Interne Audits nach ISO 9001 sinnvoll nutzen

Eine Ursache für Anforderungen ohne Normgrundlage

In meinen 25 Jahren Berufserfahrung im Qualitätsmanagement bin ich vielen Anforderungen an interne Audits begegnet. Vieles davon basieren nicht auf der ISO 9001, sondern auf der ISO 17021, den zugehörigen MDs (Mandatory Documents) der IAF (International Accreditation Forum) sowie deren Interpretation durch Akkreditierer und Zertifizierungsgesellschaften.

Wer heute als Zertifizierungsauditor:in unterwegs ist, hat mit einer Menge Formalismen zu kämpfen. Der Aufwand für Rückfragen von Reviewer:innen (Menschen, die bei Zertifizierungsstellen Auditberichte prüfen) ist enorm – und wird meist nicht bezahlt. Gleichzeitig ist die Angst vor Abweichungen bei Akkreditierungen groß.

Deshalb der Hinweis: Viele vermeintliche Anforderungen an interne Audits entstehen aus der persönlichen Praxis von Zertifizierungsauditor:innen – und werden im schlimmsten Fall sogar fälschlich als Abweichung gewertet. Mit den tatsächlichen Anforderungen der ISO 9001 an interne Audits hat das jedoch oft wenig zu tun.

Was die ISO 9001 NICHT fordert

Hier ein Überblick über Aussagen, die keine Grundlage in der ISO 9001 haben:

• Es müsse zu jedem Audit ein Auditplan erstellt werden.
• Der Auditbericht müsse zu jedem Thema einen Normbezug enthalten.
• Alle Prozesse der Organisation müssten innerhalb von drei Jahren auditiert werden.
• Alle Normanforderungen der ISO 9001 müssten im Dreijahreszyklus abgedeckt sein.
• Ohne Ausbildung dürften Mitarbeiter:innen keine internen Audits durchführen.
• Kernprozesse müssten jährlich auditiert werden.

Alle diese Aussagen sind faktisch falsch – aber nicht immer sinnlos!

Sinnhaftigkeit statt Normideologie

Nur weil die ISO 9001 etwas nicht fordert, heißt das nicht, dass es unsinnig ist, sich damit zu beschäftigen.

Beispiel 1: Auditplan

Ein Auditplan ist laut ISO 9001 nicht zwingend vorgeschrieben. Interne Auditor:innen dürften theoretisch spontan auftauchen und Mitarbeitende unangekündigt befragen.

Aber: Wenn du bestimmte Personen sprechen willst – z. B. Prüfmittelbeauftragte oder Führungskräfte – ist eine Terminabstimmung oft sinnvoll. Vor allem dann, wenn Standorte besucht werden und die Reise vergeblich wäre, weil Gesprächspartner:innen nicht da sind.

Ob ein Auditplan Sinn ergibt, hängt ab von:

• Auditziel: Wollen wir „auf frischer Tat ertappen“ oder „Dialoge auf Augenhöhe“ führen
• Flexibilität: Sind wir auf bestimmte Gesprächspartner:innen angewiesen?
• Kultur: Passen unangekündigte Audits zum Stil der Organisation?
• Kompetenz: Können Auditor:innen auf Änderungen reagieren, ohne das Auditziel aus den Augen zu verlieren?

Beispiel 2: Ausbildung für interne Auditor:innen

Die ISO 9001 verweist auf die ISO 19011 – einen Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen. Dieser enthält keine MUSS-Anforderungen.  Oft orientiert sich die ISO 19011 zu stark an Zertifizierungsaudits (ISO 17021) und wirkt für interne Audits teils zu bürokratisch und einschränkend.

Jedenfalls findet man in diesem Leitfaden man auch ein ideales Kompetenzprofile für Auditor:innen.

Nutzt man statt der ISO 19011 den gesunden Menschenverstand, kommt man schnell zu dem Schluss, dass es unklug ist, jemanden ohne jede Vorkenntnis in ein internes Audit zu schicken.

Ich empfehle ausdrücklich eine angemessenen Qualifizierung interner Auditor:innen. Diese kann intern oder mit externer Unterstützung erfolgen. Ein offizielles Zertifikat ist jedenfalls nicht erforderlich, jedoch wertschätzend für die internen Auditor:innen.

Die Inhalte für eine In-House-Ausbildung ergeben sich oft aus folgende Fragen:

• Was wollen wir mit internen Audit erreichen? Liegt der Fokus auf Kontrolle, Konformitätsbewertung, Ideenfindung, Chancenerkennung oder eine gesunde Mischung?
• Welche Auditmethoden (Checklisten, Offene Fragen, Stichpunkte, Turtle, Freistil …) sollen eingesetzt werden?
• Wie komplex sind die zu bewertenden Tätigkeiten?
• Wird das Managementsystem gelebt oder fristet es ein Existenzminimum?
• Was sieht der festgelegte Auditprozess vor und was davon müssen Auditor:innen eigenständig leisten?
• Werden neue Auditor:innen ins kalte Wasser geworfen oder werden sie eingearbeitet?
• Werden Audits im Team oder allein durchgeführt?
• Wie sollten Auditor:innen mit herausfordernden Situationen umgehen?
• Welche Kommunikationskompetenzen könnten Auditor:innen unterstützen?

Inhouse-Schulungen laufen bei mir sehr unterschiedlich ab – Inhalte und Umfang richten sich immer nach den Zielen meiner Kunden.

Beispiel 2: Ausbildung für interne Auditor:innen

Die ISO 9001 verweist auf die ISO 19011 – einen Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen. Dieser enthält keine MUSS-Anforderungen.  Oft orientiert sich die ISO 19011 zu stark an Zertifizierungsaudits (ISO 17021) und wirkt für interne Audits teils zu bürokratisch und einschränkend.

Jedenfalls findet man in diesem Leitfaden man auch ein ideales Kompetenzprofile für Auditor:innen.

Nutzt man statt der ISO 19011 den gesunden Menschenverstand, kommt man schnell zu dem Schluss, dass es unklug ist, jemanden ohne jede Vorkenntnis in ein internes Audit zu schicken.

Ich empfehle ausdrücklich eine angemessenen Qualifizierung interner Auditor:innen. Diese kann intern oder mit externer Unterstützung erfolgen. Ein offizielles Zertifikat ist jedenfalls nicht erforderlich, jedoch wertschätzend für die internen Auditor:innen.

Die Inhalte für eine In-House-Ausbildung ergeben sich oft aus folgende Fragen:

• Was wollen wir mit internen Audit erreichen? Liegt der Fokus auf Kontrolle, Konformitätsbewertung, Ideenfindung, Chancenerkennung oder eine gesunde Mischung?
• Welche Auditmethoden (Checklisten, Offene Fragen, Stichpunkte, Turtle, Freistil …) sollen eingesetzt werden?
• Wie komplex sind die zu bewertenden Tätigkeiten?
• Wird das Managementsystem gelebt oder fristet es ein Existenzminimum?
• Was sieht der festgelegte Auditprozess vor und was davon müssen Auditor:innen eigenständig leisten?
• Werden neue Auditor:innen ins kalte Wasser geworfen oder werden sie eingearbeitet?
• Werden Audits im Team oder allein durchgeführt?
• Wie sollten Auditor:innen mit herausfordernden Situationen umgehen?
• Welche Kommunikationskompetenzen könnten Auditor:innen unterstützen?

Inhouse-Schulungen laufen bei mir sehr unterschiedlich ab – Inhalte und Umfang richten sich immer nach den Zielen meiner Kunden.

Freiheit für interne Audits

Lies die ISO 9001 so, dass du verstehst, was gefordert wird – und was nicht. Nutze dieses Wissen, um den Auditprozess so zu gestalten, dass er euren Qualitätszielen wirklich dient.

Im Podcast „QM-Impulse“ spreche ich mit Jan Jörgensmann in Episode Nr. 61 über Varianten zur Durchführung interner Audits. Jan berichtet von internen Audits im Workshopformat. Ich fand die Idee erfrischend und begründe in der Podcast-Episode, warum diese Vorgehensweise normkonform ist. Eine Zertifizierungsauditorin wollte darin eine Abweichung sehen – kam damit aber nicht durch.

Unkonventionelle Wege erfordern ein wenig Mut, Rückgrat, Offenheit und Normkompetenz.

Es lohnt sich jedoch, den bestehen Auditprozess regelmäßig zu hinterfragen.