmen zu gestalten.

Hierbei werden keine Kenntnisse zum SharePoint vorausgesetzt. Neugier und Spieltrieb sollten jedoch vorhanden sein.

Dich erwarten:

8 Lektionen mit mehreren, welche Videos, Texte, Bilder und Downloads enthalten

56 einzelne Videos sind schnell auffindbar

Du kannst alle Videos in beliebiger Reihenfolge und immer wieder anschauen

Mehr als 18 Stunden Gesamtspielzeit

Wesentliche Funktionen werden im modernen und klassischen SharePoint Design gezeigt

Freiwillige Abschlussprüfung mit persönlichem Zertifikat

Alle Lerninhalte stehen Dir sofort und zeitlich unbefristet zur Verfügung

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Joseph Beratung

Worum es geht

Welche aktuellen Werkzeuge (ChatGPT, Bart, ElevenLabs, DeepL, etc. ) können jetzt bereits im QM-Kontext Unterstützung bieten und wie könnte die Zukunft aussehen? Welche Chancen birgt erweiterte Technologie (augmented reality) . Was sind Erwartungen an die kommende Normrevision der ISO 9001:202X .

Darüber spreche ich mit Tobias Oortman von der Esders GmbH im QM-Podcast Episode 70. Dabei weichen wir immer wieder etwas ab und entdecken interessante Aspekte.

Zukunft von QM-Systemen – Jetzt anhören

Kontakt zu Tobias und Stephan

Mehr Informationen zur Esders GmbH: www.esders.de

Vernetze Dich mit uns auf LinkedIn: Tobias Oortman und Stephan Joseph

Den QM-Podcast findest Du auf (Spotify, iTunes, Amazon-Music …) und in Deiner Podcast-App.
„Alexa, spiele den Podcast QM-Podcast.“

Links zu den QM-Podcast-Themen

Solltest Du bisher bislang nicht den Umgang mit den genannten Tools getestet haben, so probiere es doch einfach mal aus:

ChatGPT: https://chat.openai.com

Google Bard: https://bard.google.com

ElevenLabs: https://elevenlabs.io

DeepL Write: https://www.deepl.com/write

Buch zur Managementbewertung: https://www.qm-review.de

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Joseph Beratung

Immer wieder erhält man als QM-Berater:in Anfragen per E-Mail, wie:

Auf Basis der vorliegenden Informationen könnte ich ein Angebot abgeben. Warum das wahrscheinlich weder für das Unternehmen noch für Berater:innen zufriedenstellend enden wird, darum geht es in diesem Beitrag.

Vorgehensweise / Projektablauf

Beginnen wir mit dem Wunsch, ein Qualitätsmanagementsystem einführen zu wollen.

Jedes Unternehmen hat bereits einen QM-System (Vgl. QM-Podcast Episode 14 „Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?“). Sofern Unternehmen nicht auf Betrug aus sind, haben sie sehr wahrscheinlich festgelegte Vorgehensweisen, um Kunden zufriedenzustellen. Diese Vorgehensweisen können schriftlich vorliegen, mündlich überliefert worden sein oder der Prozess hat sich mit der Zeit entwickelt und etabliert.

Daher sollten Unternehmen Berater:innen suchen, welche die Anforderungen der ISO 9001 angemessen zu interpretieren wissen. In einem ersten Schritt sollte hinterfragt werden, welche Anforderungen der ISO 9001 bereits (mehr oder weniger gut) erfüllt werden. Erst im zweiten Schritt sucht man, gemeinsam mit den betroffenen Personen, nach eventuell sinnvolleren Vorgehensweisen. Diese Vorgehensweise bildet das Gegenteil zu: „Ich habe da ein Musterhandbuch für Ihre Branche …“.

Unternehmen sollten Berater:innen beauftragen, die Mehrwert und nicht Mehrarbeit generieren.

QM-Handbuch

Weiter geht es mit dem Wunsch nach der Erstellung eines Qualitätsmanagementhandbuchs.

Seit der Revision aus dem Jahr 2015 fordert die ISO 9001 kein Handbuch. Bestimmte Dokumente und Nachweise müssen (sofern zutreffend) im Zertifizierungsaudit auffindbar sein.

Diese Dokumente müssen nicht zwingend an einem zentralen Ort vorliegen. Gleichzeitig ist es eine gute Idee, sich Gedanken zur Ablage von Vorgaben (Checklisten, Formulare, Arbeitsanweisungen …) zu machen. Insbesondere in größeren Unternehmen kann der Einsatz von Intranet-Plattformen (SharePoint, Q.Wiki, Orgavision …) hilfreich sein. Welches Tool geeignet ist, hängt maßgeblich vom gewünschten Verwendungszweck und auch ein wenig von der IT-Kompetenz ab.

Wenn Berater:innen nur über einen Hammer verfügen, werden sie in jedem QM-System einen Nagel erkennen.

Prozessvisualisierung

Oft wird man als Berater:in in gefragt, ob man die Prozesse mit Visio, Aeneis, ViFlow … oder anderen Programmen darstellt.

Bevor man über ein Tool nachdenkt, sollte man sich über das Ziel im Klaren sein. Die ISO 9001 fordert keine Prozessvisualisierung. (Vgl. QM-Impuls Blog: Ich bin Prozesseigner … und nun?).

Früher dachte ich, dass die Navigation entlang der Prozesse das Suchen Dokumenten unterstützt. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Mitarbeiter:innen diesen Weg (trotzt Schulung) kaum nutzen. Gesucht wird eher nach Dokumentarten und bevorzugt in gefilterten Listen.

Die Visualisierung von Prozessen ist ein wertvolles Hilfsmittel bei der Optimierung von Prozessen. Nach erfolgreicher Optimierung können die „Bildertapeten“ archiviert oder gar vernichtet werden.

Sollen Deine Führungskräfte vor jedem externen Audit Prozessvisualisierungen aktualisieren, obwohl sie diese weder im Arbeitsalltag noch bei der Einarbeitung anwenden? Nur Sinnvolles wird von Herzen unterstützt.

Projektkosten

Die Frage nach den Kosten ist berechtigt. Der Wunsch nach einem Pauschalpreis kann jedoch tückisch sein.

Tatsächlich können Berater:innen auf Erfahrungsbasis die Anzahl von Tagen oder Stunden grob abschätzen. Hierzu reichen oftmals die Anzahl Mitarbeiter:innen und die Branche aus. Aber Projekte neigen dazu, den maximal vereinbarten Zeitrahmen auszunutzen. Dieses Phänomen ist auch als „parkinsonsches Gesetz“ bekannt.

Ferner lassen sich QM-Projekt-Angebote nur schwer vergleichen. Beraterin A verkauft Musterhandbücher, Berater B setzt auf die Visualisierung aller Prozesse, Beraterin C erfindet alle Formulare neu und Berater D geht eher den oben beschriebenen Weg. Weiter Varianten und Kombinationen sind denkbar.

Zudem stellen sich weitere Fragen, wie:

• Welche Kompetenz haben ggf. vorhandene QM-Beauftragte?
• Inwieweit werden Mitarbeiter aktiv eingebunden?
• Sollen Führungsaufgaben im Kontext von QM-Systemen vermittelt werden?
• Sollen im Projekt interne Auditoren ausgebildet werden?
• Besteht der Wunsch, dass Berater innen das Zertifizierungsaudit begleiten?
• …

Bei seriösen Angeboten erfolgt im Vorfeld eine persönliche Auftragsklärung (Jetzt online einen unverbindlichen Termin mit Stephan Joseph buchen).

Für kleinere Unternehmen können erfahrene Berater:innen den Maximalaufwand und den wahrscheinlichsten Aufwand recht gut abschätzen. Gleichzeitig bleibt die Frage, ob das Unternehmen lediglich ein Zertifikat benötigen oder ob es ein sinnvolles QM-System etablieren will.

Für größere Organisationen können Auftragsklärung und Angebotserstellung einen Umfang annehmen, sodass für diese Tätigkeiten bereits Kosten anfallen. Bei entsprechender Angebotsqualität lohnt sich diese Investition.

Joseph Beratung

Mittelstandskunden erhalten übersichtliche Konditionen (Tageshonorar, Stundensatz für Heimarbeit, Fahrtkosten …) und eine Von-Bis-Abschätzung für klar definierte Aufgabenpakete.

Von Projektpauschalen sehe ich ab. Berechnet wird nur das, was als Leistung in Anspruch genommen wurde.

Du kannst einfach online ein allgemeines Angebot anfordern.

Ich persönlich berate Organisationen im ca. 100 km Radius rund um Leverkusen, da Frühstück und Abendessen der Familie gehören. Zudem ist es nachhaltiger für die Umwelt, wenn Berater:innen nicht kreuz und quer durch die Lande fahren.

Fazit

Eine externe Unterstützung ist hilfreich, insbesondere wenn keine adäquate Normkompetenz im Unternehmen verfügbar ist.

Unternehmen sollten selbstkritisch abwägen:

• Will man lediglich Normbefriedigung betreiben?
• Sollen die aktuellen Vorgehensweisen mit den Anforderungen der ISO 9001 abgleichen werden?
• Sind Veränderungen gewünscht?

Was auf den ersten Blick aufwendiger klingt, ist über lange Zeit betrachtet deutlich günstiger. Vorgedachte Lösungen, die nicht zum Unternehmen passen, führen zu teurer Blindleistung mit einhergehendem Frust.

Viel Erfolg bei der QM-System-Einführung, dem Neustart oder der sukzessiven Optimierung.
Stephan Joseph

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Roman Varga ist 18 Jahre jung, steht kurz vor dem Abitur und hat mich eine Woche lang als Praktikant begleitet. Zudem ist Roman der jüngere Sohn meiner Schwester, also mein Neffe.

In dieser Podcast-Episode konnte ich Roman zu seinen Zukunftsplänen und Wünschen befragen. In diesem Zusammenhang haben wir auch über „die Jugend von heute“ gesprochen, die seitens vieler Geschäftsführer:innen oder Personalverantwortlichen eher skeptisch beäugt wird.

Sogar Qualitätsthemen kommen nicht zu kurz und gegen Ende hatte Roman eine hervorragende Idee für den Abschluss interner Audits. Also seid gespannt.

Rennstall sucht auszubildenden Mechatroniker?

Im Podcast erzählt Roman von seinem Traum, als Mechatroniker im Motorsport zu arbeiten. Sollte ein Motorsport-Rennstall an der Ausbildung von Roman interessiert sein, meldet Euch gerne bei mir. Ich leite die Stellenausschreibung dann gerne weiter (mail@joseph-beratung.de).

Interview mit Nora Varga

In Episode Nr. 12 habe ich mit Nora Varga (Romans Schwester, also meine Nichte) ein Interview zu ihren Erwartungen an Arbeitgeber:innen durchgeführt. Damals habe ich die Episode noch über mein Smartphone aufgenommen .

Inzwischen ist Nora Varga fester Bestandteil des True-Crime-Podcasts „Ohne Bewährung„, welcher die spannendsten Kriminalfälle des Ruhrgebiets seit Ende der 1990er-Jahre beleuchtet. In der ersten Episode geht es z.B. um den Bombenanschlag auf den Bus vom BVB im April 2017. Seit Juli 2021 erscheinen monatlich zwei spannende Episoden.

Der Beitrag Was jetzt von den Schulen kommt, das taugt doch nichts! wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
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Bente Stein von mein-dienstrad.de (baron mobility service GmbH) beantwortet in dieser QM-Podcast-Episode viele Fragen rund um das Fahrradleasing. Was passiert zum Beispiel mit dem Dienstrad, wenn Mitarbeitende krank werden oder das Unternehmen verlassen?

Wir reden auch über Mitarbeiterbindung und das Thema Motivation.

Über diesen kurzweiligen Plausch bekommst Du sicherlich einen Eindruck, ob Fahrradleasing auch für Dein Unternehmen interessant sein kann.

Viel Spaß beim Hören.

Weiter Beiträge zum Thema Motivation:

• Wie möchten Sie motiviert werden?
• Unsere Mitarbeiter sind uns ach so wichtig
• Unzufriedenheit im Job
• Mitarbeitende im Mittelpunkt vom PDCA-Zyklus

Der Beitrag mein-dienstrad.de mit Bente Stein wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
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Ich plaudere ein wenig über Erfahrungen aus diesem Jahr, wobei auch ein wenig Frust mitschwingt.

Zudem erfahrt ihr, welche Themen für die kommenden Episoden geplant sind.

Zum Abschuss trage ich einen Blogbeitrag aus dem Jahr 2017 vor, der gut zum Thema passt.

Viel Spaß beim Hören

OK, es steckt nicht nur QM-Frust in der Episode. Dennoch durfte das mal raus.

Ich freue mich auf Euer Feedback.

Den vorgetragenen Beitrag in Textform findet ihr natürlich auch im Blog:

Paralleluniversum zum QM-System entdeckt

Zudem erwähne ich im Podcast einen Betrag zum Thema Maßnahmen. Diesen findet ihr hier:

Mach mir ISO, ich weiß von nichts

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Mehrtägige Seminare können Spaß machen. Jedoch ist fraglich, wie viel Prozent des Gelernten nachhaltig umgesetzt wird.

Zahlreiche Studien befassen sich mit dem Lernerfolg unterschiedlicher Lernmethoden. Selten wird der Blick auf die Konzentrations- und Aufnahmefähigkeit der Teilnehmenden gerichtet.

Insbesondere bei In-House Schulungen drohen Ablenkung durch „Kannst Du mal eben kommen?“, das Büro in Reichweite und das Tagesgeschäft gleich um die Ecke.

Hinzu kommt das Bedürfnis, das Gelernte auch mal in der Praxis auszuprobieren. Wenn Sie an drei Schulungstagen zehn Methoden kennenlernen, werden Sie mit viel Glück zwei Methoden in der Praxis ausprobieren und der Rest versandet im Arbeitsalltag.

In drei Stunden erreicht man oft mehr, als wenn man einen ganzen Tag investiert.

Genau hier greift das Zeitkonzept für Schulungen

• Eine mehrtägige Schulung wird in drei- bis vierstündige Einheiten aufgeteilt.
• Jede Einheit enthält genau einen Themenschwerpunkt.
• Das Thema wird vorgestellt und im Anschluss gibt es eine Übung zum Thema.
• Bis zur nächsten Einheit erhalten die Teilnehmenden „Hausaufgaben“.
• Die nächste Einheit erfolgt mit einem Abstand von zwei bis acht Wochen.
• Am Anfang jeder Einheit werden Erkenntnisse zum letzten Thema reflektiert.

Dieses erprobte Konzept für Schulungen wird insbesondere von Führungskräften dankbar angenommen. Vor dem Training können Sie den Tag planen und nach der Schulung wieder eingreifen. Somit richtet sich der Fokus während der Schulung vollkommen auf die Lerninhalte.

Meine Kunden entscheiden sich bei In-House Schulungen überwiegend für das Schulungskonzept mit 4 Stunden Lernzeit.

Für welche Schulungen eignet sich das Konzept

Noch habe ich keine finale Antwort auf diese Frage.

Gute Erfahrungen hatten meine Teilnehmenden zu den folgenden In-House Schulungen:

• Auditor:innen-Ausbildung (1st und 2nd party)
• Führungskräfte-Entwicklungs-Programm (FEP)
• Automotive Core Tools (FMEA, PFU, 8d …)
• QM-Systeme mit SharePoint umsetzen
• Methoden aus QM und QS wirksam einsetzen

Tatsächlich kann ich mir beinahe alle Lerninhalte mit dem Zeitkonzept für Schulungen vorstellen.

Wenn Sie mehr erfahren wollen, buchen Sie einen Kennenlerntermin:

Der Beitrag Zeitkonzept für Schulungen wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung