QM-System digitalisieren

Wer den Aufwand zur Pflege eines herkömmlichen QM-Handbuchs über das Dateisystem kennt, wünscht sich schnell ein digitales QM-Handbuch.

Bevor man sich auf die Suche nach einer passenden Software-Lösung macht, sollte man sorgfältig überlegen, ob man nur die Dokumentation oder das gelebte QM-System digitalisieren möchte.

Warum will ein Unternehmen ein digitales QM-Handbuch? Will es einfach kein Papier mehr verwalten? — Digitales QM-Handbuch

Digitales QM-Handbuch oder digitales QM-System?

Es gibt zahlreiche Software-Anbieter am Markt, die jeweils ihre Stärken und Schwächen haben. Zudem ist eine gute Lösung für Unternehmen A nicht zwingend die beste Lösung für Unternehmen B.

Wichtig ist, dass Unternehmen Klarheit darüber haben, was sie mit einer digitalen Lösung erreichen wollen. Die Zielvorstellungen und Schwerpunkte können dabei stark variieren:

Die QM-Dokumentation soll digital vorliegen,
- … damit Mitarbeiter:innen Informationen schneller finden.
- … um die Aktualität der Dokumentation sicherzustellen.
- … um den Pflegeaufwand zu reduzieren.
- … damit alle Mitarbeiter:innen aktiv mitwirken können und sollen.
- … weil man das heute halt so macht.
- … um in Audits besser dazustehen.

Das QM-System soll digitalisiert werden,
- … um Mitarbeiter:innen im Alltag zu unterstützen.
- … damit beschlossene Maßnahmen auch umgesetzt werden.
- … weil es den Wert des Unternehmens steigert.
- … Prozesse verlässlich umgesetzt werden.

Ein digitales QM-Handbuch ist nur ein Teil eines QM-Systems. In Managementsystemen können weitere Führungsaufgaben durch den Einsatz von Software unterstützt werden.

Diffuse Anforderungsprofile

Und selbst wenn das Ziel klar ist, sind bei der Auswahl einer geeigneten Software-Lösung weitere Aspekte relevant und teilweise sogar widersprüchlich:

Reduzierung des Pflegeaufwands QM-Beauftrage
Kollaboration (digitale Zusammenarbeit) bis in tiefste Organisationsebenen
Automatisierung von Abläufen (Workflows mit Datenerfassung)
Sicherstellung von Freigabeprozessen
Möglichkeit zu schnellen Änderungen und Wartezeiten
Einfache Einbindung und Verwaltung von Dateien (Office, PDF …)
Einfache Navigations- und Suchmöglichkeiten
Standortunabhängiger Zugriff ohne Hindernisse (Single-Sign-On)
Ausreichender Datensicherheit und Zugriffsbeschränkungen
Leichte Administrierbarkeit
Anpassungen, ohne vom Anbieter abhängig zu sein
Übernahme vorhandener Daten und Informationen
Prozessdesign und Prozesssimulation
Zusammenspiel mit anderen Systemen (ERP-System, Datenbanken …)
Einfachheit in der Bedienung
… die Liste der Anforderungen kann recht lang werden.

Ein digitales QM-Handbuch stellt Unternehmen vor Zahlreiche Herausforderungen und Überlegungen. — Digitales QM-Handbuch

Meine Beratungsdienstleistungen zur Digitalisierung

Als Berater bin ich mit keinem Software-Anbieter „verheiratet“. Ich lerne im Rahmen von QM-Projekten immer wieder neue Lösungen kennen und teste eigeninitiativ ansprechende Lösungen. Parallel teste ich auch immer wieder neue Lösungsideen mit vorhandener Standardsoftware.

Meine Unabhängigkeit von Software-Anbietern ermöglicht es mir, mit Kunden ergebnisoffen über deren Ziele und Wünsche zu sprechen, um eine passende Lösung zu finden.

Wer nur einen Hammer besitzt,
sieht in jedem Problem einen Nagel. — Digitales QM-Handbuch

Aufwand und Nutzen müssen in einem gesunden Verhältnis stehen. Hierzu ist es zwingend erforderlich, dass mit den Kunden eine klare Zielvorstellung erarbeitet wird.

Erst dann kann man abwägen, ob SharePoint, Q.Wiki, Orgavision … oder eine optimierte Version des File-Servers angemessen ist. Beachten Sie auch meine allgemeinen Angebote zur ISO 9001.

Wenn Sie Ihr QM-System sinnvoll digitalisieren möchten, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf.