Die Kaiser GmbH ist in den letzten Jahren ständig gewachsen und beschäftigt inzwischen 240 Personen. In den Gründerjahren war Valentin Kaiser jener, der potenzielle Kunden angesprochen hat und sein Studienfreund Karl war für die gesamte Produktion verantwortlich. Karl hatte einen guten Riecher für Technologie und stets kluge Investitionsentscheidungen getroffen.
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Fast jede Organisation die ISO 9001 zertifiziert ist, hat im Handbuch Ablaufdiagramme (Flowcharts, Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen), die durch einen Prozesseigner (Prozessverantwortlichen, Führungskräfte) einst freigegeben wurden.
In den meisten Fällen ist es so, dass sich die Prozesseigner nach der Freigabe wieder ihrem Tagesgeschäft widmen.
Erst kurz vor dem nächsten externen Audit kommt der Appell von QM-Beauftragten, die visualisierten Darstellungen im Handbuch zu prüfen. Mehr oder weniger aufwändig werden die Prozessbeschreibungen mit der Realität abgeglichen und angepasst. Ein echter Nutzen ist oftmals nicht erkennbar. Eher könnten zynische Gedanken nach dem Motto „Ach so hatten wir uns das mal gedacht“ aufkommen.
Die Visualisierung von Arbeitsabläufen kann im Rahmen von Prozessanalysen wertvolle Erkenntnisse offenbaren. Von der ISO 9001 werden Darstellungen von Arbeitsabläufen jedoch nicht gefordert. Das ist für viele Personen im QM-Kontext überraschend, leider auch für mache QM-Beauftragte, Berater*innen und Auditor*innen, eine Überraschung. Da kann ich nur sagen: „Es hilft, die Norm zu kennen.“
Wenn es nicht um die Aktualisierung von Verfahrensanweisungen geht, steht eine wichtige Frage im Raum:
„Was sind die Aufgaben von Prozesseignern?“
In der ISO 9000 Familie finden wir nur indirekt eine Antwort. Im Abschnitt 4.4 „Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse“ finden wir Anforderungen an Prozesse, die sich in Führungsaufgaben übersetzen lassen:
…In vielen Organisationen sind die technischen Entwicklungsmöglichkeiten zur Optimierung der Produktionsprozesse oftmals ausgeschöpft. Innovationen zur Kostenoptimierung erfordern entweder hohe Investitionen oder den glücklichen Zufall zur Entdeckung einer neuen Technologie.
Anders sieht es in den Geschäftsprozessen aus! In den organisatorischen Abläufen, angefangen bei der Marktbeobachtung, über die Auftragsgenerierung, den Auftragssteuerungsprozess bis hin zur Ermittlung der Kundenzufriedenheit und zur Bewertung der eigenen Effizienz, liegen die eigentlichen Potenziale zur Optimierung der Organisation.
…Die meisten Organisation, die nach ISO 9001 zertifiziert ist, haben im Managementsystem sogenannte Verfahren in Form von Ablaufdiagrammen, Flowcharts, Prozessbeschreibungen oder ähnlichem beschrieben. Diese Ablaufbeschreibungen werden in den meisten Fällen von einem Prozessverantwortlichen (Prozesseigner) freigegeben
Oft ist es leider so, dass der Prozessverantwortliche sich nach der Freigabe wieder seinem Tagesgeschäft widmet. Erst kurz vor dem jährlichen Zertifizierungsaudit erinnert sich mancher Prozessverantwortliche daran, dass es Prozesse im Handbuch gibt, die er vor einiger Zeit freigegeben hat. Selbst wenn sich der Prozessverantwortliche nun eine Stunde Zeit nimmt, weiß er unter Umständen nicht, was er konkret tun soll.
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