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QM-Impulse zu den Themen Qualitätsmanagement (Qm-System), Kommunikation, Coaching und Mediation.

GAP Analyse ISO 9001:2015

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Personalentwicklung

Ich freue mich, dass mein Beitrag vom TÜV Rheinland zur GAP Analyse kommentiert wurde.

Hier finden Sie nun:

  • Meinen Ursprungsbeitrag
  • Die Gegendarstellung vom TÜV Rheinland
  • Meine Meinung dazu

Mein Ursprungsbeitrag zur GAP Analyse

Ich habe mal gelernt, dass Zertifizierungsgesellschaften nicht Ihre Kunden beraten dürfen und dass Berater Ihre Kunden nicht zertifizieren dürfen.

Nun bietet der TÜV Rheinland auf seiner Website eine GAP Analyse an: „In Form eines Audits beleuchtet ein TÜV Rheinland Experte Ihr Unternehmen. Auf Basis von Fragen aus verschiedenen Handlungsfeldern wird ein erster Eindruck darüber gewonnen, inwieweit Ihr Managementsystem die grundlegenden Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 erfüllt. Die Ergebnisse der GAP-Analyse teilt Ihnen unser Experte in einem Abschlussgespräch mit.“

Wenn das mal keine Beratungsleistung darstellt. Das ist mehr, als ein Voraudit!

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Reicht das so für die ISO 9001?

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Reicht das so für die ISO 9001?
ISO 9001 Angstfrage

Immer wieder werde ich von Kunden gefragt: „Reicht das so für die ISO 9001?“. Abgewandelte Formen dieser Frage sind zum Beispiel:

  1. Ist das Formular zur Bewertung von Schulungen so gut genug?
  2. Reicht unsere Bewertung der Lieferanten so aus?
  3. Sind unsere internen Auditberichte ausführlich genug?
  4. Ist es OK, wenn wir die Kennzahlen als Balkendiagramm darstellen?

Meine Gegenfragen als Berater könnten wie folgt ausfallen:

  1. Liefert Ihnen das Bewertungsformular wertvolle Informationen?
  2. Bringt Ihnen Ihre aktuelle Lieferantenbewertung hilfreiche Erkenntnisse?
  3. Können die Empfänger etwas mit den Auditberichten anfangen?
  4. Hilft die grafische Aufbereitung der Kennzahlen beim Verständnis?

Lautet die Antwort daraufhin „NEIN“, dann wurden scheinbar die falschen Methoden angewendet, um den Normanforderungen gerecht zu werden.

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Statistik zur Veröffentlichung der ISO 9001:2015

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ISO 9001:2015

Der 23. September 2015 ist der offizielle Geburtstag der neuen ISO 9001:2015. Allerdings wurde die Norm bisher nur auf Englisch veröffentlicht, die deutsche Fassung lässt noch auf sich warten. Der Beuth-Verlag gibt als Termin lediglich „Oktober 2015“ an.

Hier ein paar interessante Statistiken zur Norm:

In den Abschnitten 4 bis 10 enthält die deutsche Fassung 5.686 Wörter, von denen 1.652 aus der HLS vorgegeben sind. Mit 29,1% ist das knapp ein Drittel des Normtextes.

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Ich bin Prozesseigner … und nun?

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Das Bild zeigt einen Steuermann mit Schildkröte (Turtle)

Ist-Situation in Unternehmen

Fast jede Organisation die ISO 9001 zertifiziert ist, hat im Handbuch Ablaufdiagramme (Flowcharts, Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen), die durch einen Prozesseigner (Prozessverantwortlichen, Führungskräfte) einst freigegeben wurden.

In den meisten Fällen ist es so, dass sich die Prozesseigner nach der Freigabe wieder ihrem Tagesgeschäft widmen.

Erst kurz vor dem nächsten externen Audit kommt der Appell von QM-Beauftragten, die visualisierten Darstellungen im Handbuch zu prüfen. Mehr oder weniger aufwändig werden die Prozessbeschreibungen mit der Realität abgeglichen und angepasst. Ein echter Nutzen ist oftmals nicht erkennbar. Eher könnten zynische Gedanken nach dem Motto „Ach so hatten wir uns das mal gedacht“ aufkommen.

Die Visualisierung von Arbeitsabläufen kann im Rahmen von Prozessanalysen wertvolle Erkenntnisse offenbaren. Von der ISO 9001 werden Darstellungen von Arbeitsabläufen jedoch nicht gefordert. Das ist für viele Personen im QM-Kontext überraschend, leider auch für mache QM-Beauftragte, Berater*innen und Auditor*innen, eine Überraschung. Da kann ich nur sagen: „Es hilft, die Norm zu kennen.“

Aufgaben für Prozesseigner

Wenn es nicht um die Aktualisierung von Verfahrensanweisungen geht, steht eine wichtige Frage im Raum:

„Was sind die Aufgaben von Prozesseignern?“

In der ISO 9000 Familie finden wir nur indirekt eine Antwort. Im Abschnitt 4.4 „Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse“ finden wir Anforderungen an Prozesse, die sich in Führungsaufgaben übersetzen lassen:

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ISOliert 4711 – Spaß mit HLS

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ISO-liert 4711

1. Anwendungsbereich

Wenn Sie in Ihrer Organisation zu wenig zu Lachen haben, ist die ISOliert Spaß 4711 das perfekte Managementsystem für Sie nach HLS.

2. Grundsätze des Spaßmanagementsystems

Lachen ist gesund.

3. Begriffe

HLS – High Level Structure
Hier gibt das Management Board (MB) nicht nur die Struktur für kommende ISO-Managementsystemnormen vor, sondern auch reichlich viel Text. Ab Kapitel 4 finden Sie ausschließlich den Vorgabetext, der in allen Managementsystemnormen (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, …) zu finden sein wird.

Spaß
ist wenn man trotzdem lacht.

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Leitfaden zur Akkreditierung ISO 9001:2015

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Symbolbild für das Thema Akkreditierung

Die DAkks (Deutsche Akkreditierungsstelle) hat eine Anleitung zum Übergang ISO 9001:2015 für akkreditierte Zertifizierungsstellen veröffentlicht. In Deutschland betrifft dies derzeit ca. 120 Zertifizierungsstellen für die ISO 9001 und ca. 60 für die ebenfalls neu erscheinende ISO 14001. Der Leitfaden ist erhältlich unter:

http://dakks.de/content/anleitung-zur-umstellung-auf-die-neuen-normen-iso-9001-und-iso-14001

Interessant für zertifizierte Unternehmen sind insbesondere die Schulungsinhalte, auf welche die Zertifizierungsauditoren qualifiziert werden müssen:

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ISO 9001 lesen – Warum nicht?

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ISO 9001 lesen

Worum solltest Du die Norm ISO 9001 lesen? Nun ja, zum Beispiel habe ich schon das Gerücht vernommen, dass die ISO 9001:2015 ein Risikomanagement fordern würde. Dabei taucht das Wort „Riskmanagement“ lediglich im Anhang der Norm auf. Dort wird explizit darauf hingewiesen, dass die ISO 9001:2015 KEIN Risikomanagement fordert.

Wer der Norm gelesen hat, weiß das. Wer noch interessierter ist, kann zusätzlich Beiträge vom TC 176 (Technisches Komitee, welches die Norm geschrieben hat) durchstöbern. Diese findet man im öffentlichen Bereich des Komitees auf ISO.org.

Dass leider sogar einige Berater*innen und Zertifizierungsauditor*innen die Norm anscheinend nicht lesen, kann man beispielsweise an manchen „Empfehlungen“ zum Nicht-Norm-Thema „Risikomanagement“ erkennen.

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Wenn Zertifizierungsauditoren mehr fordern als gefordert

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Wenn Zertifizierungsauditoren mehr fordern als gefordert wird

Während ich mich in einer Schulung befand, wurde einer meiner Kunden von den Zertifizierungsauditoren einer großen Zertifizierungsgesellschaft nach ISO 9001 auditiert (zweites Überwachungsaudit). Als ich abends mein E-Mail Konto abrief, erspähte ich folgenden Hilferuf:

[… die Zertifizierungsauditoren haben bemängelt, dass zu deinem Auditbericht keine Auditnotizen vorliegen. Zudem vermissen sie einen Auditplan für das interne Audit …]

Im ersten Moment dachte ich man wolle mich veräppeln. Aber nein, die Auditoren haben sogar eine Abweichung hierzu formuliert! Nun soll mein Kunde innerhalb von drei Monaten die Auditnotizen und einen „Auditplan“ nachreichen.

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