QM-Handbuch … für wen?

10.06.2014 / Dokumentation, QM-Impulse, QM-System

Für erstaunlich viele Mitarbeiter von zertifizierten Organisationen ist das QM-Handbuch ein Buch mit sieben Siegeln.

Schaut man sich manche Handbücher genauer an, lässt sich sehr schnell nachvollziehen, warum sich die Mitarbeiter nur ungern mit der Dokumentation zum Managementsystem befassen.

Der interessierte Leser stößt oftmals auf

wenig intuitive Strukturen (wo finde ich was?),
komplex verschachtelte Formulierungen (um allen Eventualitäten und Anforderungen gerecht zu werden),
Fachbegriffe, die nicht dem „normalen“ Sprachgebrauch entsprechen (z.B. „Lenkung von Aufzeichnungen“)
und Dokumente, die optisch abschrecken.

Bevor ich auf die genannten Punkten genauer eingehe, sollte ein Frage eindeutig beantwortet werden: Für wen schreiben wir ein QM-Handbuch?

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Warum Excel?

Der QMB (Querulant mit Befugnis) hat oftmals folgende Probleme zu lösen:

Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs, Ableitung erforderlicher Qualifizierungsmaßnamen und Bewertung der Wirksamkeit.
Verfolgung von Maßnahmen aus Audits (Intern, Kunde, Zertifizierung)
Erfassung und Bewertung von Reklamationen und interner Fehlermeldungen, um Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen abzuleiten und diese wiederum zu verfolgen (inkl. Bewertung der Wirksamkeit).
Verwaltung von Messmitteln oder wartungspflichtiger Einrichtungen.
Analyse sonstiger Daten (Lieferantenbewertung, Kundenzufriedenheitsermittlung, Mitarbeiterbefragung, …).
Risikobewertung von Produkten und / oder Prozessen (FMEA).

Als Hilfsmittel zur Erfassung und Verfolgung dieser Themen wird sehr oft Microsoft Excel eingesetzt. Warum?

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