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3 Mythen um interne Audits

Auditmythen zeigt einen Zwerg in einem mystischem Wald

Es ist immer wieder erstaunlich, welcher Formalismus rund um das Thema „interne Audits“ von einigen Zertifizierungsauditor*innen gefordert wird. Auch bei manchen Schulungen oder in der Fachliteratur findet man Interpretationen zur Norm, die nicht zwingend sind.

Ein guter Grund, mit den 3 top Auditmythen aufzuräumen.

Mythos 1: Auditprogramm

Oft wird man mit der Frage konfrontiert, wie man sicherstellt, dass in einem Zeitraum x (meist ein bis drei Jahre) alle Anforderungen der ISO 9001 bzw. alle Prozesse der Organisation auditiert werden.

Korrekte Antwort: Gar nicht 😮 😀 👍 ❗

Es gibt zwei haltlose Ursachen für diesen hartnäckigen Mythos.

Remote-Audits

Remote-Audits

Ein Erfahrungsbericht

„Was hat in Ihrem Unternehmen der Digitalisierung den Schub gegeben?“ – „Corona!“

Regelungen zu Remote-Audits

Die Möglichkeit, Audits aus der Ferne durchzuführen, ist bereits seit Jahren in den Statuten des Internationalen Akkreditierungsforums (IAF) verankert. Im „informativen Dokument“ IAF ID3:2011 werden im Abschnitt 2.1 „Außergewöhnliches Ereignis oder Umstände“ aufgelistet: Krieg, Streik, Aufruhr, politische Instabilität, geopolitische Spannungen, Terrorismus, Kriminalität, Pandemien, Überschwemmung, Erdbeben, böswilliges Hacken von Computern, andere Naturkatastrophen oder von Menschen verursachte Katastrophen. Diese Situationen eröffnen die Möglichkeit einer Terminverschiebung über das Due-Date (Zertifikatsgültigkeitsdatum) hinaus oder die Durchführung als Remote-Audit.

Pawlowsche Audits

Pawlowsche Audits

Durch Zertifizierungen nach ISO 9001, ISO 14001 oder weiter Managementsysteme, sind Organisationen in der Pflicht interne Audits durchzuführen.

In den meisten Fällen werden diese so durchgeführt, wie die Beauftragten (QMB, UMB, …) oder deren externe Beratung das festlegen. Die Form wird selten infrage gestellt.

Erschwert wird das Ganze, wenn Kunden die Form von Audits vorgeben (z.B. VDA 6.3).

Hören Sie in dieser Episode, warum die oberste Leitung alternative Vorgehensweisen kennen sollte und warum messbare Auditerfolge nicht zwingen Erfolge im Sinne der Qualität sind.

Viel Spaß beim Hören dieser Episode des Impuls-Blog-Podcasts.

Zertifizierungsaudits trotzt Corona

Alles Relevante über Zertifizierungsaudits trotzt Corona hören Sie in der folgenden Podcast-Episode.

Auch wenn Zertifizierungsaudits trotzt Corona aktuell sicherlich nicht das dringlichste Thema in Unternehmen sein wird, machen sich die DAkkS und die Zertifizierungsstellen Gedanken über mögliche Vorgehensweisen. In dieser Episode geht es um aktuelle Möglichkeiten bei Audits zu Managementsystemen, wie z.B. ISO 9001.

Hier gibt es eine aktuelle Stellungnahme der DAkkS:

Maßnahmenpaket der DAkkS

Alles Relevante über Zertifizierungsaudits trotzt Corona hören Sie in der folgenden Podcast-Episode.
Viel Spaß beim Hören.


Interne Audits sinnvoll nutzen

Interne Audits sinnvoll nutzen

Das nicht alle Unternehmen interne Audits sinnvoll nutzen, zeigt mir eine E-Mail, die mir ein Bekannter vor zwei Wochen zugeschickt hat:

„Hallo Stephan,
ich bin heute zum ersten Mal auditiert worden! 
Eigenes Projekt, internes Audit, ISO9001.
Alles war gut: Definitionsphase, Checklisten, Protokolle, Pläne,...
Trotzdem eine Abweichung:
in einem einzigen Dokument stimmte das Datum in der Versionshistorie nicht 
mit dem Datum in der Fußzeile überein.
Jetzt habe ich 100 Tage Zeit mir zu überlegen, welche Maßnahmen ich ergreife.
QM ist schon eine Welt für sich!
Viele Grüße,
Name“

Die Arbeitsanweisung

Erstellt, geändert, geprüft und freigegeben

Tatsächlich sind Arbeitsanweisungen eine sinnvolle Sache. Ich erstelle sogar Arbeitsanweisungen für mich selbst, obwohl ich nur ein Ein-Personen-Betrieb bin. Für Dinge, die ich nur selten durchführe, notiere ich mir hilfreiche Anleitungen in Microsoft OneNote. Das spart eine Menge Zeit.

Die ISO 9001 gibt kein Medium oder Format vor. Daher sollten hilfreiche Arbeitsanweisungen in einer Form bereitgestellt werden, die von den Mitarbeiter*innen schnell gefunden und genutzt werden kann. Das können auch etwa Videos sein (Screenrecording, Handyaufnahmen, …).

Aber warum haben Arbeitsanweisungen oftmals einen schlechten Ruf?

Mögliche Gründe:

  • Abschreckend formeller Aufbau
  • Fachausdrücke statt Jargon der Mitarbeiter*innen
  • Veraltete Inhalte / Feedback wird nicht eingearbeitet
  • Schlechte Zugänglichkeit / Auffindbarkeit
  • Formelle Abfrage in Audits
  • Unrealistische Inhalte

Das Gute ist, dass man an diesen Aspekten arbeiten kann. Auch hier schränkt uns die ISO 9001 nicht ein. Es sollte nur sichergestellt sein, dass Mitarbeiter*innen stets mit den korrekten Dokumenten arbeiten.

Rollen im Zertifizierungsaudit

QM-Podcast Episode 55: Rollenverständnis im Zertifizierungsaudit

In Deutschland finden pro Jahr mehr als 80.000 Zertifizierungsaudits nach ISO 9001 statt. Mehrere Einflussfaktoren bewirken, dass diese Audits sehr unterschiedlich ablaufen.

Einer dieser Faktoren ist das Rollenverständnis der am Audit beteiligten Personen und deren interessierten Parteien.

In dieser QM-Podcast Episode wird die Diskrepanz von Theorie und Praxis skizziert. Das kann helfen, um Auditsituationen ganzheitlich zu reflektieren und angemessen zu (re-)agieren.

Viel Spaß beim hören.

QM-System mit SharePoint

QM-System mit MS-SharePoint

Seit 2013 verwende ich in Kundenprojekten Microsoft SharePoint zur kollaborativen Bearbeitung von Dokumenten (Prozesse, Formulare, …) und Daten (Maßnahmen, Reklamationen, …).

Diese Erfahrungen habe ich in Form eines Online-VideotrainingsQM-System mit SharePoint“ aufbereitet.

In thematisch sortierten Videos lernen Sie, wie Sie mit SharePoint Online (Office 365) oder SharePoint on Premise (ab SharePoint 2013) ein passendes Managementsystem für Ihre Organisation erstellen.

Sie können mich zur Beratung buchen oder über meine Lev-Akademie online das Videotraining „QM-System mit SharePoint“ erwerben, um:

📄 – QM-Dokumente einfach zu verwalten 
✅ – KVP-Maßnahmen nachzuverfolgen
👨‍👩‍👧‍👦 – Digital zusammenzuarbeiten
🧿 – Informationen zentral zu teilen
👍 – Audits einfacher zu meistern
💾 – Einfache Datenbanken zu gestalten
😀 – Mitarbeitende für QM zu begeistern

Lerninhalte des Videotrainings

Am Beispiel der ISO 9001 lernen Sie Schritt für Schritt, Anforderungen aus dem Qualitätsmanagement mit SharePoint umzusetzen. So werden praxiserprobte Ideen für gelebte Managementsysteme vorgestellt.

SharePoint

SP QMS SP Symbol - QM-System mit SharePoint
QM-System mit SharePoint
  • Dokumente in Bibliotheken verwalten
  • Einsatzmöglichkeiten von Listen
  • Metadaten geschickt nutzen
  • Navigation und Wiki-Seiten
  • Berechtigungen verwalten
  • Ansichten effektiv einsetzen

QM-System

SP QMS QMS im Monitor - QM-System mit SharePoint
QM-System mit SharePoint
  • Revisionen und Freigaben
  • Änderungsverfolgung und Archivierung
  • Prozessmodell abbilden
  • KVP-Maßnahmen verfolgen
  • Auditprogramm umsetzen
  • Integrierte Managementsysteme (IMS)

Werfen Sie einen Blick in das Videotraining

Das folgende Video gibt Ihnen einen Eindruck vom Aufbau und den Inhalten:

Videotrainings der Lev-Akademie

Lerntempo Sanduhr - QM-System mit SharePoint
QM-System mit SharePoint

Jeder lernt im eigenem Lerntempo.
Beliebig viele Wiederholungen möglich.
Zugriff rund um die Uhr.

Freier Lernpfad - QM-System mit SharePoint
QM-System mit SharePoint

Alle Lektionen sind direkt freigeschaltet.
Bekannte Themen können übersprungen werden.
Nutzen Sie das, was Sie jetzt brauchen.

Zeitlich unbegrenzter Zugriff - QM-System mit SharePoint
QM-System mit SharePoint

Zeitlich unbeschränkter Zugriff.
Sie können in aller Ruhe lernen.
Auch als Nachschlagwerk geeignet.

Endgeraete - QM-System mit SharePoint
QM-System mit SharePoint

Läuft unter Windows, MacOS und Android.
Ein Display größer 10 Zoll wird empfohlen.
Nur der Internetzugriff ist erforderlich.

Nachschlagwerk mit Menue - QM-System mit SharePoint
QM-System mit SharePoint

Übersichtliche Lektionsstruktur.
Inhaltsbeschreibungen zu jedem Video.
So finden Sie gezielt gesuchte Themen.

37 - QM-System mit SharePoint
QM-System mit SharePoint

Multiple-Choice Test.
Beliebig viele Versuche.
Persönliches PDF-Zertifikat.

DSGVO - QM-System mit SharePoint
QM-System mit SharePoint

Ihre persönlichen Daten sind sicher.
Keine Fremdnutzung, keine Weitergabe.
Einhaltung der DSGVO.

Sichere Bezahlung - QM-System mit SharePoint
QM-System mit SharePoint

Zahlungsabwicklung Elopage mit Sitz in Berlin.
Verschiedene Zahlungsmethoden verfügbar:
PayPal, Kreditkarte, Sofortüberweisung, …

Weitere Informationen (z.B. FAQs) finden Sie auf der Produktseite der Lev-Akademie.

5 Tipps zur wirksamen Umsetzung von Maßnahmen

Kommt Dir die folgende Geschichte zum Thema „Maßnahmen“ bekannt vor?

Im Rahmen eines internen Audits wird ein latent vorhandenes Problem offensichtlich. Die Gesprächspartner*innen liefern bereits im Audit erste Lösungsansätze, jedoch lässt sich noch keine konkrete Maßnahme ableiten.

Es folgt ein Workshop mit Entscheidungsträger*innen und mit am Prozess beteiligten Mitarbeitenden. Schlussendlich erwächst eine konkrete Verbesserungsmaßnahme, die selbstverständlich inklusive Zieltermin in einer Exceltabelle festgehalten wird. In der Spalte „Verantwortung“ wird zudem die für den Prozess verantwortliche Person eingetragen.

Fortan ruht die Maßnahme auf dem Friedhof der guten Verbesserungsideen.

Klingt das dämlich? Tatsächlich werden sich viele Unternehmen in diesem Beispiel wiederfinden.

Was kann getan werden, damit die wertvollen Schätze nicht in der Versenkung verschwinden und in Vergessenheit geraten?

Mach mir ISO, ich weiß von nichts

Ob ein Unternehmen nur „Mach mir ISO“ ausruft, merkt man zum Beispiel am Maßnahmenplan. Es wird immer mal Phasen geben, in denen QM-Aktivitäten von dringenden Themen überlagert werden. Jedoch scheint das in manchen Organisationen ein Dauerzustand zu sein.

Das Folgende erlebte ich vor Corona:

Gut gelaunt fahre ich zum Kunden. Es steht ein internes Audit an. Eine Tätigkeit, die mir Spaß macht. Nur das Schreiben des Auditberichts ist manchmal lästig.

Nach 45 Minuten Fahrtzeit komme ich beim Kunden an und werde freundlich vom QM-Beauftragten empfangen. Nach dem üblichen Smalltalk ergibt sich der folgende Dialog:

Ich: „Bitte zeige mir die aktuell offenen Maßnahmen aus dem Maßnahmenplan“, wohl wissend, dass sich diese aus einer Exceltabelle abfiltern lassen.

QMB: „Einen Moment, den muss ich erst suchen.“

Der „Moment“ dehnte sich wie Kaugummi. Über die Schulter des QMBs konnte ich die Suche verfolgen. Laufwerk Q:\QMH oder doch Q:\ISO? Oder hatte er den Maßnahmenplan doch lokal gespeichert. Dazwischen immer wieder Ordner mit Titeln wie „Kopie von QMH“ oder „QMH aktuell“.

Endlich taucht die Datei Maßnahmenplan.xlsx auf und noch vor dem Öffnen war mir klar, dass diese Datei seit meinem letzten Besuch (Begleitung des Zertifizierungsaudits vor 8 Monaten) nicht mehr bearbeitet wurde. So ein Speicherdatum kann verräterisch sein.

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