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QM-Impulse enthält Artikel, Gedanken, Kommentare und Ereignisse rund um die Themen Management und Qualität von Stephan Joseph.

5 Tipps zur wirksamen Umsetzung von Maßnahmen

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Kommt Dir die folgende Geschichte zum Thema „Maßnahmen“ bekannt vor?

Im Rahmen eines internen Audits wird ein latent vorhandenes Problem offensichtlich. Die Gesprächspartner*innen liefern bereits im Audit erste Lösungsansätze, jedoch lässt sich noch keine konkrete Maßnahme ableiten.

Es folgt ein Workshop mit Entscheidungsträger*innen und mit am Prozess beteiligten Mitarbeitenden. Schlussendlich erwächst eine konkrete Verbesserungsmaßnahme, die selbstverständlich inklusive Zieltermin in einer Exceltabelle festgehalten wird. In der Spalte „Verantwortung“ wird zudem die für den Prozess verantwortliche Person eingetragen.

Fortan ruht die Maßnahme auf dem Friedhof der guten Verbesserungsideen.

Klingt das dämlich? Tatsächlich werden sich viele Unternehmen in diesem Beispiel wiederfinden.

Was kann getan werden, damit die wertvollen Schätze nicht in der Versenkung verschwinden und in Vergessenheit geraten?

13. QM-Workshop

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Der eigentlich für März 2020 geplante QM-Workshop fand nach 2 Jahren Corona-Zwangspause und mehrfacher Verschiebung endlich im Hause der VPA GmbH in Remscheid statt.

Was 2005 als Abendveranstaltung begann, hat sich zu intensiven Tagesworkshops entwickelt.

Seit dem 2. QM-Workshop finden diese jeweils im Hause einer meiner Kunden statt, was im Rahmen von Unternehmensbesichtigungen den Teilnehmenden interessante Einblicke liefert.

Seit dem 6. Treffen im Jahr 2012 treten die Teilnehmenden selbst als Referenten auf und berichten von den Erfahrungen und Herausforderungen mit ihren Managementsystemen. Hin und wieder gab es auch Gastbeiträge von Experten.

Eindrücke vom 13. QM-Workshop

Zum Betrachten der Bilder die „Story“ einmal anklicken und durchblättern bzw. durchlaufen lassen.

Steven R. Covey – Die 7 Wege zu mehr Effektivität

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Erscheinungsjahr 1989, 58. Auflage Oktober 2018 (Überarbeitungen durch Coveys Kinder).
Die 7 Wege zu mehr Effektivität umfassen 416 Seiten in der gebunden Ausgabe und 368 Seiten als Taschenbuch.
Das Hörbuch hat eine Laufzeit von 12 ½ Stunden.

Mit Steven R. Covey (US-Amerikaner, geboren 1932, verstorben 2012) verbindet mich eine Art Hassliebe. Auf der einen Seite stören mich seine oftmals zu komplexen Formulierungen. Zwar folgt meistens eine verständliche Erklärung im nächsten Satz, wobei ich dann denke: „Warum nicht gleich so?“ Noch mehr nerven mich seine vielen besten Freunde, die allesamt mega-berühmt oder erfolgreich sind, also einen Doktortitel haben oder einfach nur reich sind.

Was das Buch dennoch wertvoll macht und warum ich auch heute immer wieder mal in das Hörbuch hineinhöre, sind Coveys Impulse zur Haltung im Sinne des humanistischen Menschenbildes. In den zahlreichen Beispielen finde ich mich oftmals wieder und erkenne Wachstumschancen für meinen persönlichen Reifeprozess.

QM-Matrix – Top 3 im Praxischeck

QM-Matrix

Wenn eine QM-Matrix ausschließlich kurz vor externen Audits aktualisiert wird, dann liegt der Verdacht nahe, dass diese Zuordnungstabelle eigentlich überflüssig ist.

Oft werden QM-Matrizen von QM-Beauftragten fortlaufend gepflegt, weil diese von Berater*innen oder Zertifizierungsauditor*innen angeraten wurden.

Vielleicht ist es an der Zeit, sich von der ein oder anderen Matrix zu befreien.

Hier betrachten wir drei übliche QM-Matrizen (Norm-, Auditprogramm- und Qualifikation-Matrix) sowie deren potenzieller Nutzen.

Normmatrix

➡️ Gegenüberstellung von Normanforderungen und Fundorten im QM-System.

Eine solche Tabelle ist eventuell bei Erstzertifizierungen hilfreich, damit bei der Gestaltung des QM-Systems keine Normanforderungen übersehen werden.

Im Zertifizierungsaudit kann eine Normmatrix insbesondere QM-Einsteiger*innen Sicherheit bieten, um auf Fragen von Zertifizierungsauditor*innen gezielt und schnell reagieren zu können.

Sobald man die Norm und das QM-System gut kennt, wird die Normmatrix überflüssig.

3 Mythen um interne Audits

Auditmythen zeigt einen Zwerg in einem mystischem Wald

Es ist immer wieder erstaunlich, welcher Formalismus rund um das Thema „interne Audits“ von einigen Zertifizierungsauditor*innen gefordert wird. Auch bei manchen Schulungen oder in der Fachliteratur findet man Interpretationen zur Norm, die nicht zwingend sind.

Ein guter Grund, mit den 3 top Auditmythen aufzuräumen.

Mythos 1: Auditprogramm

Oft wird man mit der Frage konfrontiert, wie man sicherstellt, dass in einem Zeitraum x (meist ein bis drei Jahre) alle Anforderungen der ISO 9001 bzw. alle Prozesse der Organisation auditiert werden.

Korrekte Antwort: Gar nicht 😮 😀 👍 ❗

Es gibt zwei haltlose Ursachen für diesen hartnäckigen Mythos.

Zeitkonzept für Schulungen

Zeitkonzept für Schulungen

Mit dem bewährten Zeitkonzept für Schulungen effektiv und effizient Veränderungen erfahren.

Mehrtägige Seminare können Spaß machen. Jedoch ist fraglich, wieviel Prozent des Gelernten nachhaltig umgesetzt wird.

Zahlreiche Studien befassen sich mit dem Lernerfolg unterschiedlicher Lernmethoden. Selten wird der Blick auf die Konzentrations- und Aufnahmefähigkeit der Teilnehmenden gerichtet.

Insbesondere bei In-House Schulungen drohen Ablenkung durch „Kannst Du mal eben kommen?“, das Büro in Reichweite und das Tagesgeschäft gleich um die Ecke.

Hinzu kommt das Bedürfnis, das Gelernte auch mal in der Praxis auszuprobieren. Wenn Sie an drei Schulungstagen 10 Methoden kennenlernen, werden Sie mit viel Glück 2 Methoden in der Praxis ausprobieren und der Rest versandet im Arbeitsalltag.

In drei Stunden erreicht man oft mehr, als wenn man einen ganzen Tag investiert.

Genau hier greift das Zeitkonzept für Schulungen

Agilität vs. QM-Systeme?

QM und Agilität

In vielen Beiträgen wird diskutiert, ob sich agile Methoden mit den Anforderungen der ISO 9001 in Einklang bringen lassen. In nur wenigen Beiträgen wird hierbei zwischen agilem Projektmanagement (z.B. nach SCRUM) und agiler Organisationsentwicklung (Unternehmen, die sich am agilen Manifest orientieren) unterschieden.

In beiden, agilen Organisationen und in Rahmenwerken für agiles Projektmanagement, gibt es klare Verantwortungen und Kommunikationsregeln. Diese folgen dem PDCA-Zyklus, welcher meist viel schneller rundläuft als in klassischen ISO 9001 QM-Organisationen.

Agilität kennt und definiert darüber hinaus dokumentierte Informationen (Guidelines, Artefakte), wodurch auch hier Normkonformität gefunden werden kann.

Komplexe Aufgaben im QM-Kontext

Komplexe und komplizierte Aufgaben

Ein Beispiel aus dem Vertrieb

Der Prozess zum Vertrieb wurde aufwändig beschrieben. Die Vertriebsleitung, ausgewählte Mitarbeitende aus dem Innen- und Außendienst sowie die QM-Beauftragte haben es nach zwei Workshops geschafft, die Arbeitsabläufe zu visualisieren. Hierbei wurde festgestellt, dass die grundlegenden Anforderungen der ISO 9001 (Ermittlung von Anforderungen, Machbarkeitsbewertung, Kundenzufriedenheit, …) nachvollziehbar umgesetzt werden.

Gleichzeitig gab es in den Workshops immer wieder Diskussionen zu einzelnen Themen, bei denen sich die Workshopteilnehmenden grundsätzlich einig waren, dass diese in der Praxis besser umgesetzt werden sollten:

  • Man müsse die Kundendatenbank endlich mal aktualisieren.
  • Die Monatsmeetings, die zwischenzeitlich hilfreich waren, jedoch leider im Tagesgeschäft untergegangen sind, sollten mal wiederbelebt werden.
  • Der von der Produktion geforderte Forecast würde zwar geliefert, aber jeder weiß, dass dieser einer vernebelten Glaskugel gleicht.
  • Und es sind immer wieder dieselben Kolleginnen und Kollegen, die ihre Besuchsberichte nicht pflegen.
  • … und noch einige Themen mehr.

Mit ein wenig Glück könnte das ISO 9001 Projekt dazu beitragen, dass ein oder zwei dieser identifizierten Themen einen Umsetzungsimpuls erhalten. Die interessante Frage ist jedoch:

Quellen Qualitätsmanagement

Informationsquellen Qualitätsmanagement

In diesem Beitrag „Informationsquellen Qualitätsmanagement“ finden Sie Hinweise und Links auf unterschiedliche Quellen zum Thema „QM-Systeme“ und damit verwandte Themen.

Der Ursprung der ISO 9001

Logo der ISO

Die ISO (International Organization for Standardization) hat sich zur Aufgabe gemacht, das wirtschaftliche Miteinander zu vereinfachen. Auch die ISO 9001 soll ihren Beitrag dazu leisten.

Geschrieben wird die Norm vom technischen Komitee TC 176, welches eine eigene Website mit interessanten Informationen bereitstellt. Geschrieben wird die Norm vom technischen Komitee TC 176, welches eine eigene Website mit Informationen zur ISO 9001 bereitstellt.

Wer Zahlen, Daten und Fakten mag, wird im ISO Survey fündig.

Digitales QM-System

Digitales-QM-System

Verpasste Chancen und übersehene Risiken

Ein digitales QM-System kann auch neue Herausforderungen mit sich bringen: „Es tut mir leid liebes Zertifizierungsauditteam, aber ich kann Ihnen aktuell keine Dokumente zeigen. Unser Server wurde vom Lock-Key-Virus verschlüsselt. Ein Kollege hat letzte Woche den Anhang einer infizierten Fake-Mail geöffnet.“ Dieses Horror-Szenario ist einem meiner Kunden tatsächlich passiert und kein Einzelfall.

Während eines anderen Audits ist die IT-Abteilung auf die Idee gekommen, am Tag des Zertifizierungsaudits die Server zu warten. Hierdurch war der Zugriff auf das integrierte Managementsystem im SharePoint für einige Stunden nicht möglich.

War früher doch alles besser? Geduldige Papierordner sammelten sich im Büro der Managementbeauftragten. Eine feinsäuberliche Unterschrift konnte beweisen, dass die Geschäftsführung das gute alte QM-Handbuch freigegeben hat. Und Zertifizierungsauditor*innen konnten in Ruhe in der Dokumentation schmökern.

Ja, die EDV birgt gewisse Risiken. Werden diese jedoch ordentlich bewertet und vorbeugende Maßnahmen umgesetzt, überwiegen die zahlreichen Vorteile der digitalen QM-Systeme. Eine angemessene Backupstrategie, der Zugangsschutz und Notfalllösungen für Ausfallszenarien sollten selbstverständlich sein.

Die eigentliche Scheu vor digitalen Lösungen, welche sich nicht nur im Kontext von Managementsystemen wiederfinden, hat wenig mit den oben genannten Extremfällen zu tun. Hier eine Auswahl von „Gründen“, welche die Digitalisierung ernsthaft ausbremsen:

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