Alexander Boers bezeichnet sich als Impulsgeber für Qualitäts- und Prozessmanagement. Grund genug, um ihn zu den QM-Impulsen einzuladen.
Geplant war ein Gespräch unter Beratungskollegen zur Digitalisierung im QM-Kontext. Heraus kam ein Gespräch über Hindernisse und Lösungsideen für lebendige Managementsysteme.
Leider wurde unsere Aufnahme durch eine instabile Internetverbindung beeinträchtigt, was zu mehreren Unterbrechungen führte und die Tonqualität beeinflusste. Ich habe selten so viel Zeit in Schnitt und Tonkorrektur investiert – ich hoffe, es hat sich gelohnt und ihr könnt wertvolle Impulse aus unserem Gespräch ziehen.
Lebendige Managementsysteme profitieren von den vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung – sei es im Qualitätsmanagement, in der Qualitätssicherung oder in anderen Unternehmensbereichen. Digitale Werkzeuge können Prozesse verschlanken, die Zusammenarbeit erleichtern und wertvolle Daten für fundierte Entscheidungen liefern.
Ich biete zu folgenden Themen meine Unterstützung an:
Ein Managementsystem lebt vom Austausch – zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden, Beauftragten und externen Partnern. Kollaborative Tools ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten und sorgen für eine reibungslose Kommunikation.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
Kreativer Austausch: Mindmaps, Whiteboards oder digitale Brainstorming-Tools helfen, Ideen strukturiert zu erfassen und iterativ Lösungen zu entwickeln.
Gemeinsame Dokumentenbearbeitung: Mit SharePoint oder OneDrive können Teams in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, Informationen teilen und das Wissen der Organisation sichern.
Ich unterstütze Organisationen bei der Auswahl und Implementierung geeigneter Tools (SharePoint, Wikis und andere Cloud-Tools) für ein effektives, digitales Managementsystem.
Digitalisierung – Gemacht für Menschen und nicht nur fürs Audit
Ein effektives Managementsystem benötigt aktuelle, strukturierte und leicht zugängliche Informationen. Digitale Lösungen helfen dabei, Dokumente, Arbeitsanweisungen und Prozesse zentral zu verwalten und gezielt zu verteilen.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
Zentrale Dokumentenlenkung: Aufbau eines cloudbasierten Dokumenten-Management-Systems (DMS), damit stets aktuell gültige Dokumente und Informationen gefunden werden.
Multimediale Inhalte: Neben Office- und PDF-Dokumenten auch Videos, Wikis oder Datenbanken nutzen.
Automatisierte Benachrichtigungen: Änderungen an wichtigen Dokumenten oder Informationen gezielt kommunizieren, damit alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand sind.
Datenbankinformationen: Datenbanken ermöglichen die Revisionierung, Änderungsverfolgung, Freigabe von Dokumenten und Suchkriterien über Metadaten.
Gemeinsam entwickeln wir ein Intranet(z. B. mit Microsoft SharePoint), das Ihr Managementsystem, Ihr Organisationswissen und den internen Informationsfluss optimal unterstützt.
Digitalisierung – Gemacht für Menschen und nicht nur fürs Audit
(Teil-)Automatisierung von Prozessen
Wiederkehrende Prozesse eignen sich hervorragend für eine (teilweise) Automatisierung. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen effizienteren Ablauf.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
Power Apps: Erstellung individueller Anwendungen für PC und Smartphone zur einfachen Dateneingabe und Verwaltung.
Power Automate: Automatische Workflows, ausgelöst durch Ereignisse in Microsoft 365 Anwendungen oder in festgelegten Intervallen.
Office-Anwendungen: Die Möglichkeiten von Excel, Word oder Outlook werden oftmals unterschätzt. Zahlreiche Funktionen (Pivot-Auswertungen, Serienbriefe, Autosortierung …) können viel Zeit sparen.
Ich teile mein Wissen über Automatisierung, damit mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten bleibt.
Digitalisierung – Gemacht für Menschen und nicht nur fürs Audit
Datenanalyse
Daten sind eine wertvolle Ressource für die kontinuierliche Verbesserung Ihres Managementsystems. Mit digitalen Tools können Sie Informationen strukturiert erfassen, analysieren und fundierte Entscheidungen treffen.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
Excel zur Datenanalyse: Nutzung von Power-Query und Power-Pivot, um Datenquellen (andere Excelsheets, SharePoint-Listen, Dataverse Tabellen …) intelligent zu verknüpfen und auszuwerten.
SharePoint Abfragen: Erstellung nützlicher Datenansichten zum schnellen Überblick, wie z.B. den Status von Reklamationen, Maßnahmen, Audits oder Wartungen.
Ich vermittle den Umgang mit Datenquellen, um Transparenz zu erzeugen, sinnvolle Maßnahmen zum Umgang mit Chancen und Risiken abzuleiten und Verbesserungen zu bewerten.
Digitalisierung – Gemacht für Menschen und nicht nur fürs Audit
Generative KI
KI ist längst mehr als ein Trend. Doch viele Unternehmen setzen sie noch zurückhaltend ein. Ich zeige, wie generative KI sinnvoll genutzt werden kann – mit Blick auf Chancen und Grenzen.
Mögliche Ziele einer Zusammenarbeit:
Texte generieren: Aufzeigen der Möglichkeiten durch den Einsatz von Chat-GPT, Copilot oder DeepSeek für Texte, Berichte oder Ideenfindung.
Dokumentenanalysen: Kundenanforderungen, Standards und andere umfangreiche Texte können mit KI zusammengefasst und dialogisch hinterfragt werden.
Kreative Tools: Texterkennung (OCR), Stimmenerkennung, Bildgeneratoren, Vorlese- oder Diktierfunktionen runden das KI-Thema ab.
Ich zeige die Möglichkeiten und Herausforderungen, die der Einsatz generativer KI mit sich bringt.
Digitalisierung – Gemacht für Menschen und nicht nur fürs Audit
Managementsysteme und Digitalisierung
Im Kontext von Managementsystemen und Zertifizierung bieten digitale Lösungsansätze Wege, von altbackenen und unnützen QM-Handbüchern Abschied zu nehmen und lebendige Managementsysteme zu gestalten.
Kollaboration bietet die Chance, dass Beauftragt (QMB, Sifa, UMB …) gemeinsam mit Führungskräften und deren Mitarbeiter:innen nachhaltige Prozesse entwickeln. Über eine strukturierte Informationsverwaltung wird die Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen sichergestellt, die auch einer Zertifizierung nach ISO 9001 & Co. standhält. Durch die (Teil-)Automatisierung von Prozessen können wertvolle Ressourcen sinnvoller eingesetzt werden und Prozessergebnisse können über die Datenanalyse bewertet werden. Mit Hilfe generativer KI können zahlreiche Aufgaben unterstütz und beschleunigt werden.
Unterstützung von Stephan Joseph
Ich helfe Unternehmen dabei, den Mehrwert der digitalen Werkzeuge von Microsoft 365 effektiv zu nutzen. Unternehmen in meinem Einzugsgebiet betreue ich gerne direkt vor Ort. Dank MS-Teams & Co. unterstütze ich Sie auch überregional.
🤔 Warum es uns wichtig ist: Die Forderungen der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) zur Zertifizierung von Managementsystemen (z.B. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) führen zunehmend zu einem erheblichen Mehraufwand 📄🗑️, nicht nur für die Zertifizierungsstellen, sondern auch für zertifizierte Unternehmen in der Vorbereitung auf Zertifizierungsaudits.
Insbesondere in Deutschland drohen hierdurch Wettbewerbsnachteile durch Zeitaufwand ⏱️ und steigenden Kosten 💶 gegenüber ausländischen Anbietern.
Es könnte so einfach sein. Aber beim Thema Klimawandel liegen Normanforderung und Auditerfahrungen teilweise weit auseinander. In einem Artikel vom 29.04.2024 HLS – High-Level-Structure (Annex SL 02/2024) hatte ich bereits die Anforderungen erläutert, und in derPodcast-Episode Nr. 77der QM-Impulse spreche ich mit dem erfahrenen QMB und Zertifizierungsauditor Jan Jörgensmann über die Ergänzungen.
In diesem Beitrag liegt der Fokus auf den erlebten Folgewirkungen in Zertifizierungsaudits. Da klafft nämlich eine große Lücke zwischen Normanforderung und Auditerfahrung.
Auch QM-Profis tun sich manchmal schwer, anderen in einfachen Worten zu erklären, was Qualitätsmanagement (QM-System oder QMS) nach ISO 9001 bedeutet. Dass es gelingen kann, beweist hoffentlich dieser Artikel.
Vorweg ein Blick auf die einzelnen Begriffe Qualität, Management und System:
Qualität
Qualität bezieht sich auf die Erwartungen des Kunden zu Produkten und/oder Dienstleistungen. Wenn Kundenerwartungen erfüllt oder sogar übertroffen werden, hat eine Organisation gute Qualität geliefert.
Ich nutze übrigens den Begriff der Organisation, weil damit Unternehmen, Lieferanten, Dienstleister, Behörden und Einrichtungen gemeint sein können.
Zur Qualität gehört auch, dass eine Organisation nachhaltig arbeitet. Nachhaltigkeit kann sich auf den Gewinn, die Marktposition, die Einhaltung von Regeln oder die Bindung von guten Mitarbeiter:innen beziehen. Welche Qualitätsziele welche Priorität genießt, legt das „Management“ fest.
Eine gute Lieferantenbewertung nach ISO 9001 sichert das Wissen von Einzelpersonen, schafft Fakten und lässt im Idealfall Handlungsbedarf frühzeitig erkennen. Warum müssen zahlreiche QM-Beauftrage ihren Einkauf kurz vor dem Audit immer wieder an die Lieferantenbewertung erinnern?
Zum besseren Verständnis werfen wir einen Blick auf die Normanforderungen und mögliche Kriterien zur Bewertung, um abschließend auf typische Hindernisse einzugehen.
Anforderungen der ISO 9001
Die Norm ist in Abschnitt 8.4 „Externe Anbieter“ kompliziert formuliert. Hier der Versuch, die Kernanforderungen in einfachen Sätzen wiederzugeben:
Die HLS – High-Level-Structure erfährt nach 10 Jahren eine erste Änderung. Fast alle aktuellen Managementsystemnormen (ISO 9001, ISO 14001 …) setzen auf der Struktur und den vorgegebenen Text der HLS auf.
Bereits 2021 gab die ISO in London eine Erklärung ab, in der die Notwendigkeit zur Berücksichtigung des Klimawandels erkannt wurde. Im Kontext der Managementsysteme betrifft das den Umgang mit möglichen Auswirkungen des Umweltwandels, um die beabsichtigten Ergebnisse des Managementsystems zu erreichen.
Am 23.02.2024 wurde die Änderungen in die harmonisierten Struktur aufgenommen (Anhang 2 des Annex SL im ISO/IEC Directives Part 1 Consolidated ISO Supplement). Somit steht bereits jetzt eine verbindliche Änderung in der kommenden ISO 9001:2025 fest. Im weiteren Artikel betrachte ich die Auswirkungen auf die ISO 9001:2025. Die Anforderungen aus der HLS gelten jedoch für kommende Änderungen aller ISO-Managementsystemnormen.
Ein Betrieb mit ca. 40 Mitarbeiter:innen wird rezertifiziert. Nach dem üblichen Small Talk werden die aktuellen Herausforderungen besprochen, deren Highlights sogar in einem Bericht zur Managementbewertung dokumentiert sind. Anschließend werden Ergebnisse interner Audits und die Reklamationen aus dem letzten Jahr besprochen.
Kurz vor Mittag kommt die typische Frage: „Und wo haben Sie Ihre Risiken dokumentiert?“
