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Wenn Zertifizierungsauditoren mehr fordern als gefordert

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Wenn Zertifizierungsauditoren mehr fordern als gefordert wird

Während ich mich in einer Schulung befand, wurde einer meiner Kunden von den Zertifizierungsauditoren einer großen Zertifizierungsgesellschaft nach ISO 9001 auditiert (zweites Überwachungsaudit). Als ich abends mein E-Mail Konto abrief, erspähte ich folgenden Hilferuf:

[… die Zertifizierungsauditoren haben bemängelt, dass zu deinem Auditbericht keine Auditnotizen vorliegen. Zudem vermissen sie einen Auditplan für das interne Audit …]

Im ersten Moment dachte ich man wolle mich veräppeln. Aber nein, die Auditoren haben sogar eine Abweichung hierzu formuliert! Nun soll mein Kunde innerhalb von drei Monaten die Auditnotizen und einen „Auditplan“ nachreichen.

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Fehler und Risiken im Geschäftsprozess

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Geschäftsprozessmanagement

In vielen Organisationen sind die technischen Entwicklungsmöglichkeiten zur Optimierung der Produktionsprozesse oftmals ausgeschöpft. Innovationen zur Kostenoptimierung erfordern entweder hohe Investitionen oder den glücklichen Zufall zur Entdeckung einer neuen Technologie.

Anders sieht es in den Geschäftsprozessen aus! In den organisatorischen Abläufen, angefangen bei der Marktbeobachtung, über die Auftragsgenerierung, den Auftragssteuerungsprozess bis hin zur Ermittlung der Kundenzufriedenheit und zur Bewertung der eigenen Effizienz, liegen die eigentlichen Potenziale zur Optimierung der Organisation.

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Der QMB ist tot – es lebe der QMB

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Der QMB ist tot, es lebe der QMB

Der QMB ist tot – es lebe der QMB

Der Panikwahnsinn um die ISO 9001:2015

Ich habe von QMBs (Qualitätsmanagementbeauftragten) gehört, dass diese durch die neue ISO 9001:2015 um ihren Job fürchten. Warum diese Furcht unbegründet ist, lest ihr hier:

Es ist korrekt, dass die geplante ISO 9001:2015 nicht mehr explizit einen „Beauftragten der obersten Leitung“ fordert. Stattdessen wird gefordert, dass „die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zugewiesen und innerhalb der Organisation bekannt gemacht und verstanden werden“.

Zusätzlich zu dieser allgemeinen Forderung werden 5 Themen genannt, zu denen nach ISO 9001:2015 konkrete Verantwortungen und Befugnisse zu regeln sind, um sicherzustellen,

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Interne Audits sinnvoll nutzen

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Interne Audits sinnvoll nutzen

Das nicht alle Unternehmen interne Audits sinnvoll nutzen, zeigt mir eine E-Mail, die mir ein Bekannter vor zwei Wochen zugeschickt hat:

„Hallo Stephan,
ich bin heute zum ersten Mal auditiert worden! 
Eigenes Projekt, internes Audit, ISO9001.
Alles war gut: Definitionsphase, Checklisten, Protokolle, Pläne,...
Trotzdem eine Abweichung:
in einem einzigen Dokument stimmte das Datum in der Versionshistorie nicht 
mit dem Datum in der Fußzeile überein.
Jetzt habe ich 100 Tage Zeit mir zu überlegen, welche Maßnahmen ich ergreife.
QM ist schon eine Welt für sich!
Viele Grüße,
Name“
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QM-Handbuch … für wen?

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QM-Handbuch

Für erstaunlich viele Mitarbeiter von zertifizierten Organisationen ist das QM-Handbuch ein Buch mit sieben Siegeln.

Schaut man sich manche Handbücher genauer an, lässt sich sehr schnell nachvollziehen, warum sich die Mitarbeiter nur ungern mit der Dokumentation zum Managementsystem befassen.

Der interessierte Leser stößt oftmals auf

  • wenig intuitive Strukturen (wo finde ich was?),
  • komplex verschachtelte Formulierungen (um allen Eventualitäten und Anforderungen gerecht zu werden),
  • Fachbegriffe, die nicht dem „normalen“ Sprachgebrauch entsprechen (z.B. „Lenkung von Aufzeichnungen“)
  • und Dokumente, die optisch abschrecken.

Bevor ich auf die genannten Punkten genauer eingehe, sollte ein Frage eindeutig beantwortet werden: Für wen schreiben wir ein QM-Handbuch?

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Hinweis: „Sie brauchen doch nur …“

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Hinweise - Sie brauchen doch nur

Vorsicht vor Hinweisen

Eine typische Auditsituation. Der QMB präsentiert dem Zertifizierungsauditor eine Exceltabelle, in der die internen Fehler erfasst und analysiert werden. Der Auditor fragt nach, ob man auch auswerten könne, wie viele Fehler je Abteilung aufgetreten seien. Der QMB verneint, da diese Information nicht mit erfasst wird. Und an dieser Stelle kommt der Hinweis des Auditors: „Sie brauchen doch nur Ihre Tabelle um eine Spalte ‚Abteilung‘ zu ergänzen, dann wäre diese Auswertung ohne weiteres möglich“.

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Der goldene Griff des Auditors

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Der goldene Griff des Auditors, treten in Mist

Ist der goldene Griff des Auditors Mythos oder Wirklichkeit?

Manch ein Mythos hält sich hartnäckig

Dem Auditor wird erklärt: „Zu allen Aufträgen führen wir eine schriftliche Machbarkeitsbewertung durch, wobei jede Abteilung per Unterschrift die Machbarkeit bestätig.“ Daraufhin bittet der Auditor die Machbarkeitsbewertung für ein bestimmtes Projekt zu sehen, worauf hin eine hektische Suche beginnt. Diese Suche endet mit dem Kommentar: „Da haben Sie genau den richtigen Auftrag herausgepickt, zu dem wir das nicht so durchführen konnten, weil …“

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Wie Lieferantenentwicklung verhindert wird

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Wie Lieferantenentwicklung verhindert wird

Vor kurzem zeigte mir einer meiner Kunden einen Brief, den er von einem seiner Kunden zu „Lieferantenentwicklung“ erhalten hat. Das zweiseitige Schreiben wurde von einer großen deutschen Unternehmensgruppe an all seine Lieferanten verschickt. Auf der ersten Seite wurde die strategische Ausrichtung des Einkaufs in blumigen Worten beschrieben – man wolle den Lieferantenstamm reduzieren und dafür die Zusammenarbeit optimieren – soweit so gut.

Dann kam jedoch die Seite zwei. Hier wurde darauf hingewiesen, dass jene Lieferanten die von der optimierten Zusammenarbeit profitieren wollen, den folgenden zwei Bedingungen zuzustimmen haben:

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