Podcast-Episode Nr. 89 der QM-Impulse

Alexander Boers bezeichnet sich als Impulsgeber für Qualitäts- und Prozessmanagement. Grund genug, um ihn zu den QM-Impulsen einzuladen.

Geplant war ein Gespräch unter Beratungskollegen zur Digitalisierung im QM-Kontext. Heraus kam ein Gespräch über Hindernisse und Lösungsideen für lebendige Managementsysteme.

Leider wurde unsere Aufnahme durch eine instabile Internetverbindung beeinträchtigt, was zu mehreren Unterbrechungen führte und die Tonqualität beeinflusste. Ich habe selten so viel Zeit in Schnitt und Tonkorrektur investiert – ich hoffe, es hat sich gelohnt und ihr könnt wertvolle Impulse aus unserem Gespräch ziehen.

Viel Spaß beim Hören.

Du kannst Dir auch das Video der Episode abschauen:

Vernetze Dich gerne mit Alexander und mir auf LinkedIn:

 Alexander Boers      Stephan Joseph

Interesse an Digitalisierung?

Wenn Du Dich für Ideen zur Digitalisierung im QM-Kontext interessierst, dann auch Dir meine entsprechenden Dienstleistungen an: Digitalisierung – Gemacht für Menschen und nicht nur für Audits.

Der Beitrag QM ist eigentlich Tagesgeschäft wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Einblicke und Konsequenzen

In vielen Unternehmen stecken Führungskräfte so tief im Tagesgeschäft gefangen, dass die eigentliche Führungsarbeit kaum noch stattfindet. Abteilungen oder Prozesse laufen irgendwie weiter – oft ohne aktive Steuerung.

Statt gezielter Führung beschränkt sich die Rolle dann auf Aufgabenverteilung und spontane Einzelaktionen: „Wir machen mal Jahresgespräche.“, oder „Lasst uns mal zusammensetzen.“

Noch problematischer wird es, wenn Führungskräfte gar nicht genau wissen, welche Aufgaben zu guter Führung gehören oder welche Methoden eingesetzt werden können – und das ist leider keine Seltenheit!

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels gewinnt Führung an Bedeutung. Unternehmen mit einer starken Führungskultur können wertvolle Mitarbeiter:innen besser halten. Denn in den meisten Fällen kündigen Mitarbeiter:innen nicht dem Unternehmen – sondern den Vorgesetzten.

Ist Führung einfach oder schwierig?

Ein Team oder eine Abteilung zu führen, ist eine komplexe Aufgabe – es gibt keine Patentlösung, mit der immer alles „richtig“ läuft. Jede Organisation hat eigene Dynamiken, jede Person bringt individuelle Eigenschaften mit und Situationen ändern sich ständig.

Führung ist keine angeborene Fähigkeit, sondern erlernbar. Mit den passenden Techniken, einer bewussten Reflexion der eigenen Haltung und praktischem Training wird sie beherrschbar.

Wenn jemand behauptet, die XY-Methode sei „die Lösung“, ist Skepsis angebracht – insbesondere bei selbsternannten Erfolgscoaches oder Führungs-Gurus. Wer nur einen Hammer kennt, sieht in jedem Problem einen Nagel.

Erfolgversprechender ist, wenn Führungskräfte eine Vielfalt von Methoden erlernen und Alltagssituationen gezielt reflektieren. Dieser Entwicklungsprozess wird durch regelmäßige Impulse und systemisches Coaching wirkungsvoller gefördert als durch mehrtägige Schulungen im klassischen Stil.

Jede Führungskraft hat Aufgaben, die ihr leichtfallen, und solche, die eine Herausforderung darstellen. Entscheidend ist, nicht dem natürlichen Reflex zu erliegen, schwierige Aufgaben zu meiden, sondern alternative Methoden auszuprobieren oder die eigene Haltung weiterzuentwickeln.

Die größten Herausforderungen für Führungskräfte

Was verhindert effektive Führung?

• Tagesgeschäft: Viele geplante Aufgaben haben nichts mit Führung zu tun und nehmen dennoch viel Zeit in Anspruch.
• Unternehmenskultur: Interne Machtkämpfe, unrealistische Vorgaben und nicht negativ auffallen zu wollen, stehen guter Führung oft im Weg.
• Unklare Führungsrolle: Bedeutet gute Führung, selbst die beste Fachkraft zu sein, oder den Rahmen zu schaffen, in dem das Team wachsen kann?
• Art der Kommunikation: Eingehende Informationen in Form von Mails, Kanalbenachrichtigung oder gar Push-Nachrichten sowie endlose Meetings können dazu führen, dass Führungskräfte in der Informationsflut untergehen.

Hinzu kommen die Erfahrungen mit dem zu führenden Team:

• Wem kann man vertrauen?
• Wer sollte häufiger beobachtet und enger geführt werden?
• Welches (Fehl-) Verhalten ist tolerierbar und wann muss interveniert werden?
• Passt das Prinzip der Gleichbehandlung oder ist eine individuelle Führung hilfreich?
• Wie können Teamkonflikte gelöst werden und wo sind die Grenzen?

Führungskräfte entwickeln

Wer als Führungskraft wachsen will, erweitert die methodische Vielfalt, verbessert die Kommunikationsfähigkeiten und tauscht sich mit anderen aus.

Ein Baustein auf diesem Weg könnte mein Führungskräfte-Entwicklungs-Programm (FEP) sein. Angepasst auf die spezifischen Herausforderungen werden ausgewählte Methoden vermittelt und ausprobiert. Das bewährte Zeitkonzept des FEP sorgt für hohe Aufmerksamkeit: Nach einem 3- bis 4-stündigen Workshop haben die Teilnehmer:innen mehrere Wochen Zeit, das Erlernte anzuwenden und zu Beginn des nächsten Workshops ihre Erfahrungen auszutauschen.

Es mag hart klingen, aber mit der Zeit bekommt jede Führungskraft die Mitarbeiter:innen, die sie verdient.

Der Beitrag Gedanken zum Thema Führung wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

QM-Impulse – Der QM-Podcast
Episode 84 mit Mirko Kloppenburg

Mirko Kloppenburg verwendet sein langjähriges Wissen über Prozesse bei der Lufthansa, um seinen Kunden eine sinnvolle Herangehensweise an Prozesse zu vermitteln. Zu diesem Zweck hat er einen Prozesslebenszyklus entwickelt, den wir in dieser Episode detailliert besprechen.

Freue Dich auf praxisnahe Impulse für Deine Prozesse.

Vernetze Dich gerne mit Mirko und mir auf LinkedIn:

Mirko Kloppenburg   Stephan Joseph

QM-Impulse: Den QM-Podcast von Stephan Joseph findest Du auf Spotify, iTunes, Amazon-Music und in Deiner Podcast-App. Auf dieser Website findest Du alle Episoden im QM-Archiv.

Möchtest auch Du Deine Prozesse beleben und zyklisch optimieren? Wenn Dein Unternehmen in meinem Einzugsgebiet liegt (ca. 100 km Radius um Leverkusen), nimm gerne Kontakt zu mir auf.

Der Beitrag Das emotionale „Wofür“ hinter jedem Prozesslebenszyklus wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Nachverfolgungsmaßnahmen zur wirksamen Maßnahmennachverfolgung

Brauchen wir Nachverfolgungsmaßnahmen zur wirksamen Maßnahmenverfolgung?

Mit Maßnahmen ist es manchmal so wie mit guten Vorsätzen. Es bleibt bei der positiven Absicht und positive Effekte verhungern oftmals auf halber Strecke.

Da wir es in Managementsystemen immer wieder mit Maßnahmen zu tun haben, spreche ich mit dem QMB, Zertifizierungsauditor und ISO-Nerd Jan Jörgensmann über Herausforderungen und Lösungsansätze.

Viel Spaß beim Hören

Vernetze Dich gerne mit Jan und mir hier auf LinkedIn:
Jan Jörgensmann: https://tinyurl.com/LinkedIn-Jan

Stephan Joseph: https://tinyurl.com/LinkedIn-Stephan

Weitere QM-Podcast Episoden mit Jan Jörgensmann

Jan Jörgensmann ist regelmäßig zu Gast im QM-Podcast.

Hier die bisherigen QM-Podcast-Episoden mit Jan im Überblick:

• Episode 65 – Interne Audits vom 23.05.2023 
• Episode 56 – Weihnachtsdokumente vom 22.12.2022
• Episode 51 – Formalismus im QM-System vom 19.07.2022 
• Episode 46 – Qualitätskennzahlen vom 02.03.2022 
• Episode 43 – Rolle QMB vom 14.11.2021 

Der Beitrag Nachverfolgungsmaßnahmen zur wirksamen Maßnahmennachverfolgung wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Dieser Beitrag kann Dir helfen, Dein QM-System einzustufen. Zudem entdeckst Du eventuell Ideen, um mit Deinem QM-System die nächste Evolutionsstufe zu erreichen.

Warum ISO 9001 Zertifizierung?

Der wahrscheinlichste Grund für die Zertifizierung nach ISO 9001 ist der Marktzugang. In den meisten Fällen fordern Hauptkunden Zertifikate. In zahlreichen Branchen gilt eine Zertifizierung als Eintrittskarte. Im B2C könnte das Zertifikat zur Stärkung des Vertrauens beitragen.

Da Unternehmen Kunden zufriedenstellen wollen, tun sie, was erforderlich erscheint, um ein QM-Zertifikat zu erhalten. Kein Wunder, dass die erfolgreiche Zertifizierung im Fokus zahlreicher QM-Projekte steht.

Bedauerlicherweise stürzen sich viele Berater:innen und QM-Beauftragte in Aktivitäten zur Norm-Befriedigung. Es wird so getan, als müsste zu jeder Normanforderung etwas Neues erfunden werden.

Klick macht es meistens dann, wenn die Verantwortlichen die Anforderungen der ISO 9001 in verständlichen Worten erklärt bekommen. Dann merken sie, dass die Norm keine bösen oder unnötigen Anforderungen stellt.

Tipp: Lass Dir die Normanforderungen erklären und überlege im ersten Schritt, was Dein Unternehmen bereits umsetzt. Bewerte die Qualität und Sinnhaftigkeit der aktuellen Vorgehensweise zu einem Thema, um dann ggf. Ideen zur Verbesserung zu bewerten und umzusetzen.

ISO 9001? Ja, da haben wir so ein Handbuch!

Nicht selten hört man die Aussage: „Schreib auf, was Du tust und tu, was Du aufgeschrieben hast.“ Das war nie eine Anforderung der ISO 9001. Tatsächlich ist der Anteil von Pflichtdokumenten mit der Revision im Jahr 2015 weiter gesunken.

Oder anders ausgedrückt: Dokumente sollten in Umfang und Form bereitgestellt werden, sodass man sich darauf verlassen kann, dass eine fehlerfreie Umsetzung gewährleistet wird.

Tipp: Hinterfrage den Sinn und Zweck von jedem einzelnen Dokument. Berater:innen und QM-Beauftragte sollten in der Lage sein, Deine Fragen zur Dokumentation zu beantworten.

Wie erleben Mitarbeiter:innen Qualitätsmanagement?

Da gute Mitarbeiter:innen immer schwieriger zu finden und zu binden sind, gewinnen deren Bedürfnisse an Bedeutung. Es ist bedauerlich, dass in vielen Unternehmen erst durch die Verknappung der Wert von Mitarbeiter:innen steigt.

Erfolgreiche Organisationen haben schon lange vor der Verknappung erkannt, dass die Berücksichtigung von Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen eine positive Auswirkung auf den langfristigen Unternehmenserfolg hat.

Bitte nicht falsch verstehen: Es geht immer noch um Arbeitsplätze, die Arbeitsleitung und um Ergebnisse.

Jedoch lassen sich gute Mitarbeiter:innen nicht grundlos anschnauzen, unfair behandeln oder wie kleine Kinder behandeln. Ein respektvoller Umgang, erfahrbare Gleichberechtigung und erlebtes Vertrauen sind menschliche Bedürfnisse, die früher nicht selten von Vorgesetzten missachtet wurden.

Kontrolle = Wertschätzung der Arbeit

Der Volksmund lehrt: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.“ Das ist auch heute noch so. Die Frage ist vielmehr, wie man erkannte Fehler, Defizite oder klares Fehlverhalten umgeht. Alle Menschen machen Fehler. Kein Mensch macht bewusst Fehler, um dem Unternehmen zu schaden. Sollte das doch der Fall sein, muss eine fristlose Kündigung folgen.

Sprüche wie „Nicht gemeckert ist Lob genug“ sollten der Vergangenheit angehören. Offenes und konstruktives Feedback, sowie Klarheit zu den Erwartungen sind gefragt. Das erfordert von Führungskräften ein humanistisches Menschenbild, gepaart mit einer gewissen Kommunikationskompetenz.

Auch der Umgang mit Fehlern lässt Rückschlüsse auf die Kultur zu. Wird nach einer schuldigen Person gesucht oder geht es darum, ein Wiederauftreten zu verhindern. Ursachenanalyse statt Verursacher feststellen.

Tipp: „Haltung schlägt Technik!“ Kommunikationstechnische Defiziten werden verziehen, wenn die grundlegende Haltung der Führungskräfte von Respekt und Wohlwollen geprägt ist. Definiere daher Werte der Organisation und gewinne die Führungskräfte, für diese Werte einzustehen.

Qualitätsmanagement früher und heute

Gründer:innen oder Geschäftsführer:innen haben oftmals über viele Jahre Erfolge feiern dürfen. Die tatsächlichen Gründe für den Erfolg werden selten hinterfragt. Vielleicht hatte man zur richtigen Zeit den Mut, das richtige Unternehmen aufzubauen.

Gefährlich wird es, wenn Themen wie „Reklamationen“, „Mitarbeiter:innen“, „steigende Kundenanforderungen“, „Nachhaltigkeit“, „Digitalisierung von Prozessen“ oder „Nachweispflichten“ nur noch „Reklamationen“als lästig empfunden werden.

Ein modernes QM-System lädt dazu ein, die Themen der ISO 9001 offen zu diskutieren und den eigentlichen Mehrwert für das Unternehmen zu nutzen. Die hier skizzierten Aspekte könne dabei als Orientierungshilfe dienen.

Wenn Du konkrete Unterstützung wünschst, dann nutze mein Anfrageformular.

Der Beitrag Qualitätsmanagement früher und heute wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

In einem zweistündigen Video werden typische Fragen zur ISO 9001 und Zertifizierung beantwortet. Der Webinar-Schwerpunkt liegt auf dem prozessorientierten Ansatz und damit verbundenen Führungsaufgaben.

Das Webinar enthält

• Praxiserprobte Impulse zur Belebung von QM-Systemen.
• Handouts der Folien für Deine Notizen.
• Kurze Übungen, bei denen Du das Video pausieren kannst.
• Ein Übungsblatt zum Thema Turtle-Diagramm
• Das zweistündige Video.
• Verständnisabfrage via Multiple-Choice-Quiz.
• Personifiziertes Schulungsnachweis als PDF.

Warum „Gutscheincodes“?

Die Idee dieses Webinars ist, dass es von allen Führungskräften einer Organisation absolviert wird.
Gutscheincodes reduzieren hierfür den Bestell- und Verwaltungsaufwand.
Unternehmen erhalten mit nur einer Rechnung die gewünschte Anzahl Gutscheincodes.

Über das Einzelprodukt können QM-Beauftragte oder Geschäftsführungen das Webinar testen.
Schließlich sollten die Inhalte den QM-Zielen und Werten der Organisation in Einklang stehen.

Und so funktionieren Gutscheincodes

1. Gehe zur Kasse über „ISO 9001 für Führungskräfte – Gutscheincodes“.

2. Auf der Bezahlseite wählst Du die Anzahl der Gutscheincodes (max. 30 Stück *¹). 

3. Via Mail erhältst Du eine Liste mit Gutscheincodes (Kombination aus Nummern und Zahlen). 

4. Diese Gutscheincodes verteilst Du an Deine Führungskräfte. 

5. Die Führungskräfte „kaufen“ jeweils das Einzelprodukt und „bezahlen“ mit den Gutscheincodes. 

6. Im weiteren Verlauf geben sie Vor- und Nachnamen, sowie eine (private oder berufliche) E-Mail-Adresse an. Die E-Mail-Adresse wird für die Anmeldung an der Lernplattform benötigt. Vor- und Nachname erscheinen auf dem Schulungsnachweis.

Empfehlung: Setze Deinen Führungskräften eine Frist, um den Schulungsnachweis einzureichen.

Prozessmanager:in oder Abteilungsleitung?  

Die meisten Führungskräfte sind für eine Abteilung oder eine Gruppe von Personen verantwortlich. Der Begriff „Prozesseigner:in“ oder Ähnliches tauchen lediglich im QM-Handbuch auf.

Zu oft setzen sich Führungskräfte mit dem Thema „Prozessmanagement“ nur kurz vor Audits auseinander, indem sie sogenannte Verfahren oder Prozessbeschreibungen auf Vordermann bringen.

Einige Führungskräfte fühlen sich unsicher, wenn Auditor:innen im Rahmen von Zertifizierungsaudits, Kundenaudits und internen Audits Fragen stellen. Sie könnten die Fragen zwar locker beantworten, haben jedoch Bedenken, dass sich „falsche Antworten“ negativ auf das Auditergebnis auswirken. Sie hoffen, dass die „Show fürs Audit“ bald ein Ende findet.

So muss nicht laufen! 

Übrigens ist nicht die ISO 9001 die Wurzel des oft erlebten Übels. Tatsächlich enthält die Norm gute Anregungen für das erfolgreiche Management von Prozessen (organisatorische Abläufe und Herstellungsprozesse). Im Webinar werden einige Gründe erörtert, die zu Verschwendungen führen.

Das Webinar „Prozessmanager:in – ISO 9001 für Führungskräfte“ soll Dich und Deine Organisation dabei unterstützen, ein sinnvolles QM-System umzusetzen.

Weitere Angebote der Lev-Akademie

Die Lev-Akademie bietet autark laufende Zertifikatslehrgänge und Webinare. Zudem können frei anpassbare Vorlagen heruntergeladen werden. In einem kurzen Video wird deren Verwendung erklärt.

Mehr Informationen über die Lev-Akademie findest Du >> hier <<

In-House Seminare

Zoom- oder MS-Teams-Meetings haben ihre Berechtigung. Die Pandemie hat uns die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile offenbart. Gleichzeitig bieten persönliche Treffen auch einen Mehrwert, den Online-Tools nicht ersetzen können.

Befindet sich Deine Organisation in meinem Aktionsradius, kannst Du mich stunden- und tageweise buchen. Auch hybride Lösungen sind inzwischen zum ergänzenden Standard geworden.

Nimm heute noch Kontakt zu mir auf, um die Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu erörtern.

Der Beitrag Prozessmanager:in – ISO 9001 für Führungskräfte wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Johannes ist Berater und Geschäftsführer der orgavision GmbH, welche Software für (Qualitäts-) Managementsysteme entwickelt. Alles über die orgavision GmbH findest Du auf deren Website: www.orgavision.com

Jetzt erstmal viel Spaß beim Hören:

Vernetze Dich mit Johannes und mir auf LinkedIn:

• Johanne Woithon: Johannes Woithon | LinkedIn
• Stephan Joseph: Stephan Joseph | LinkedIn

Im QM-Podcast erwähne ich das Buch „Klarheit“ von René Borbonus:

• Buch: https://amzn.to/3InKzhR
• Hörbuch: https://amzn.to/3Injwn3

Mehr zum Thema Unternehmenskultur

Vielleicht interessiert Dich auch mein Blogbeitrag Unternehmenskultur als Erfolgsgrundlage vom 30.01.2012.

Der Beitrag Unternehmenskultur mit Johannes Woithon wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Der Prozess zum Vertrieb wurde aufwändig beschrieben. Die Vertriebsleitung, ausgewählte Mitarbeitende aus dem Innen- und Außendienst sowie die QM-Beauftragte haben es nach zwei Workshops geschafft, die Arbeitsabläufe zu visualisieren. Hierbei wurde festgestellt, dass die grundlegenden Anforderungen der ISO 9001 (Ermittlung von Anforderungen, Machbarkeitsbewertung, Kundenzufriedenheit, …) nachvollziehbar umgesetzt werden.

Gleichzeitig gab es in den Workshops immer wieder Diskussionen zu einzelnen Themen, bei denen sich die Workshopteilnehmenden grundsätzlich einig waren, dass diese in der Praxis besser umgesetzt werden sollten:

• Man müsse die Kundendatenbank endlich mal aktualisieren.
• Die Monatsmeetings, die zwischenzeitlich hilfreich waren, jedoch leider im Tagesgeschäft untergegangen sind, sollten mal wiederbelebt werden.
• Der von der Produktion geforderte Forecast würde zwar geliefert, aber jeder weiß, dass dieser einer vernebelten Glaskugel gleicht.
• Und es sind immer wieder dieselben Kolleginnen und Kollegen, die ihre Besuchsberichte nicht pflegen.
• … und noch einige Themen mehr.

Mit ein wenig Glück könnte das ISO 9001 Projekt dazu beitragen, dass ein oder zwei dieser identifizierten Themen einen Umsetzungsimpuls erhalten. Die interessante Frage ist jedoch:

„Warum konnten diese Missstände so lange aufrechterhalten werden?“

Schließlich sitzt man oft in Meetings beisammen und auch im Tagesgeschäft findet ein reger Austausch statt. Die Probleme sind bekannt und man braucht lediglich die Mitarbeitenden zu befragen und schon erhält man eine Liste mit Verbesserungsmöglichkeiten.

Woran hat es gelegen?

Woran es gelegen hat, fragt man sich dann so.

Wirkung ist die Folge aus Ursachen, sowohl im positiven als auch im negativen Sinne. Es gibt Ursachen dafür, dass Besuchsberichte fehlen, Kundenstammdaten schlecht gepflegt sind, Meetings nicht stattfinden oder inhaltslose Auswertungen erstellt werden. Aber wer kümmert sich um die Wurzeln des Übels und beginnt diese auszurupfen?

Spricht man die Vertriebsleitung oder die Geschäftsleitung auf eines dieser Themen an, folgen sehr oft Aufzählungen, was in der Vergangenheit bereits alles unternommen wurde und dass diese Versuche einfach am Personal, fehlenden Ressourcen oder der Zeit gescheitert sind. Oftmals meint man sogar die Ursachen zu kennen:

• Mitarbeitende sind auch nicht mehr das, was sie mal waren.
• Kunden erzeugen ungnädigen Druck.
• Die IT versteht unsere Anforderungen nicht.
• Es werden die falschen Ziele verfolgt.
• Hier sind Veränderungen unerwünscht.
• Heute ist Montag.
• …

Bei den oben genannten Vertriebsbeispielen sind die Ursachen komplex, wodurch sie sich nicht nach Schema X lösen lassen. Das Management von komplexen Aufgaben erfordert von Führungskräften gänzlich andere Ansätze als die Umsetzung komplizierter Aufgaben. Auch komplizierte Führungsaufgaben (z.B. Personalplanung) können viel Zeit in Anspruch nehmen, jedoch lassen sich diese Aufgaben mit der richtigen Methode, Ausdauer und Muße lösen.

Bei komplexen Aufgaben müssen Führungskräfte durch Unsicherheit navigieren. Sie können keine Ergebnisse vorhersagen oder garantieren. Das fördert leider die Praxis, komplexe Probleme lieber nicht anzupacken. Es passt scheinbar nicht in die gelebte Führungskultur, dass Führungskräfte eingestehen, zu einem Problem keine Lösung zu haben. Scheinbar findet Ignoranz mehr Akzeptanz als Scheitern.

Dem Wort „Management“ in „Qualitätsmanagementsystem“ wird viel zu wenig Beachtung geschenkt. Es werden zwar viele Verbesserungspotenziale erfasst, jedoch fehlt vor der Umsetzung die Klassifizierung, ob es sich um komplizierte oder komplexe Aufgaben handelt.

Das mag ein Grund sein, warum 5s-Projekte zur Verbesserung von Ordnung und Sauberkeit im Rahmen von QM-Projekten so beliebt sind. 5s bietet ein überschaubares Konzept, dessen Umsetzung eher an fehlenden Ressourcen scheitert, denn an unlösbaren Aufgaben.

Komplexe Aufgaben umsetzen

Es ist ungleich komplexer das Verhalten von Mitarbeitenden zu verstehen und zu verändern. Die Vertriebsleitung hat schon tausendmal erklärt, warum Besuchsberichte zu schreiben sind und in Mails immer wieder an deren Erstellung appelliert. Mehr kann man schließlich nicht tun, oder?

Umgang mit komplexen Problemen erfordert von Führungskräften:

• Humanistische Haltung (Vertrauen in Menschen)
• Authentizität (keine Management-Masken)
• Ergebnisoffenheit (Ideen anderer sind oft besser)
• Kommunikationskompetenz (Bedürfnisse erfahren)
• Methodenkompetenz (Gut gefüllter Methodenkoffer)

Die gute Nachricht ist, dass jeder Mensch an diesen Fähigkeiten arbeiten kann. Es gibt sogar Möglichkeiten, seine Haltung zu reflektieren und prüfen, ob z.B. das Misstrauen gegenüber Mitarbeitenden im Allgemeinen oder in eine bestimmte Person förderlich ist.

Komplexe Aufgaben im QM-Kontext

Tatsächlich enthält die ISO 9001 einige Themen, die eher in die Kategorie „komplex“ fallen. Es fängt bereits mit der Qualitätspolitik an. Für die Zertifizierung reicht ein Dokument, auf dem die ewig selben Sprüche stehen. Will man jedoch, dass die Qualitätspolitik verstanden und angewendet wird, hat man eine komplexe Herausforderung vor sich.

Ähnlich verhält es sich mit dem risikobasierten Ansatz oder der Prozessorientierung. Auch zu diesen beiden Themen sind Zertifizierungsauditor*innen z.B. mit einer SWOT-Analyse und einer Prozesslandschaft zufrieden, wobei beides keine Pflichtdokumente der Norm sind. Selten wird festgelegt, welche konkreten Aufgaben Prozessverantwortliche im Rahmen von QM-Systemen umzusetzen haben. Ein Turtle-Diagramm bietet hierzu einen guten Ansatz, jedoch löst es nicht die dahinterliegenden Führungsaufgaben. Auch hier muss man komplexe Aufgaben lösen.

Die ISO 9001 kann wertvolle Impulse liefern, wenn eine Organisation mehr möchte als nur die Pappe an der Wand (Zertifikat). Ein wirkungsvolles QM-System berücksichtigt insbesondere die erforderliche Kompetenz der Führungskräfte, komplexe und komplizierte Probleme zu differenzieren und mit komplexen Herausforderungen umgehen zu lernen.

Gern unterstütze ich Organisationen als QM-Experte, Kommunikationstrainer und systemischer Coach bei der Identifizierung und Lösung Ihrer komplexen Aufgaben. Wer mehr als ein Zertifikat haben will, ist bei mir richtig.

Dipl.-Ing. (FH) Stephan Joseph
Berater, Trainer, Mediator, Coach, Autor
www.joseph-beratung.de

Der Beitrag Komplexe Aufgaben im QM-Kontext wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Anders als in der Episode 4 vom 02.09.2018, graben Daniela und ich uns Abschnitt für Abschnitt durch die Normanforderungen aus Kapitel 9.3. Hierbei erklären wir die einzelnen Anforderungen und suchen nach hilfreichen Ansätzen für die Praxis.

Viel Spaß beim Hören dieser QM-Podcast Episode.

Wer mehr über Daniela erfahren möchte, findet Informationen und Kontaktdaten auf ihrer Website:

Daniela Köfler
www.prozesse.nrw 

Muster sollten stets kritisch hinterfragt und an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Zum Thema Managementbewertung nach ISO 9001:2015 biete ich eine solche Mustervorlage zum Kauf an:

Der Beitrag Managementbewertung im Detail wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Hören Sie in dieser Episode, wie Sie Ihr Leitbild zur Qualität mit Sinn füllen und einen Nutzen erfahren können.

Qualitätspolitik und Unternehmenskultur

In meinem Blog-Artikel „Unternehmenskultur als Erfolgsgrundlage“ erhalten Sie weitere Impulse zum Thema. Eigentlich sollten Mitarbeitende, Kunden oder Besucher einer Organisation die gelebte Qualitätspolitik spüren. Um diese zu gestalten, hilft kein schön formuliertes Dokument an der Wand.

Der Beitrag Qualitätspolitik wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Georg Dlugosch, Chefredakteur des Fachmagazins „Industrial Quality“ (IQ), führte mit mir im Rahmen der Ausgabe 02/2018 das folgende Interview:

Redaktion IQ: Herr Joseph, was erwartet die Leser in Ihrem Buch „Wieso ISO? – Über den Sinn und Unsinn bei Zertifizierungen nach ISO 9001 und co.“?

Stephan Joseph: Stellt man sich als Berater für Qualitätsmanagementsysteme vor, triff man selten auf Gegenliebe zum Thema ISO 9001. Wenn man ein wenig nachhakt, erhält man in der Regel völlig falsche Annahmen darüber, was dieser Standard von Unternehmen fordert. Daher skizziere ich im ersten Teil meines Buchs, warum die Zertifizierung nach ISO 9001 überwiegend einen schlechten Ruf genießt. Der zweite Teil erinnert an den ursprünglichen Sinn von Managementsystemen und im letzten Teil werden ausgewählte Themen der Norm etwas genauer skizziert.

Redaktion IQ: An wen richtet sich dieses Buch?

Stephan Joseph: Einerseits ist das Buch eine Schatztruhe für erfahrene QM-Beauftragte. Auf der anderen Seite habe ich bewusst einen Stil gewählt, der auch QM-Laien anspricht. Ich könnte mir vorstellen, dass zum Beispiel Geschäftsführungen ein besseres Verständnis zum Thema erhalten oder Führungskräfte verstehen, was sie mit QM zu tun haben. Das Buch setzt keinerlei Normkenntnis oder QM-Erfahrung voraus.

Redaktion IQ: Es ist jedoch keine Anleitung zur Einführung eines QM-Systems.

Stephan Joseph: Da jede Organisation anders ist, können konkrete Hinweise zur Umsetzung einzelner Anforderungen irreführend sein. Zwar enthält das Buch auch zahlreiche Praxistipps, jedoch liegt der Schwerpunkt auf der allgemeinen Aufklärung zu den Anforderungen der Norm. So können Unternehmen für sich passende und sinnvolle Lösungen eigenständig erarbeiten.

Redaktion IQ: Beim Lesen habe mir die Negativbeispiele gefallen.

Stephan Joseph: Beim Schreiben erging es mir ähnlich (lacht). Unsinnige Ansätze können einem die Augen öffnen. Einige Unternehmen können sich sicherlich in den Beispielen wiederfinden. Viele Dinge werden in Unternehmen als normrelevant eingestuft, obwohl sie lediglich auf die Vorstellung von Beratern, Ideen der QMBs oder auf Hinweise von Auditoren zurückzuführen sind. Über Jahre hinweg werden unsinnige Aktivitäten zum Selbstverständnis.

Redaktion IQ: Aktuell dreht sich viel um das Thema „Risiken und Chancen“. Warum ist das Kapitel zu diesem Thema bei Ihnen so kurz?

Stephan Joseph: Das kann man anders sehen. Es gibt ein kurzes Kapitel, welches den Sinn hinter den Anforderungen zu Risken und Chancen erklärt. Gleichzeitig geht es im gesamten QM-System und somit auch im gesamten Buch um das risikobasierte Denken. Die ISO 9001 fordert kein formelles System für ein Risikomanagement. Aus dem PDCA-Zyklus, dem gelebten QM-System an sich, ergeben sich Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen. Die Norm lädt lediglich seit 2015 dazu ein, neben den Kundenanforderungen und rechtlichen Anforderungen, weitere externe und interne Themen zu identifizieren, die Einfluss auf das QM-System haben könnten.

Redaktion IQ: Wenn der Chef eines nicht zertifizierten Unternehmens Sie fragt: „Wieso ISO?“, was wäre Ihre Antwort?

Stephan Joseph: Jedes Unternehmen hat Spieregeln des Miteinanders. Teils sind diese Regeln dokumentiert und teilweise nicht. Wäre es nicht hilfreich, die Angemessenheit und Sinnhaftigkeit dieser Regeln zu hinterfragen? Macht es nicht Sinn, immer wieder mal, neben dem Tagesgeschäft, nach Verbesserungen in den Abläufen zu suchen? Gute Unternehmen machen dies ohnehin und leben somit ein Qualitätsmanagementsystem.

Redaktion IQ: Und was ist mit den Anforderungen der ISO 9001?

Stephan Joseph: Bei der Erstellung der ISO 9001 haben sich Menschen auf ein Mindestmaß an Themen geeinigt, zu denen sich „gute Unternehmen“ Gedanken machen. Da ist es ggf. wertvoll zu reflektieren, wie gut diese Themen aktuell in der eigenen Organisation umgesetzt werden. Mit ein wenig Ehrlichkeit finden Unternehmen hierbei Ideen zur Verbesserung der eigenen Abläufe.

Redaktion IQ: Können Sie denn nachvollziehen, warum die Wahrnehmung in der Praxis anders ist?

Stephan Joseph: Ja! Am Anfang meines Buches erläutere ich viele Einflüsse, welche das Themen „Zertifizierung nach ISO 9001“ in ein schlechtes Licht rücken. Beispielsweise ist es wenig hilfreich, wenn Berater ihren Kunden ein Musterhandbuch überstülpen und behaupten, dass die Verfahren so für eine Zertifizierung umzusetzen seien. Genauso wenig hilfreich sind Dokumente, welche von Nicht-QM-Experten kaum zu verstehen sind. Wenn dann noch Auditoren nach der Nadel im Heuhaufen suchen, sorgt eine Zertifizierung für wenig Euphorie.

Redaktion IQ: Was würden Sie sich im Zusammenhang mit Zertifizierungen nach ISO 9001 wünschen?

Stephan Joseph: Auf Seite der Unternehmen wünsche ich mir die Abschaffung der Parallelsysteme. Das QM-System sollte die tatsächlich gelebten Prozesse unterstützen und nicht nur als Dokumentation für das Audit dienen. Auf Seite der Auditoren wünsche ich mir manchmal mehr Angemessenheit in der Interpretation von Normanforderungen. Wenn nach ISO 9001 beispielsweise etwas festzulegen ist, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass etwas zu dokumentieren ist. Der Auditbergriff stammt schließlich vom lateinischen „audire“ ab, weshalb gute Auditoren durch geschicktes Fragen feststellen können, ob Themen in einer Organisation auch ohne dokumentierte Informationen hinreichend gut umgesetzt werden.

Ich bedanke mich bei Herr Dlugosch für das angenehme Gespräch. Werden auch Sie Fan des unabhängigen Fachmagazins auf www.industrial-quality.de.

Das Buch „Wieso ISO?“ erhalten Sie auf Amazon.de.

Der Beitrag Interview zum Buch „Wieso ISO?“ wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung

Wenn ich mich im Privatleben als Berater und Trainer für Qualitätsmanagement oute, ernte ich selten Begeisterung. Typische Reaktionen sind: „ISO 9000? Den Mist machen wir bei uns auch, glaube ich“ oder „das ist aber ein trockenes Thema“. Ich möchte deshalb ein wenig für (Qualitäts-) Managementsysteme nach ISO 9001 zu werben.

In jeder Organisation (zertifiziert oder nicht) gibt es Regeln, die das Management aufstellt. Hinzu kommen Absprachen (weitere Regeln), über die sich Kolleginnen und Kollegen verständigen. Diese Regeln können dokumentiert sein (zum Beispiel durch Aushänge und Rundmails) oder nicht. Um die nicht dokumentierten Regeln ranken sich oft Mythen: „Das müssen wir so machen, denn ein Mitarbeiter wurde fristlos entlassen, als der alte Inhaber es mal anders gesehen hatte.“

Durch Regeln wird versucht, das System einer Organisation zu beherrschen. In einem System wollen Personen oder Abteilungen ein gemeinsames Ziel erreichen. Durch Wechselwirkungen im System (Schnittstellen, unterschiedliche Meinungen, Anzahl der Entscheidungen, Abhängigkeiten, Missverständnisse, …) entstehen Reibungsverluste und gegebenenfalls Qualitätsprobleme.

Organisationen sind grundsätzlich bestrebt, Kundenanforderungen möglichst gewinnbringend durch ihr komplexes System zu schleusen. Daher hat jede Organisation ein (Qualitäts-) Managementsystem. Bei der Erstellung der ISO 9001 haben sich Mitglieder des Technischen Komitees TC 176 die Frage gestellt, mit welchen Themen sich Organisationen auseinandersetzen sollten, damit das möglichst gut gelingt (beste Praktiken). Herausgekommen sind zum Beispiel Themen wie Mitarbeiterqualifikation, Arbeitsumgebung, Erkennen von Risiken und Chancen, Maßnahmenverfolgung, Kundenzufriedenheit – um nur einige zu nennen.

Somit ist die ISO 9001 lediglich eine Sammlung von Themen, bei denen es sich lohnen sollte, hilfreiche Spielregeln aufzustellen. In der gesamten ISO 9001 ist an keiner Stelle spezifiziert, wie ein Thema umzusetzen ist. Das bleibt sinnigerweise in der Verantwortung der Organisation. Lediglich manche Formulierungen im Normtext klingen wie trockener Mist.

Ich finde es spannend zu erarbeiten, mit welchen Regelungen und Methoden eine Organisation diese Normthemen zweckmäßig umsetzen kann. Da Systeme komplex und somit schwer vorhersagbar sind, ist es ebenso spannend zu beobachten, ob die geplanten Ideen zum gewünschten Ergebnis führen. Tun sie das nicht, dann ist Kreativität gefragt, um Alternativen zu finden.

Genau das ist gelebtes Qualitätsmanagement. Es ist die ständige Suche nach hilfreichen Regeln und Methoden, die Organisationen besser machen, um aktuelle und auch künftige Anforderungen von Kunden oder Interessenspartnern (Inhaber, Gesellschafter) zu erfüllen.

Die Erarbeitung der Regeln kann klassisch planerisch oder agil iterativ erfolgen. Beides hat seine Daseinsberechtigung mit jeweiligen Chancen und Risiken.

Wenn der Fokus beim Thema ISO 9001 nicht nur auf der Zertifizierung liegt, dann sprechen wir von  Organisationsentwicklung. Und das ist alles andere als „trockener Mist“. Zugegeben, Zertifizierungsaudits können schon mal lästig sein. Aber hier besteht die Möglichkeit sich Partner zu suchen (Zertifizierungsauditor*innen und Berater*innen), die den Fokus auf die Sinnhaftigkeit richten.

(Dieser Artikel erschien in der Industrial Quality Ausgabe 1-2017 Seite 9)

Kein trockener Mist

Lernen Sie in der QMB-Ausbildung der Lev-Akademie, wie Sie lebendige QM-Systeme gestalten können.

Der Beitrag Trockener Mist? Keineswegs! wurde zuerst auf Joseph-Beratung.de veröffentlicht:
Joseph Beratung