Dokumentation

Dokumentierte Informationen

Die Kategorie Dokumentation enthält Beiträge zum Dokumentenmanagement und der Archivierung im Kontext von QM-Systemen (dokumentierten Informationen).

Formalismus im QM-System (mit Jan Jörgensmann)

Podcast Coverbild - Episode 51 zu Formalismus in QM-Systemen

Der erfahrene QMB, Auditor und „ISO-Nerd“ Jan Jörgensmann ist inzwischen eine feste Größe im QM-Podcast und wird dies auch zu meiner Freude bleiben.

Diesmal tauschen wir uns über sinnvollen und hirnbefreiten Formalismus aus.

Viel Spaß mit der Episode 51 wünschen Dir
Jan Jörgensmann #isonerd und Stephan Joseph #isoman

Den QM-Podcast findest Du auf allen gängigen Plattformen (iTunes, Spotify, …) und in Deiner Podcast-App.

Vertraue niemandem

QM-Podcast Episode 49

Unseriöse Angebote gibt es in allen Branchen.

Mit der Beraterin und Auditorin Daniela Köfler spreche ich über nicht akkreditierte ISO 9001 Zertifikate, aufgedrückte QM-Systeme und die Grenzen von Mustervorlagen.

In dieser Episode erfährst Du, wie Du falsche Zertifikate und unseriöse Beratungsangebote erkennst.

Viel Spaß beim Hören der QM-Podcast Episode Nr. 49 „Vertraue Niemandem“:

QM-Matrix – Top 3 im Praxischeck

QM-Matrix

Wenn eine QM-Matrix ausschließlich kurz vor externen Audits aktualisiert wird, dann liegt der Verdacht nahe, dass diese Zuordnungstabelle eigentlich überflüssig ist.

Oft werden QM-Matrizen von QM-Beauftragten fortlaufend gepflegt, weil diese von Berater*innen oder Zertifizierungsauditor*innen angeraten wurden.

Vielleicht ist es an der Zeit, sich von der ein oder anderen Matrix zu befreien.

Hier betrachten wir drei übliche QM-Matrizen (Norm-, Auditprogramm- und Qualifikation-Matrix) sowie deren potenzieller Nutzen.

Normmatrix

➡️ Gegenüberstellung von Normanforderungen und Fundorten im QM-System.

Eine solche Tabelle ist eventuell bei Erstzertifizierungen hilfreich, damit bei der Gestaltung des QM-Systems keine Normanforderungen übersehen werden.

Im Zertifizierungsaudit kann eine Normmatrix insbesondere QM-Einsteiger*innen Sicherheit bieten, um auf Fragen von Zertifizierungsauditor*innen gezielt und schnell reagieren zu können.

Sobald man die Norm und das QM-System gut kennt, wird die Normmatrix überflüssig.

Digitales QM-System

Digitales-QM-System

Verpasste Chancen und übersehene Risiken

Ein digitales QM-System kann auch neue Herausforderungen mit sich bringen: „Es tut mir leid liebes Zertifizierungsauditteam, aber ich kann Ihnen aktuell keine Dokumente zeigen. Unser Server wurde vom Lock-Key-Virus verschlüsselt. Ein Kollege hat letzte Woche den Anhang einer infizierten Fake-Mail geöffnet.“ Dieses Horror-Szenario ist einem meiner Kunden tatsächlich passiert und kein Einzelfall.

Während eines anderen Audits ist die IT-Abteilung auf die Idee gekommen, am Tag des Zertifizierungsaudits die Server zu warten. Hierdurch war der Zugriff auf das integrierte Managementsystem im SharePoint für einige Stunden nicht möglich.

War früher doch alles besser? Geduldige Papierordner sammelten sich im Büro der Managementbeauftragten. Eine feinsäuberliche Unterschrift konnte beweisen, dass die Geschäftsführung das gute alte QM-Handbuch freigegeben hat. Und Zertifizierungsauditor*innen konnten in Ruhe in der Dokumentation schmökern.

Ja, die EDV birgt gewisse Risiken. Werden diese jedoch ordentlich bewertet und vorbeugende Maßnahmen umgesetzt, überwiegen die zahlreichen Vorteile der digitalen QM-Systeme. Eine angemessene Backupstrategie, der Zugangsschutz und Notfalllösungen für Ausfallszenarien sollten selbstverständlich sein.

Die eigentliche Scheu vor digitalen Lösungen, welche sich nicht nur im Kontext von Managementsystemen wiederfinden, hat wenig mit den oben genannten Extremfällen zu tun. Hier eine Auswahl von „Gründen“, welche die Digitalisierung ernsthaft ausbremsen:

Schluss mit dem Kauderwelsch

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In der 38. Episode des QM-Podcasts unterhalte ich mich im August 2021 mit dem Q-Enthusiasten und Kollegen Florian Frankl. Wir reden über missverstandene Formulierungen im Text der ISO 9001:2015.

Traurige Nachrichten zum Jahresende

Leider ist Florian im Dezember 2021 verstorben.
Die Welt hat einen kompetenten QM-Experten
und äußerst sympathischen Menschen verloren.

In Gedanken bei Dir und Deinen Angehörigen

ISO 9001 Checkliste

Checkliste ISO 9001 - Zettelwirtschaft

Gut vorbereitet ins nächste Zertifizierungsaudit

Damit Sie ganz entspannt in Ihr nächstes Audit starten können, erhalten Sie kostenlos und unverbindlich eine ISO 9001 Checkliste in Form einer PDF-Datei für

  • Erstzertifizierungen,
  • Überwachungsaudits und
  • Rezertifizierungsaudits.

Darüber hinaus erhalten Sie eine Liste typischer Dokumente, die im Rahmen von Audits eine Rolle spielen können. Pflichtdokumente der ISO 9001:2015 werden hervorgehoben.

Cover Bild - ISO 9001 Checkliste
Checkliste Auditvorbereitung ISO 9001
Größe: 8,36 MB
Version: 1
Published: 22.04.2022

3 Fehler in QM-Systemen

Kostenloses Webinar on demand

In diesem Webinar lernen sie die 3 häufigsten Fehler in QM-Systemen kennen. Wenn Sie bzw. Ihr Unternehmen z.B. nach ISO 9001 zertifiziert sind, kommen Ihnen eventuell einige Aspekte bekannt vor.

Diese Webinar kann direkt nach der Registrierung über die Website der Lev-Akademie gestartet werden (7/24 on demand). Ihre Registrierungsdaten werden NICHT für Werbezwecke genutzt! Wer regelmäßig Informationen wünsch, kann den RSS-Feed oder meinen Newsletter abonnieren.

Viel Spaß mit diesem knapp 30 minütigem Webinar.

Mehr als nur 3 Fehler in QM-Systemen

Sie erfahren kostenlos und unverbindlich, was gelebte QM-Systeme verhindert. Selbstverständlich werden aus Möglichkeiten zur Verbesserung aufgezeigt. Die Inhalte lassen sich nicht nur auf die ISO 9001 anwenden.

Das A bis Z des Qualitätsmanagements – 26 QM-Impulse

26-QM-Impulse

Über LinkedIn, Xing, Facebook und Instagram erscheint jede Woche ein neuer Buchstabe zum A bis Z des Qualitätsmanagements. Sobald diese online sind, werden sie auch in diesem Beitrag ergänzt.

Das A bis Z des Qualitätsmanagements A = Arbeitsanweisung

22.03.2021 – Der Anfang ist gemacht. Meine erste Assoziation war das Wort Arbeitsanweisung. Alternativ dachte ich an Archivierung oder Audit.

Tatsächlich sind Arbeitsanweisungen eine sinnvolle Sache. Ich habe mir sogar Arbeitsanweisungen für mich selbst erstellt. Hierfür verwende ich Microsoft OneNote. Hier notiere ich mir hilfreiche Anleitungen für Dinge, die ich nur selten durchführe. Das spart mir eine Menge Zeit.

Da die ISO 9001 kein Medium oder Format vorgibt, sollten auch Sie Ihre hilfreichen Arbeitsanweisungen in einer Form bereitstellen, die von den Mitarbeitenden schnell gefunden wird.

Lesen Sie auch den folgenden Beitrag:
> QM-Handbuch .. für wen?

Dokumente im SharePoint effektiv verwalten

SharePoint

Chaos auf dem File-Server? Ihre Mitarbeitenden suchen den aktuellen Excel Maßnahmenplan und finden die Kopie einer Kopie. Niemand ist sich wirklich sicher, die aktuelle Version gefunden zu haben. „Dann nehme doch die Datei, die ich Dir zugemailt habe!“ … und wo lege ich diese dann ab?

Kommt Ihnen das vertraut vor?

Ich kannte das von meinen eigenen Schulungsunterlagen. Obwohl ich diese alleine verwaltet habe, stellten mich meine File-Server Strukturen mit wachsender Menge an Dateien immer häufiger vor frustrierende Suchaufgaben.

Jetzt nutze ich SharePoint

SharePoint ist mehr als nur ein File-Server Ersatz!

Seit der Version 2010 ist der SharePoint, trotz typischer Microsoft-Krankheiten, ein hilfreiches Werkzeug. Im Kontext von Qualitätsmanagementsystemen drängt sich der Einsatz von SharePoint förmlich auf. QM-Beauftragte wünschen sich ein Werkzeug, um Informationen nachvollziehbar zu verteilen und die Möglichkeit zur Kollaboration, der interaktiven Zusammenarbeit innerhalb digitaler Plattformen.

Handbuch Killer

Handbuch Killer

Welcher Sinn verbirgt sich hinter der Aktualisierung von Verfahrensanweisungen?

Wieviel QM-Handbuch brauchen Unternehmen?

Diese Fragen tauchen oft nur vor dem nächsten Zertifizierungsaudit auf.

In dieser Episode finden Sie einige Antworten auf Ihre ungestellten Fragen.

Viel Spaß beim Hören.

Noch Fragen zum Handbuch?

Hilfe zum Handbuch?

Gerne helfe ich Ihnen weiter, wenn es um Fragen zum QM-System und der zugehörigen Dokumentation geht. Siehe ISO 9001 Komplettservice.

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