Daisy Bahn ist Zertifizierungsauditorin und Beraterin für Managementsysteme.
In dieser QM-Podcast Episode verraten Daisy und ich, wie QM-Systeme sinnvoll eingeführt werden können und nicht zum Schattensystem verkommen. Welche Rolle nehmen dabei Führungskräfte ein und was sind ihre Aufgaben im QM-Kontext? Machen Führungskräfte oft QM, ohne es zu wissen?
Wir teilen Geschichten über unangenehme Auditsituationen, unfaire Praktiken, Angst vor Abweichungen und die Folgen des Silo-Denkens. Auch motivierende Aspekte des Qualitätsmanagements kommen nicht zu kurz: Was hat ISO 9001 mit dem Streben nach gutem Unternehmertum zu tun?
Es ist immer wieder erstaunlich, welcher Formalismus rund um das Thema „interne Audits“ im Rahmen von Audits (Zertifizierungsaudits, Kundenaudits) gefordert wird. Auch bei manchen Schulungen oder in der Fachliteratur findet man Interpretationen zur Norm, die nicht zwingend so zu verstehen sind.
Ein triftiger Grund, mit den drei hartnäckigsten Auditmythen aufzuräumen.
Mythos 1: Auditprogramm
Oft wird man mit der Frage konfrontiert, wie man sicherstellt, dass in einem Zeitraum x (meist ein bis drei Jahre) alle Anforderungen der ISO 9001 oder alle Prozesse der Organisation auditiert werden.
Korrekte Antwort: Gar nicht 😮 😀 👍 ❗
Es gibt zwei haltlose Ursachen für diesen hartnäckigen Mythos.
„Was hat in Ihrem Unternehmen der Digitalisierung den Schub gegeben?“ – „Corona!“
Regelungen zu Remote-Audits
Die Möglichkeit, Audits aus der Ferne durchzuführen, ist bereits seit Jahren in den Statuten des Internationalen Akkreditierungsforums (IAF) verankert. Im „informativen Dokument“ IAF ID3:2011 werden im Abschnitt 2.1 „Außergewöhnliches Ereignis oder Umstände“ aufgelistet: Krieg, Streik, Aufruhr, politische Instabilität, geopolitische Spannungen, Terrorismus, Kriminalität, Pandemien, Überschwemmung, Erdbeben, böswilliges Hacken von Computern, andere Naturkatastrophen oder von Menschen verursachte Katastrophen. Diese Situationen eröffnen die Möglichkeit einer Terminverschiebung über das Due-Date (Zertifikatsgültigkeitsdatum) hinaus oder die Durchführung als Remote-Audit.
Durch Zertifizierungen nach ISO 9001, ISO 14001 oder weiter Managementsysteme, sind Organisationen in der Pflicht interne Audits durchzuführen.
In den meisten Fällen werden diese so durchgeführt, wie die Beauftragten (QMB, UMB, …) oder deren externe Beratung das festlegen. Die Form wird selten infrage gestellt.
Erschwert wird das Ganze, wenn Kunden die Form von Audits vorgeben (z.B. VDA 6.3).
Hören Sie in dieser Episode, warum die oberste Leitung alternative Vorgehensweisen kennen sollte und warum messbare Auditerfolge nicht zwingen Erfolge im Sinne der Qualität sind.
Viel Spaß beim Hören dieser Episode des Impuls-Blog-Podcasts.
Auch wenn Zertifizierungsaudits trotzt Corona aktuell sicherlich nicht das dringlichste Thema in Unternehmen sein wird, machen sich die DAkkS und die Zertifizierungsstellen Gedanken über mögliche Vorgehensweisen. In dieser Episode geht es um aktuelle Möglichkeiten bei Audits zu Managementsystemen, wie z.B. ISO 9001.
Hier gibt es eine aktuelle Stellungnahme der DAkkS:
Das nicht alle Unternehmen interne Audits sinnvoll nutzen, zeigt mir eine E-Mail, die mir ein Bekannter vor zwei Wochen zugeschickt hat:
„Hallo Stephan,
ich bin heute zum ersten Mal auditiert worden!
Eigenes Projekt, internes Audit, ISO9001.
Alles war gut: Definitionsphase, Checklisten, Protokolle, Pläne,...
Trotzdem eine Abweichung:
in einem einzigen Dokument stimmte das Datum in der Versionshistorie nicht
mit dem Datum in der Fußzeile überein.
Jetzt habe ich 100 Tage Zeit mir zu überlegen, welche Maßnahmen ich ergreife.
In der Revision der ISO 9001 von 1994 gab es das Normelement „Schulung“. Mit der Revision 2000 wurde daraus das Kapitel „Qualifikation“. Seit der leichten Überarbeitung 2008 lautete die Überschrift „Kompetenz, Schulung und Bewusstsein“, was seit 2015 auf das eine Wort „Kompetenz“ reduziert wurde.
Drei Begriffe mit unterschiedlicher Bedeutung. Interessanterweise sind die Anforderungen der ISO 9001 unter diesen Überschriften weitgehend unverändert geblieben. Die letzte wesentliche Ergänzung gab es im Jahr 2000: Die Bewertung der Wirksamkeit von Qualifizierungsmaßnahmen wurde ergänzt. Eine Anmerkung aus der letzten Normrevision von 2015 zeigt, welche Maßnahmen zur Kompetenzsicherung geeignet sein können.
Was nicht gefordert wird, sind dokumentierte Informationen mit den Bezeichnungen Schulungsplan, Qualifikationsmatrix oder Wirksamkeitsbewertungsformular. Das ist logisch, da die ISO 9001 keinerlei Methoden vorgibt.
Alexander Boers bezeichnet sich als Impulsgeber für Qualitäts- und Prozessmanagement. Grund genug, um ihn zu den QM-Impulsen einzuladen.
Geplant war ein Gespräch unter Beratungskollegen zur Digitalisierung im QM-Kontext. Heraus kam ein Gespräch über Hindernisse und Lösungsideen für lebendige Managementsysteme.
Leider wurde unsere Aufnahme durch eine instabile Internetverbindung beeinträchtigt, was zu mehreren Unterbrechungen führte und die Tonqualität beeinflusste. Ich habe selten so viel Zeit in Schnitt und Tonkorrektur investiert – ich hoffe, es hat sich gelohnt und ihr könnt wertvolle Impulse aus unserem Gespräch ziehen.
Lebendige Managementsysteme profitieren von den vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung – sei es im Qualitätsmanagement, in der Qualitätssicherung oder in anderen Unternehmensbereichen. Digitale Werkzeuge können Prozesse verschlanken, die Zusammenarbeit erleichtern und wertvolle Daten für fundierte Entscheidungen liefern.
Ich biete zu folgenden Themen meine Unterstützung an:
Ein Managementsystem lebt vom Austausch – zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden, Beauftragten und externen Partnern. Kollaborative Tools ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten und sorgen für eine reibungslose Kommunikation.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
Kreativer Austausch: Mindmaps, Whiteboards oder digitale Brainstorming-Tools helfen, Ideen strukturiert zu erfassen und iterativ Lösungen zu entwickeln.
Gemeinsame Dokumentenbearbeitung: Mit SharePoint oder OneDrive können Teams in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, Informationen teilen und das Wissen der Organisation sichern.
Ich unterstütze Organisationen bei der Auswahl und Implementierung geeigneter Tools (SharePoint, Wikis und andere Cloud-Tools) für ein effektives, digitales Managementsystem.
Digitalisierung – Gemacht für Menschen und nicht nur fürs Audit
Ein effektives Managementsystem benötigt aktuelle, strukturierte und leicht zugängliche Informationen. Digitale Lösungen helfen dabei, Dokumente, Arbeitsanweisungen und Prozesse zentral zu verwalten und gezielt zu verteilen.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
Zentrale Dokumentenlenkung: Aufbau eines cloudbasierten Dokumenten-Management-Systems (DMS), damit stets aktuell gültige Dokumente und Informationen gefunden werden.
Multimediale Inhalte: Neben Office- und PDF-Dokumenten auch Videos, Wikis oder Datenbanken nutzen.
Automatisierte Benachrichtigungen: Änderungen an wichtigen Dokumenten oder Informationen gezielt kommunizieren, damit alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand sind.
Datenbankinformationen: Datenbanken ermöglichen die Revisionierung, Änderungsverfolgung, Freigabe von Dokumenten und Suchkriterien über Metadaten.
Gemeinsam entwickeln wir ein Intranet(z. B. mit Microsoft SharePoint), das Ihr Managementsystem, Ihr Organisationswissen und den internen Informationsfluss optimal unterstützt.
Digitalisierung – Gemacht für Menschen und nicht nur fürs Audit
(Teil-)Automatisierung von Prozessen
Wiederkehrende Prozesse eignen sich hervorragend für eine (teilweise) Automatisierung. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen effizienteren Ablauf.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
Power Apps: Erstellung individueller Anwendungen für PC und Smartphone zur einfachen Dateneingabe und Verwaltung.
Power Automate: Automatische Workflows, ausgelöst durch Ereignisse in Microsoft 365 Anwendungen oder in festgelegten Intervallen.
Office-Anwendungen: Die Möglichkeiten von Excel, Word oder Outlook werden oftmals unterschätzt. Zahlreiche Funktionen (Pivot-Auswertungen, Serienbriefe, Autosortierung …) können viel Zeit sparen.
Ich teile mein Wissen über Automatisierung, damit mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten bleibt.
Digitalisierung – Gemacht für Menschen und nicht nur fürs Audit
Datenanalyse
Daten sind eine wertvolle Ressource für die kontinuierliche Verbesserung Ihres Managementsystems. Mit digitalen Tools können Sie Informationen strukturiert erfassen, analysieren und fundierte Entscheidungen treffen.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
Excel zur Datenanalyse: Nutzung von Power-Query und Power-Pivot, um Datenquellen (andere Excelsheets, SharePoint-Listen, Dataverse Tabellen …) intelligent zu verknüpfen und auszuwerten.
SharePoint Abfragen: Erstellung nützlicher Datenansichten zum schnellen Überblick, wie z.B. den Status von Reklamationen, Maßnahmen, Audits oder Wartungen.
Ich vermittle den Umgang mit Datenquellen, um Transparenz zu erzeugen, sinnvolle Maßnahmen zum Umgang mit Chancen und Risiken abzuleiten und Verbesserungen zu bewerten.
Digitalisierung – Gemacht für Menschen und nicht nur fürs Audit
Generative KI
KI ist längst mehr als ein Trend. Doch viele Unternehmen setzen sie noch zurückhaltend ein. Ich zeige, wie generative KI sinnvoll genutzt werden kann – mit Blick auf Chancen und Grenzen.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
Texte generieren: Aufzeigen der Möglichkeiten durch den Einsatz von Chat-GPT, Copilot oder DeepSeek für Texte, Berichte oder Ideenfindung.
Dokumentenanalysen: Kundenanforderungen, Standards und andere umfangreiche Texte können mit KI zusammengefasst und dialogisch hinterfragt werden.
Kreative Tools: Texterkennung (OCR), Stimmenerkennung, Bildgeneratoren, Vorlese- oder Diktierfunktionen runden das KI-Thema ab.
Ich zeige die Möglichkeiten und Herausforderungen, die der Einsatz generativer KI mit sich bringt.
Digitalisierung – Gemacht für Menschen und nicht nur fürs Audit
Managementsysteme und Digitalisierung
Im Kontext von Managementsystemen und Zertifizierung bieten digitale Lösungsansätze Wege, von altbackenen und unnützen QM-Handbüchern Abschied zu nehmen und lebendige Managementsysteme zu gestalten.
Kollaboration bietet die Chance, dass Beauftragt (QMB, Sifa, UMB …) gemeinsam mit Führungskräften und deren Mitarbeiter:innen nachhaltige Prozesse entwickeln. Über eine strukturierte Informationsverwaltung wird die Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen sichergestellt, die auch einer Zertifizierung nach ISO 9001 & Co. standhält. Durch die (Teil-)Automatisierung von Prozessen können wertvolle Ressourcen sinnvoller eingesetzt werden und Prozessergebnisse können über die Datenanalyse bewertet werden. Mit Hilfe generativer KI können zahlreiche Aufgaben unterstütz und beschleunigt werden.
Unterstützung von Stephan Joseph
Ich helfe Unternehmen dabei, den Mehrwert der digitalen Werkzeuge von Microsoft 365 effektiv zu nutzen. Unternehmen in meinem Einzugsgebiet betreue ich gerne direkt vor Ort. Dank MS-Teams & Co. unterstütze ich Sie auch überregional.
