Digitalisierung im Kontext von Managementsystemen
Lebendige Managementsysteme profitieren von den vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung – sei es im Qualitätsmanagement, in der Qualitätssicherung oder in anderen Unternehmensbereichen. Digitale Werkzeuge können Prozesse verschlanken, die Zusammenarbeit erleichtern und wertvolle Daten für fundierte Entscheidungen liefern.
Ich biete zu folgenden Themen meine Unterstützung an:
✅ Kollaborative Werkzeuge – Ortsunabhängige Zusammenarbeit
✅ Strukturierte Informationsverwaltung – Wissen gezielt verfügbar machen
✅ (Teil-)Automatisierung von Prozessen – Effizienz steigern, Fehler reduzieren
✅ Datenanalyse – Transparenz schaffen, bessere Entscheidungen treffen
✅ Generative KI – Künstliche Intelligenz sinnvoll nutzen

Kollaborative Werkzeuge
Ein Managementsystem lebt vom Austausch – zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden, Beauftragten und externen Partnern. Kollaborative Tools ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten und sorgen für eine reibungslose Kommunikation.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
- Kreativer Austausch: Mindmaps, Whiteboards oder digitale Brainstorming-Tools helfen, Ideen strukturiert zu erfassen und iterativ Lösungen zu entwickeln.
- Gemeinsame Dokumentenbearbeitung: Mit SharePoint oder OneDrive können Teams in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, Informationen teilen und das Wissen der Organisation sichern.
Ich unterstütze Organisationen bei der Auswahl und Implementierung geeigneter Tools (SharePoint, Wikis und andere Cloud-Tools) für ein effektives, digitales Managementsystem.

Strukturierte Informationsverwaltung
Ein effektives Managementsystem benötigt aktuelle, strukturierte und leicht zugängliche Informationen. Digitale Lösungen helfen dabei, Dokumente, Arbeitsanweisungen und Prozesse zentral zu verwalten und gezielt zu verteilen.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
- Zentrale Dokumentenlenkung: Aufbau eines cloudbasierten Dokumenten-Management-Systems (DMS), damit stets aktuell gültige Dokumente und Informationen gefunden werden.
- Multimediale Inhalte: Neben Office- und PDF-Dokumenten auch Videos, Wikis oder Datenbanken nutzen.
- Automatisierte Benachrichtigungen: Änderungen an wichtigen Dokumenten oder Informationen gezielt kommunizieren, damit alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand sind.
- Datenbankinformationen: Datenbanken ermöglichen die Revisionierung, Änderungsverfolgung, Freigabe von Dokumenten und Suchkriterien über Metadaten.
Gemeinsam entwickeln wir ein Intranet (z. B. mit Microsoft SharePoint), das Ihr Managementsystem, Ihr Organisationswissen und den internen Informationsfluss optimal unterstützt.

(Teil-)Automatisierung von Prozessen
Wiederkehrende Prozesse eignen sich hervorragend für eine (teilweise) Automatisierung. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen effizienteren Ablauf.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
- Power Apps: Erstellung individueller Anwendungen für PC und Smartphone zur einfachen Dateneingabe und Verwaltung.
- Power Automate: Automatische Workflows, ausgelöst durch Ereignisse in Microsoft 365 Anwendungen oder in festgelegten Intervallen.
- Office-Anwendungen: Die Möglichkeiten von Excel, Word oder Outlook werden oftmals unterschätzt. Zahlreiche Funktionen (Pivot-Auswertungen, Serienbriefe, Autosortierung …) können viel Zeit sparen.
Ich teile mein Wissen über Automatisierung, damit mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten bleibt.

Datenanalyse
Daten sind eine wertvolle Ressource für die kontinuierliche Verbesserung Ihres Managementsystems. Mit digitalen Tools können Sie Informationen strukturiert erfassen, analysieren und fundierte Entscheidungen treffen.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
- Excel zur Datenanalyse: Nutzung von Power-Query und Power-Pivot, um Datenquellen (andere Excelsheets, SharePoint-Listen, Dataverse Tabellen …) intelligent zu verknüpfen und auszuwerten.
- SharePoint Abfragen: Erstellung nützlicher Datenansichten zum schnellen Überblick, wie z.B. den Status von Reklamationen, Maßnahmen, Audits oder Wartungen.
Ich vermittle den Umgang mit Datenquellen, um Transparenz zu erzeugen, sinnvolle Maßnahmen zum Umgang mit Chancen und Risiken abzuleiten und Verbesserungen zu bewerten.

Generative KI
KI ist längst mehr als ein Trend. Doch viele Unternehmen setzen sie noch zurückhaltend ein. Ich zeige, wie generative KI sinnvoll genutzt werden kann – mit Blick auf Chancen und Grenzen.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
- Texte generieren: Aufzeigen der Möglichkeiten durch den Einsatz von Chat-GPT, Copilot oder DeepSeek für Texte, Berichte oder Ideenfindung.
- Dokumentenanalysen: Kundenanforderungen, Standards und andere umfangreiche Texte können mit KI zusammengefasst und dialogisch hinterfragt werden.
- Kreative Tools: Texterkennung (OCR), Stimmenerkennung, Bildgeneratoren, Vorlese- oder Diktierfunktionen runden das KI-Thema ab.
Ich zeige die Möglichkeiten und Herausforderungen, die der Einsatz generativer KI mit sich bringt.

Managementsysteme und Digitalisierung
Im Kontext von Managementsystemen und Zertifizierung bieten digitale Lösungsansätze Wege, von altbackenen und unnützen QM-Handbüchern Abschied zu nehmen und lebendige Managementsysteme zu gestalten.
Kollaboration bietet die Chance, dass Beauftragt (QMB, Sifa, UMB …) gemeinsam mit Führungskräften und deren Mitarbeiter:innen nachhaltige Prozesse entwickeln. Über eine strukturierte Informationsverwaltung wird die Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen sichergestellt, die auch einer Zertifizierung nach ISO 9001 & Co. standhält. Durch die (Teil-)Automatisierung von Prozessen können wertvolle Ressourcen sinnvoller eingesetzt werden und Prozessergebnisse können über die Datenanalyse bewertet werden. Mit Hilfe generativer KI können zahlreiche Aufgaben unterstütz und beschleunigt werden.
Unterstützung von Stephan Joseph
Ich helfe Unternehmen dabei, den Mehrwert der digitalen Werkzeuge von Microsoft 365 effektiv zu nutzen. Unternehmen in meinem Einzugsgebiet betreue ich gerne direkt vor Ort. Dank MS-Teams & Co. unterstütze ich Sie auch überregional.
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