Ich gebe zu, das versus ist ein Eyecatcher. Es geht nicht um ein Gegeneinander oder die Frage, was wichtiger sei. Gleichzeitig hört man nicht selten Aussagen wie: „Ich arbeite NUR in der Qualitätssicherung“, als sei das etwas Minderwertiges. In größeren Unternehmen kann es zu Diskussionen der Zuständigkeiten kommen. Sollte z.B. die QS der Produktionsleitung unterstellt sein?
Grund genug, um einmal genauer hinzuschauen.
Letztendlich geht es um Aufgaben, die zur Kundenzufriedenheit und dem nachhaltigen Unternehmenserfolg beitragen sollen. Da kann ein defektes Prüfmittel ähnliche Auswirkungen haben, wie die Nichtbeachtung erkannter Risiken.
Qualitätsmanagement QM vs. Qualitätssicherung QS …
Leider findet man auch in heutigen Qualitätsmanagementsystemen immer noch viel von früher.
Dieser Beitrag kann Dir helfen, Dein QM-System einzustufen. Zudem entdeckst Du eventuell Ideen, um mit Deinem QM-System die nächste Evolutionsstufe zu erreichen.
Warum ISO 9001 Zertifizierung?
Der wahrscheinlichste Grund für die Zertifizierung nach ISO 9001 ist der Marktzugang. In den meisten Fällen fordern Hauptkunden Zertifikate. In zahlreichen Branchen gilt eine Zertifizierung als Eintrittskarte. Im B2C könnte das Zertifikat zur Stärkung des Vertrauens beitragen.
Da Unternehmen Kunden zufriedenstellen wollen, tun sie, was erforderlich erscheint, um ein QM-Zertifikat zu erhalten. Kein Wunder, dass die erfolgreiche Zertifizierung im Fokus zahlreicher QM-Projekte steht.
Das Webinar „Prozessmanager:in – ISO 9001 für Führungskräfte“ richtet sich an alle Mitarbeiter:innen in Führungspositionen, die im Kontext von Qualitätsmanagementsystemen Prozesse verantworten (Prozessverantwortliche, Prozesseigner …).
In einem zweistündigen Video werden typische Fragen zur ISO 9001 und Zertifizierung beantwortet. Der Webinar-Schwerpunkt liegt auf dem prozessorientierten Ansatz und damit verbundenen Führungsaufgaben.
Vorschau zum Video
Das folgende Video enthält die ersten Minuten des Webinars:
Den folgenden Artikel hat die künstliche Intelligenz ChatGPT verfasst:
Zukunft im Qualitätsmanagement
Die Zukunft im Qualitätsmanagement sieht voraussichtlich sehr technologiegetrieben aus. Mit der zunehmenden Digitalisierung werden Automatisierung und Datenanalyse immer wichtigere Bestandteile von Qualitätsmanagement-Systemen.
Ein Beispiel dafür ist das sogenannte „Predictive Maintenance“. Hierbei werden mithilfe von Sensoren und maschinellen Lernverfahren vorhergesagt, wann eine Maschine ausfallen könnte. Auf diese Weise können Unternehmen proaktiv Wartungsarbeiten durchführen und Ausfälle vermeiden, was zu einer verbesserten Qualität und Effizienz beitragen kann.
Kommt Dir die folgende Geschichte zum Thema „Maßnahmen“ bekannt vor?
Im Rahmen eines internen Audits wird ein latent vorhandenes Problem offensichtlich. Die Gesprächspartner*innen liefern bereits im Audit erste Lösungsansätze, jedoch lässt sich noch keine konkrete Maßnahme ableiten.
Es folgt ein Workshop mit Entscheidungsträger*innen und mit am Prozess beteiligten Mitarbeitenden. Schlussendlich erwächst eine konkrete Verbesserungsmaßnahme, die selbstverständlich inklusive Zieltermin in einer Exceltabelle festgehalten wird. In der Spalte „Verantwortung“ wird zudem die für den Prozess verantwortliche Person eingetragen.
Fortan ruht die Maßnahme auf dem Friedhof der guten Verbesserungsideen.
Klingt das dämlich? Tatsächlich werden sich viele Unternehmen in diesem Beispiel wiederfinden.
Was kann getan werden, damit die wertvollen Schätze nicht in der Versenkung verschwinden und in Vergessenheit geraten?
Der eigentlich für März 2020 geplante QM-Workshop fand nach 2 Jahren Corona-Zwangspause und mehrfacher Verschiebung endlich im Hause der VPA GmbH in Remscheid statt.
Was 2005 als Abendveranstaltung begann, hat sich zu intensiven Tagesworkshops entwickelt.
Seit dem 2. QM-Workshop finden diese jeweils im Hause einer meiner Kunden statt, was im Rahmen von Unternehmensbesichtigungen den Teilnehmenden interessante Einblicke liefert.
Seit dem 6. Treffen im Jahr 2012 treten die Teilnehmenden selbst als Referenten auf und berichten von den Erfahrungen und Herausforderungen mit ihren Managementsystemen. Hin und wieder gab es auch Gastbeiträge von Experten.
Eindrücke vom 13. QM-Workshop
Zum Betrachten der Bilder die „Story“ einmal anklicken und durchblättern bzw. durchlaufen lassen.
Erscheinungsjahr 1989, 58. Auflage Oktober 2018 (Überarbeitungen durch Coveys Kinder). Die 7 Wege zu mehr Effektivität umfassen 416 Seiten in der gebunden Ausgabe und 368 Seiten als Taschenbuch.Das Hörbuch hat eine Laufzeit von 12 ½ Stunden.
Mit Steven R. Covey (US-Amerikaner, geboren 1932, verstorben 2012) verbindet mich eine Art Hassliebe. Auf der einen Seite stören mich seine oftmals zu komplexen Formulierungen. Zwar folgt meistens eine verständliche Erklärung im nächsten Satz, wobei ich dann denke: „Warum nicht gleich so?“ Noch mehr nerven mich seine vielen besten Freunde, die allesamt mega-berühmt oder erfolgreich sind, also einen Doktortitel haben oder einfach nur reich sind.
Was das Buch dennoch wertvoll macht und warum ich auch heute immer wieder mal in das Hörbuch hineinhöre, sind Coveys Impulse zur Haltung im Sinne des humanistischen Menschenbildes. In den zahlreichen Beispielen finde ich mich oftmals wieder und erkenne Wachstumschancen für meinen persönlichen Reifeprozess.
Wenn eine QM-Matrix ausschließlich kurz vor externen Audits aktualisiert wird, dann liegt der Verdacht nahe, dass diese Zuordnungstabelle eigentlich überflüssig ist.
Oft werden QM-Matrizen von QM-Beauftragten fortlaufend gepflegt, weil diese von Berater*innen oder Zertifizierungsauditor*innen angeraten wurden.
Vielleicht ist es an der Zeit, sich von der ein oder anderen Matrix zu befreien.
➡️ Gegenüberstellung von Normanforderungen und Fundorten im QM-System.
Eine solche Tabelle ist eventuell bei Erstzertifizierungen hilfreich, damit bei der Gestaltung des QM-Systems keine Normanforderungen übersehen werden.
Im Zertifizierungsaudit kann eine Normmatrix insbesondere QM-Einsteiger*innen Sicherheit bieten, um auf Fragen von Zertifizierungsauditor*innen gezielt und schnell reagieren zu können.
Sobald man die Norm und das QM-System gut kennt, wird die Normmatrix überflüssig.
Es ist immer wieder erstaunlich, welcher Formalismus rund um das Thema „interne Audits“ im Rahmen von Audits (Zertifizierungsaudits, Kundenaudits) gefordert wird. Auch bei manchen Schulungen oder in der Fachliteratur findet man Interpretationen zur Norm, die nicht zwingend so zu verstehen sind.
Ein triftiger Grund, mit den drei hartnäckigsten Auditmythen aufzuräumen.
Mythos 1: Auditprogramm
Oft wird man mit der Frage konfrontiert, wie man sicherstellt, dass in einem Zeitraum x (meist ein bis drei Jahre) alle Anforderungen der ISO 9001 oder alle Prozesse der Organisation auditiert werden.
Korrekte Antwort: Gar nicht 😮 😀 👍 ❗
Es gibt zwei haltlose Ursachen für diesen hartnäckigen Mythos.
Ursache 1: Normtext
Auszug aus der ISO 9001:2015: „Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen, um Informationen darüber zu erhalten, ob das Qualitätsmanagementsystem die Anforderungen
· der Organisation an ihr Qualitätsmanagementsystem
· dieser internationalen Norm erfüllt.“
An dieser Stelle erklärt die Norm lediglich, mit welchen Ziel interne Audits durchzuführen sind. Neben den Anforderungen der Organisation sollten bei internen Audits auch die Anforderungen der ISO 9001 betrachtet werden. Klingt für mich logisch.
Es jedoch nicht der Nachweis gefordert, dass alle Normanforderungen auditiert wurden. Wenn das eine Anforderung wäre, würde dies so in der Norm stehen.
Die Anforderungen zu einem Auditprogramm* findet man im weiteren Text der Norm „Die Organisation muss eines oder mehrere Auditprogramme planen […], welche
· die Bedeutung der betroffenen Prozesse,
· Änderungen mit Einfluss auf die Organisation und
· die Ergebnisse vorheriger Audits berücksichtigen müssen.“
Mit anderen Worten: Bedeutende Prozesse sollten bei der Auditprogrammplanung mehr Beachtung finden, als Prozesse, die sich weniger auf die Kundenzufriedenheit auswirken könnten oder die nachweislich robust funktionieren. Wo sich viel verändert hat, sollte eher über ein internes Audit nachgedacht werden. Wurden in vergangenen Audits Defizite aufgezeigt, so könnten Folgeaudits den aktuellen Status hinterfragen.
* Worterklärung: In vielen Organisationen wird das „Auditprogramm“ als „Auditjahresplan“ bezeichnet. Das ist zulässig und sinnvoll, da der Begriff „Programm“ in unserem Sprachgebrauch anders genutzt wird. „Jahresplan“ ist hingegen selbsterklärend.
Ursache 2 – Zertifizierungsstandards
Insbesondere Zertifizierungsauditor*innen neigen dazu, die Anforderungen an Zertifizierungsaudits (ISO 17021„Konformitätsbewertung – Anforderungen an Stellen, die Managementsysteme auditieren und zertifizieren“) auf interne Audits zu projizieren.
Tatsächlich müssen im Rahmen von 3rd-party Erst- oder Re-Zertifizierungsaudits alle Normanforderungen und alle relevanten Bereiche der Organisation nachweislich auditiert werden. Dafür gibt es schließlich ein teures Zertifikat. Im Rahmen der beiden Überwachungsaudits müssen ebenfalls in Summe alle Anforderungen der ISO 9001 und alle normrelevanten Organisationsbereiche betrachtet werden.
Schlussfolgerung zum Auditprogramm
Es muss weder die komplette Norm, noch die komplette Prozesslandschaft innerhalb eines festgelegten Zeitraums intern auditiert werden. Das Auditprogramm (besser der Auditjahresplan) muss festgelegt werden. Als Grundlage dient der risikobasierte Ansatz mit Blick auf die „Bedeutung der betroffenen Prozesse“, „Änderungen mit Einfluss“ und „Ergebnisse vorheriger Audits“.
Auditprogramm
Es muss weder die komplette Norm, noch die komplette Prozesslandschaft innerhalb eines festgelegten Zeitraums intern auditiert werden.
Mythos 2: Auditplan
Ein Zertifizierungsauditor hat meinem Kunden einen Hinweis formuliert, da zu den internen Audits keine Auditpläne vorliegen würden. Leider war ich bei diesem Audit nicht anwesend.
Meine Antwort wäre gewesen: Brauchen wir auch nicht 😮 😀 👍 ❗
Tatsächlich taucht das Wort „Auditplan“ in der ISO 9001 nicht auf. Somit kann das auch keine Anforderung sein.
Hier ist wahrscheinlich mal wieder die ISO 17021 schuld. Tatsächlich wird bei Zertifizierungsaudits ein Auditplan gefordert.
Bei internen Audits machen Auditpläne Sinn, wenn man in großen Organisationen über längere Zeiträume Audits durchführt oder wenn man Lieferanten auditiert. In diesen Fällen hilft ein Auditplan (Thema, Abteilung, Uhrzeit) bei der Umsetzung, damit z. B. gewünschte Ansprechpartner:innen bereitstehen.
Schlussfolgerung zum Auditplan
Es ist demnach nicht falsch einen Auditplan aufzustellen, jedoch ist das keine Pflicht.
Auditpläne können für die eigene Zeitplanung und zur Vorbereitung der auditierten Bereiche hilfreich sein. Gleichzeitig gibt es keine Normanforderung zur Erstellung von Auditplänen. Die Sinnhaftigkeit möge siegen.
Auditplan
Auditpläne können für die eigene Zeitplanung und zur Vorbereitung der auditierten Bereiche hilfreich sein.
Gleichzeitig gibt es keine Normanforderung zur Erstellung von Auditplänen.
Mythos 3: Auditbericht
Vor kurzem schrieb mir ein QMB die Frage, wie man im Auditbericht die Kapitel der Norm am besten zuordnen könne.
Korrekte Antwort: Am liebsten gar nicht 😮 😀 👍 ❗
Neben der bereits (gähn) bekannten ISO 17021, bilden hier Schulungsunterlagen und Sekundärliteratur die Hauptursache für diesen Mythos. Scheinbar schreiben einige Autoren und Folienersteller lieber voneinander ab, anstatt die Norm zu lesen und die Anforderungen der ISO 9001 verstehen zu wollen.
Die ISO 9001 fordert lediglich, dass man „dokumentierte Information als Nachweis der Verwirklichung des Auditprogramms und der Ergebnisse der Audits aufbewahren“ muss.
Das Wort Auditbericht wird an keiner Stelle erwähnt.
So könnte eine Organisation z. B. auf die Idee kommen, dass alle Maßnahmen aus Audits direkt in einer Datenbank einzutragen und somit komplett auf Auditberichte verzichten. Nach meinem Geschmack würden dann leider die positiven Feststellungen in Berichtsform fehlen, jedoch hätte diese innovative Organisation ggf. auch hierfür eine Lösung.
Schlussfolgerung zum Auditbericht
In Auditberichten gibt es keine Pflicht, die zugrunde liegenden Normkapitel zuzuordnen.
Ich sehe in der Zuordnung keinerlei Mehrwert oder Sinn für die Organisation. Also weg damit.
Auditbericht
In Auditberichten gibt es keine Pflicht, die zugrunde liegenden Normkapitel zuzuordnen.
Ich sehe in der Zuordnung keinerlei Mehrwert oder Sinn für die Organisation. Also weg damit.
Interne Audits sollen Nutzen liefern
Organisationen sind gut beraten, sich über den Nutzen interner Audits Gedanken zu machen.
Es gibt viel gute Gründe für interne Audits:
· Bewertung der Wirksamkeit eines Managementsystems
· Ermittlung der Prozessfähigkeit (inkl. Risiken und Chancen)
· Motivation der Mitarbeiter:innen und der Führung (kollegialer Dialog)
· Dokumentation der Sorgfaltspflicht (dokumentierter Nachweis)
· Ständige Verbesserung der Aufbau- und Ablauforganisation
· Frühzeitige Erkennung von Schwachstellen
· Verringerung der Fehleranteile und -kosten
· Einführung neuer Produkte und Verfahren (Validierung)
· Kundensicht (interessierte Parteien) einnehmen
· Bewertung von (Korrektur-) Maßnahmen
· Verbesserungsideen (zumindest) erfassen und festhalten
· …
Schließlich investieren Organisationen viel Zeit in interne Audits (Ausbildung des Auditteams, Vorbereitung, Durchführung, Ergebnisdokumentation, Ableitung von Maßnahmen). Da sollte dann im Ergebnis mehr herauskommen, als lediglich die Feststellung, dass alle Normanforderungen erfüllt seien.
Interne Audits als kollegialer Dialog
Da Audits in vielen Köpfen negativ assoziiert werden, verwende ich gerne den Begriff des „kollegialen Dialogs“. Denn bei aller Liebe zur Unabhängigkeit von Auditor:innen zum auditierten Bereich kommunizieren im internen Audit Kolleg:innen miteinander.
Wie wäre es mit der folgenden Einleitung zum internen Audit: „Hallo Simone, wir haben jetzt Zeit, um über Themen zu sprechen, die im stressigen Arbeitsalltag schnell untergehen. Hierfür habe ich ein paar Stichpunkte vorbereitet, über die ich gerne mit Dir reden möchte. Sollen wir loslegen?“
Fazit
Unternehmen sollten sich sorgfältig Gedanken zum Ziel von internen Audits machen. Wenn dieses klar ist, dann finden sich geeignete Methoden, um dieses Ziel zu erreichen. Lautet das Ziel lediglich „Normanforderung erfüllen“, dann sollte zumindest darauf geachtet werden, dass durch interne Audits keine Kollateralschäden entstehen und Blindleistungen vermieden werden.
Ein schöneres Ziel als die „Normbefriedigung“ könnte z. B. lauten: „In internen Audits erhalten Mitarbeiter:innen Gehör, um im kollegialen Dialog Verbesserungspotenziale zu identifizieren.“
Mit dem bewährten Zeitkonzept für Schulungen effektiv und effizient Veränderungen erfahren.
Mehrtägige Seminare können Spaß machen. Jedoch ist fraglich, wie viel Prozent des Gelernten nachhaltig umgesetzt wird.
Zahlreiche Studien befassen sich mit dem Lernerfolg unterschiedlicher Lernmethoden. Selten wird der Blick auf die Konzentrations- und Aufnahmefähigkeit der Teilnehmenden gerichtet.
Insbesondere bei In-House Schulungen drohen Ablenkung durch „Kannst Du mal eben kommen?“, das Büro in Reichweite und das Tagesgeschäft gleich um die Ecke.
Hinzu kommt das Bedürfnis, das Gelernte auch mal in der Praxis auszuprobieren. Wenn Sie an drei Schulungstagen zehn Methoden kennenlernen, werden Sie mit viel Glück zwei Methoden in der Praxis ausprobieren und der Rest versandet im Arbeitsalltag.
In drei Stunden erreicht man oft mehr, als wenn man einen ganzen Tag investiert.
