Die Kategorie Dokumentation enthält Beiträge zum Dokumentenmanagement und der Archivierung im Kontext von QM-Systemen (dokumentierten Informationen).
In der QM-Podcast Episode 56 dreht sich alles um Anforderungen und Nutzen dokumentierter Informationen.
Viel Spaß beim Hören wünschen Euch
Jan Jörgensmann alias #isonerd und
Stephan Joseph alias #isoman
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Hier findest Du weitere Informationen zum QM-Podcast.
…Tatsächlich sind Arbeitsanweisungen eine sinnvolle Sache. Ich erstelle sogar Arbeitsanweisungen für mich selbst, obwohl ich nur ein Ein-Personen-Betrieb bin. Für Dinge, die ich nur selten durchführe, notiere ich mir hilfreiche Anleitungen in Microsoft OneNote. Das spart eine Menge Zeit.
Die ISO 9001 gibt kein Medium oder Format vor. Daher sollten hilfreiche Arbeitsanweisungen in einer Form bereitgestellt werden, die von den Mitarbeiter*innen schnell gefunden und genutzt werden kann. Das können auch etwa Videos sein (Screenrecording, Handyaufnahmen, …).
Aber warum haben Arbeitsanweisungen oftmals einen schlechten Ruf?
Das Gute ist, dass man an diesen Aspekten arbeiten kann. Auch hier schränkt uns die ISO 9001 nicht ein. Es sollte nur sichergestellt sein, dass Mitarbeiter*innen stets mit den korrekten Dokumenten arbeiten.
…Der erfahrene QMB, Auditor und „ISO-Nerd“ Jan Jörgensmann ist inzwischen eine feste Größe im QM-Podcast und wird dies auch zu meiner Freude bleiben.
Diesmal tauschen wir uns über sinnvollen und hirnbefreiten Formalismus aus.
Viel Spaß mit der Episode 51 wünschen Dir
Jan Jörgensmann #isonerd und Stephan Joseph #isoman
Den QM-Podcast findest Du auf allen gängigen Plattformen (iTunes, Spotify, …) und in Deiner Podcast-App.
…Unseriöse Angebote gibt es in allen Branchen.
Mit der Beraterin und Auditorin Daniela Köfler spreche ich über nicht akkreditierte ISO 9001 Zertifikate, aufgedrückte QM-Systeme und die Grenzen von Mustervorlagen.
In dieser Episode erfährst Du, wie Du falsche Zertifikate und unseriöse Beratungsangebote erkennst.
Viel Spaß beim Hören der QM-Podcast Episode Nr. 49 „Vertraue Niemandem“:
…Wenn eine QM-Matrix ausschließlich kurz vor externen Audits aktualisiert wird, dann liegt der Verdacht nahe, dass diese Zuordnungstabelle eigentlich überflüssig ist.
Oft werden QM-Matrizen von QM-Beauftragten fortlaufend gepflegt, weil diese von Berater*innen oder Zertifizierungsauditor*innen angeraten wurden.
Vielleicht ist es an der Zeit, sich von der ein oder anderen Matrix zu befreien.
Hier betrachten wir drei übliche QM-Matrizen (Norm-, Auditprogramm- und Qualifikation-Matrix) sowie deren potenzieller Nutzen.
➡️ Gegenüberstellung von Normanforderungen und Fundorten im QM-System.
Eine solche Tabelle ist eventuell bei Erstzertifizierungen hilfreich, damit bei der Gestaltung des QM-Systems keine Normanforderungen übersehen werden.
Im Zertifizierungsaudit kann eine Normmatrix insbesondere QM-Einsteiger*innen Sicherheit bieten, um auf Fragen von Zertifizierungsauditor*innen gezielt und schnell reagieren zu können.
Sobald man die Norm und das QM-System gut kennt, wird die Normmatrix überflüssig.
…Ein digitales QM-System kann auch neue Herausforderungen mit sich bringen: „Es tut mir leid liebes Zertifizierungsauditteam, aber ich kann Ihnen aktuell keine Dokumente zeigen. Unser Server wurde vom Lock-Key-Virus verschlüsselt. Ein Kollege hat letzte Woche den Anhang einer infizierten Fake-Mail geöffnet.“ Dieses Horror-Szenario ist einem meiner Kunden tatsächlich passiert und kein Einzelfall.
Während eines anderen Audits ist die IT-Abteilung auf die Idee gekommen, am Tag des Zertifizierungsaudits die Server zu warten. Hierdurch war der Zugriff auf das integrierte Managementsystem im SharePoint für einige Stunden nicht möglich.
War früher doch alles besser? Geduldige Papierordner sammelten sich im Büro der Managementbeauftragten. Eine feinsäuberliche Unterschrift konnte beweisen, dass die Geschäftsführung das gute alte QM-Handbuch freigegeben hat. Und Zertifizierungsauditor*innen konnten in Ruhe in der Dokumentation schmökern.
Ja, die EDV birgt gewisse Risiken. Werden diese jedoch ordentlich bewertet und vorbeugende Maßnahmen umgesetzt, überwiegen die zahlreichen Vorteile der digitalen QM-Systeme. Eine angemessene Backupstrategie, der Zugangsschutz und Notfalllösungen für Ausfallszenarien sollten selbstverständlich sein.
Die eigentliche Scheu vor digitalen Lösungen, welche sich nicht nur im Kontext von Managementsystemen wiederfinden, hat wenig mit den oben genannten Extremfällen zu tun. Hier eine Auswahl von „Gründen“, welche die Digitalisierung ernsthaft ausbremsen:
…In der 38. Episode des QM-Podcasts unterhalte ich mich im August 2021 mit dem Q-Enthusiasten und Kollegen Florian Frankl. Wir reden über missverstandene Formulierungen im Text der ISO 9001:2015.
Leider ist Florian im Dezember 2021 verstorben.
Die Welt hat einen kompetenten QM-Experten
und äußerst sympathischen Menschen verloren.
Gut vorbereitet ins nächste Zertifizierungsaudit
Damit Sie ganz entspannt in Ihr nächstes Audit starten können, erhalten Sie kostenlos und unverbindlich eine ISO 9001 Checkliste in Form einer PDF-Datei für
Darüber hinaus erhalten Sie eine Liste typischer Dokumente, die im Rahmen von Audits eine Rolle spielen können. Pflichtdokumente der ISO 9001:2015 werden hervorgehoben.
In diesem Webinar lernst Du die 3 häufigsten Fehler in QM-Systemen kennen. Wenn Du bzw. Dein Unternehmen z. B. nach ISO 9001 zertifiziert ist, kommen Dir eventuell einige Aspekte bekannt vor 😉.
Dieses Webinar kann direkt nach der Registrierung über die Website der Lev-Akademie gestartet werden (7/24 auf Abruf). Deine Registrierungsdaten werden NICHT für Werbezwecke genutzt! Du hast Die Wahl, meinen Newsletter zu abonnieren.
Viel Spaß mit diesem knapp 30-minütigen Webinar.
Du erfährst kostenlos und unverbindlich, was gelebte QM-Systeme verhindert. Selbstverständlich werden auch Möglichkeiten zur Verbesserung aufgezeigt. Die Inhalte lassen sich nicht nur auf die ISO 9001 anwenden.
…Über LinkedIn, Xing, Facebook und Instagram erscheint jede Woche ein neuer Buchstabe zum A bis Z des Qualitätsmanagements. Sobald diese online sind, werden sie auch in diesem Beitrag ergänzt.
22.03.2021 – Der Anfang ist gemacht. Meine erste Assoziation war das Wort Arbeitsanweisung. Alternativ dachte ich an Archivierung oder Audit.
Tatsächlich sind Arbeitsanweisungen eine sinnvolle Sache. Ich habe mir sogar Arbeitsanweisungen für mich selbst erstellt. Hierfür verwende ich Microsoft OneNote. Hier notiere ich mir hilfreiche Anleitungen für Dinge, die ich nur selten durchführe. Das spart mir eine Menge Zeit.
Da die ISO 9001 kein Medium oder Format vorgibt, sollten auch Sie Ihre hilfreichen Arbeitsanweisungen in einer Form bereitstellen, die von den Mitarbeitenden schnell gefunden wird.
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